◄ الوثائق الإدارية (التقرير ـ إثبات حالة ـ عرض الحالة ـ المحضر ـ النموذج ـ المشروع ـ المؤشر ـ المعيار).
■ الوثائق الإدارية : التقرير.
● التقرير هو : عرض للحقائق أو الأفكار المتعلقة بموضوع معين أو مشكلة معينة بطريقة سلسة سهلة ثم وضع الاقتراحات ذات الصلة بالموضوع بغرض مساعدة الجهات أو الأفراد الذين يحتاجون إليها في عملية اتخاذ القرارات.
ويمكن تعريفه بصورة أخرى، فهو : عبارة عن محتوى يصف حالة ما وصفاً دقيقاً محايداً يتطلب توفير كماً مناسباً من البيانات والمعلومات، كما يتضمن بجانب وصف الحالة قدراً مناسباً من الاقتراحات.
● أهداف التقارير الإدارية :
1- المساعدة على اتخاذ القرار من خلال التزويد بالمعلومات.
2- التنسيق والاتصال الفعال بين موظفي المؤسسة.
3- المتابعة لأنشطة المؤسسة والمشاريع المنفذة.
4- الرقابة وتقييم الأداء.
5- إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
6- تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.
7- عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.
8- دراسة مشكلة محددة في بيئة العمل.
9- توثيق أنشطة المؤسسات والمشروعات.
● أهمية التقارير الإدارية :
1- زيادة كفاءة عمليات التخطيط الإداري.
2- تسهيل عملية التنسيق مع الجهات الأخرى.
3- تيسير عملية المتابعة والرقابة مع جميع الجهات.
4- توفير التغذية الراجعة من الجهات الأخرى.
● مراحل إعداد التقرير الإداري :
يمكن تقسيم مراحل إعداد التقارير الإدارية إلى ثلاث مراحل على النحو الآتي :
1 ـ مرحلة التحضير، وتشتمل على :
أ - تحديد الإطار العام للتقرير.
ب - تحديد الهدف من التقرير بدقة.
ج - تحديد الجهة التي سيوجه إليها التقرير.
د - تحديد المشكلة التي سيهتم بها التقرير.
هـ - تحديد نوع ومصادر جمع البيانات للتقرير.
و - تحديد أساليب البيانات وتلخيصها وعرضها.
ز - تحديد مستويات إعداد التقرير وكتابته ومراجعته.
ح - تقدير حجم التقرير.
2 ـ مرحلة العمل في التقرير الإداري، وتشتمل على :
أ - صياغة أهداف التقرير.
ب - صياغة المشكلة أو الموضوع الذي يمثل التقرير.
ج - تحديد العوامل والمتغيرات الخاصة بالمشكلة لمزيد من الدراسة.
د - دراسة العلاقة بين المتغيرات.
هـ - إعداد وتنفيذ البيانات من مصادرها.
و - مراجعة البيانات.
ز - تحليل البيانات.
ح - التوصل إلى نتائج محددة.
ط - تحديد المقترحات ومحتوياتها.
ي - مراجعة أجزاء التقرير لوضع تصور نهائي.
ك - صياغة العنوان المناسب للتقرير.
3 ـ مرحلة الكتابة والإخراج، ويراعى فيها :
أ - الالتزام بقواعد اللغة العربية الفصحى ووضوح التعبير.
ب - تصحيح الأخطاء إن بدت بعد المراجعة.
ج - التسلسل المنطقي في الكتابة.
د - اشتمال التقرير على عنصر التشويق.
هـ - مناسبة حجم الخط ونوعه.
و - توحيد النظام والترقيم.
ز - مراجعة التقرير بشكل نهائي لإجراء التعديل اللازم.
● الافتراضات الواجب إتباعها لكتابة التقارير الإدارية :
1 - إعداد القائمة التي سوف يتضمنها التقرير، وهي مفتاحية لكل نقطة.
2 - الفرز ويتضمن إضافة أفكار جديدة، وتحديد حجم التقرير.
3 - ترتيب بنود التقرير بحيث يشتمل على (المقدمة ـ المحتوى ـ الخاتمة).
4 - كتابة التقرير في الوقت المناسب.
5 - التحرير مع المراجعة النهائية.
● الأمور التي ينبغي مراعاتها حين إعداد التقرير الإداري :
1 - تحديد الهدف بحيث يمكن قياسه وإنجازه، وأن يكون واقعياً ومقيداً بزمن محدد.
2 - تحديد الجهة المستفيدة منه.
● مواصفات التقرير الإداري الجيد :
1 - الإيجاز.
2 - الدقة في الصياغة.
3 - سلامة اللغة.
4 - الدقة في التنظيم.
5 - الاهتمام بوصف الحالة بصورتها المجردة.
6 - القدرة على الإقناع.
7 - دقة أسلوب العرض والتتابع المنطقي له.
● تصميم التقارير الإدارية :
تصميم التقرير الإداري قد يختلف من تقرير لآخر، بيد أن هناك عناصر أساسية للتقرير الإداري التي لابد من تثبيتها، بعض هذه العناصر لا يُستخدم في حالة التقارير الإدارية القصيرة لعدم وجود الحاجة إليها، من المفيد معرفة هذه العناصر وطريقة كتابتها وفائدتها، وهذه العناصر لا علاقة لها بلغة التقرير فهي تستخدم باللغات المختلفة، مع الأخذ في الاعتبار أنه في بعض المنظمات يكون هناك متطلبات محددة في تصميم التقرير الإداري قد تختلف عما هو مذكور (أدناه) بالتالي يُفترض الالتزام بتلك المتطلبات.
● ما هي عناصر التقرير الإدارية الأساسية ؟
أ ـ الغلاف.
في حالة تقارير العمل الإدارية المعتادة قد لا يُوضع غلاف أصلاً نتيجة أن تداول التقرير لن يكون عملية مستمرة لمدة طويلة وغالباً ما يُحتفظ بالتقرير في ملف وبالتالي لا يكون هناك خوف من تلف التقرير، قد يُستخدم غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيرة جداً أو التي سيتم حفظها لمدة طويلة بشكل منفصل ـ أي : لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير أخرى ـ وقد يُستخدم كذلك الغلاف السميك في مثل هذه الحالات، فمثلاً تقرير الزيارات اليومية سيكون بدون غلاف، أما تقرير الأعمال السنوية أو الخطة الزمنية السنوية قد يوضع له غلاف بلاستيكي، بالطبع في حالة التقارير الإلكترونية لن يكون هناك غلاف.
في حالة استخدام غلاف فلابد أن يكون من الممكن التعرف على بيانات التقرير الأساسية من الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير؛ بمعنى أنك يمكنك معرفة عنوان التقرير واسم الشخص أو الجهة التي أعدته وتاريخ إصداره أو إعداده.
في حالة استخدام غلاف سميك فسيكون لزاماً أن تكتب هذه البيانات على الغلاف الخارجي، وفي حالة استخدام غلاف بلاستيك شفاف فسيكون من الممكن رؤية صفحة العنوان ـ التي تلي الغلاف ـ، وفي حالة عدم وجود غلاف فإن أول صفحة مرئية تكون صفحة العنوان وبالتالي يتم التعرف على اسم التقرير من هذه الصفحة.
ب ـ صفحة العنوان.
صفحة العنوان هي : أول صفحة من صفحات التقرير الإداري (الضخم) وهذه الصفحة تمكننا من معرفة معلومات أساسية عن التقرير بسرعة، لذلك فإن صفحة العنوان لابد وأن تحتوي على : (عنوان التقرير ـ اسم مُعد التقرير ـ وظيفة مُعد التقرير ـ اسم المنظمة التي صدر منها هذا التقرير ـ تاريخ إصدار التقرير).
أما تقارير العمل القصيرة ـ أي المكونة من صفحة أو صفحتين أو ثلاث ـ لا يُوضع صفحة للعنوان وإنما توضع هذه البيانات في أعلى الصفحة الأولى، وذلك لأن التقرير قصير ولا داعي لإضافة صفحة كاملة للعنوان، محتويات صفحة العنوان لابد من وجودها في أي تقرير سواء وضعت في صفحة مستقلة أو في الصفحة الأولى.
ج ـ الملخص.
الملخص ـ كما هو واضح من الاسم ـ هو ملخص لما يحتويه التقرير الإداري، وللملخص وظيفتان :
أولاً : أن يعلم قارئ التقرير إن كان يحتاج أن يقرأ هذا التقرير أم لا.
ثانياً : أن يعرف القارئ المعلومات الأساسية جداً في التقرير، مثل طبيعة الزيارات التي نفذت والنتائج (الاستنتاجات) والتوصيات، وبالتالي قد يكتفي به عن قراءة باقي التقرير أو يقرر قراءة جزءٍ محدد من التقرير.
الملخص قد يُوضع في صفحة العنوان إذا كان قصيراً لأن هذا يساعد القارئ على الاطلاع عليه سريعاً.
أما في حالة التقارير الطويلة التي يكون فيها الملخص في صفحة منفصلة فالبعض يُفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان، والبعض يُفضل وضعه بعد جداول المحتويات وقوائم الجداول والأشكال والرموز، أي : وضعه قبل المقدمة.
في حالة عدم وجود تفضيل لدى الجهة التي يُقدَّم لها التقرير فمن الأفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشرة لأنه ليس هناك سبب لأن يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات وقوائم الأشكال لكي يصل إلى الملخص الذي قد يعرف منه أنه لا يحتاج قراءة التقرير أو قد يستغني بما في الملخص عن قراءة التقرير.
يُوجد نوعان من الملخصات : الملخص المعلوماتي والملخص الوصفي.
1 ـ الملخص المعلوماتي ـ هو الذي تحدثنا عنه ـ.
2 ـ الملخص الوصفي يُعطي فكرة سريعة عن ما يحتويه التقرير ولكنه لا يُلخص البحث نفسه ولا يُوضح النتائج. الملخص المعلوماتي يُستخدم أكثر من الملخص الوصفي ولكن قد تجد بعض المجلات العلمية التي تستخدم الملخص الوصفي.
د ـ جدول المحتويات.
جدول المحتويات هو : جدول يُوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير بحيث يكون من السهل الوصول إلى أقسام معينة مباشرة، وهو يُوضح كذلك للقارئ الأقسام المختلفة للتقرير.
جدول المحتويات يحتوي أسماء أقسام أو فصول البحث أو التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير, وينبغي إتباع أسلوب ثابت في عرض الأقسام الفرعية أو العناوين الفرعية في جدول المحتويات.
جدول المحتويات لا يُستخدم عادةً في التقارير القصيرة لأنه في هذه الحالة يكون تصفح التقرير أمراً سهلاً.
هـ ـ قائمة الأشكال.
عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من الأشكال التوضيحية (خمسة أو أكثر) يكون من المفضل وضع قائمة خاصة للأشكال. وقائمة الأشكال مشابهة لجدول المحتويات غير أنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل.
و ـ قائمة الجداول.
قائمة الجداول مشابهة تماماً لقائمة الأشكال ولكنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول. أحياناً يتم وضع القائمتين في نفس الصفحة تحت مسمى قائمة الأشكال والجداول.
قائمة الجداول والأشكال تساعدان على الوصول إلى جدول ما أو شكل ما بسرعة بدلاً من تصفح التقرير أو جزء منه للوصول إلى شكل ما أو جدول ما، وهي مطلوبة غالباً في تقارير العمل الطويلة والتي قد تستخدم لمدة طويلة مثل دراسات الجدوى والتخطيط الاستراتيجي وما إلى ذلك.
ز ـ قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات.
قائمة الرموز تستخدم في التقارير الإدارية التي تحتوي على الكثير من الرموز كاستخدام (س) للتعبير عن السرعة و (م) للتعبير عن المسافة وهكذا، وخاصة في حالة التعامل مع مؤسسات أخرى.
ح ـ المقدمة.
المقدمة يجب أن توضح ثلاثة أشياء، وهي : موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير، حدود التقرير. ويُمكن أن تشتمل المقدمة أيضاً على شرح موجز لأقسام التقرير. ويُفترض أن لا تحتوي المقدمة على أي نتائج أو توصيات أو تفاصيل التقرير. كما يجب أن تكون المقدمة قصيرة بالنسبة لحجم التقرير، فمثلاً قد يكون طول المقدمة في حدود 3 % من طول التقرير. فالتقارير المكونة من عشرات الصفحات قد تكون المقدمة فيها صفحة أو اثنتين، والتقارير المكونة من ثلاثة أو أربعة صفحات تكون مقدمتها بضعة أسطر.
ط ـ قلب التقرير.
قلب التقرير هو : أكبر عناصر التقرير وهو يتكون عادة من عدة أجزاء أو أقسام. وعادة لا يُوضع عنوان باسم قلب التقرير وإنما هو مصطلح مستخدم هنا لتسمية الأجزاء الوسطى في التقرير. وقلب التقرير يشرح الموضوع بشيء من التفصيل ويُوضح ما تم فعله لحل المشكلة ويوضح كذلك النتائج وتحليلها.
أقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعة التقرير، تقارير العمل التي تشرح ما تم عمله لحل مشكلة أو تحسين شيء ما تتضمن : (شرح المشكلة بالتفصيل ـ الخطوات التي تم إتباعها ـ نتائج هذه الخطوات ومدلولاتها).
ي ـ الاستنتاجات.
الاستنتاجات هي : المعلومات المستنبطة من بيانات التقرير، هذا القسم لابد أن يحتوي الإجابة على السؤال الأساسي للتقرير، وأن تكون الإجابة نابعة من إجراءات العمل. فمثلاً التقارير الإدارية قد توضح تحسن الأداء أو وجود فرص للاستثمار في صناعة ما. وينبغي أن لا تحتوي الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها في التقرير أو استنتاجات ليست نابعة من نتائج التقرير.
ك ـ التوصيات.
التوصيات هي : الأشياء التي نوصي بأن يتم إجراؤها بناءً على عنصري (الاستفادة ـ الاستنتاج) من التقرير. فمثلاً التقرير الذي يوضح خطة إستراتيجية ينتهي بتوصية بإتباع إستراتيجية من الإستراتيجيات التي عرضت في التقرير، والتقرير الذي يقترح حلاً لمشكلة يجب أن ينتهي بتوصية بتنفيذ أحد الحلول.
● أهمية التقارير التربوية :
1 - تدوين معدلات التحصيل الدراسي.
2 - تدوين ما يطرأ على المتعلمين من تغيرات خلال العام الدراسي.
3 - متابعة أداء المعلمين وتحديد الاحتياجات الدراسية.
4 - متابعة تنظيم الخطط التربوية.
5 - متابعة كفاية الأجهزة وضمان إنتاجها.
● أنواع التقارير التربوية :
1 - تقارير اجتماعية تحصيلية.
2 - تقارير تحليل نتائج خلال فترة دراسية.
3 - تقارير متابعة المتعلمين المتميزين.
4 - تقارير متابعة بعض الحالات الاجتماعية والنفسية للمتعلمين.
● ماذا يُعني بالحالة التربوية في مفهوم التقرير التربوي ؟
1 - تشخيص مستوى تحصيل المتعلمين.
2 - تشخيص مستوى سلوك المتعلمين.
3 - تشخيص أداء المعلمين في الفصول.
4 - تشخيص أداء نظام تعليمي.
■ الوثائق الإدارية : تقرير إثبات (حالة ـ حادثة).
● الغرض :
1- تزويد المنظمة بآلية توضح التعرف على المشكلة كأداة لتحسين الجودة للكشف المبكر على المشكلة ومنع المشكلات التي لها (أو ربما لها) نتيجة غير ملائمة على العملاء أو المستفيدين والتي تمثل خطراً محتملاً عليهم.
2- معرفة مسؤوليات وصلاحيات كل الأفراد المشتركين في نشاط تقرير إثبات الحادثة.
3- التخطيط وتطبيق القياسات التصحيحية عن طريق التعيين (التعريف) بواسطة التحليل الجذري للسبب.
4- التطوير. فتقارير إثبات الحادثة تعتبر مقاييس حماية (تمنع الحدوث).
● الحالة :
1- الحادثة : هي الحادثة التي ليست متسقة مع العناية الروتينية بالمستفيد أو التسهيلات التشغيلية الروتينية التي تؤثر عكسياً أو تهدد التأثير على العميل أو تؤدي إلى فقد أو ضرر إما شخصي أو لملكية المنظمة الإدارية.
الحادثة ـ أيضاً ـ تتضمن أي حدث ربما يؤدي إلى نتيجة عكسية أو إدعاء ضد المنظمة الإدارية.
2- تقرير إثبات حادثة (OVR) : هو نموذج داخلي يصدر لتوثيق (الحادثة ـ الحدث) بالتفصيل وفحوصات الحادثة والفعل التصحيحي المتخذ.
3- الحدث السلبي : الحدث غير المرغوب فيه.
4- سوء التطبيق : هو التصرف غير النظامي أو لا أخلاقي أو تطبيق مهارة غير معقولة من قبل صاحب المهنة أو الوظيفة الرسمية.
5- الخلاف : هي الحصول على الاختلافات في نتائج عند قياس نفس الظاهرة أكثر من مرة.
6- الأحداث الجسيمة : هي الأحداث غير المتوقع حدوثها في المنظمة الإدارية. وتسمى الحوادث بالجسيمة لأنها تدعو للاستجابة، والحاجة لتحقيق الرد الفوري.
● السياسة الإدارية (إثبات حادثة) :
1- مسئولية المنظمة الإدارية : كتابة تقرير مفصل فوري عن أي حدث يؤثر سلباً على المستفيدين أو المستهدفين.
2- نموذج تقرير إثبات الحادثة يُدون عقب حدوث الحادثة، ويُسلم فوراً للمسؤول في المنظمة الإدارية.
3- يُستخدم تقرير إثبات حادثة لتوضيح الحقائق المحيطة بالحادثة، ولا يُستخدم للنقد أو التخمين على فعل الموظفين الذين لهم علاقة بالحادثة.
4- يُفترض توثيق الفعل التصحيحي المتخذ لتقليل خطورة نتائج الحادثة والنتائج غير المرغوب فيها.
5- السرية :
1-5 : كل تقارير إثبات الحادثة يجب أن تعامل وتحفظ بسرية ويتم الوصول لها عن طريق أفراد مخولين.
2-5 : تقارير إثبات الحادثة لا تنسخ إلا لإدارة الجودة الشاملة إذا كان ذلك ضرورياً.
3-5 : المعلومات التي يحتويها تقرير إثبات الحادثة لا تستخدم ضد أي فرد كإجراء تأديبي دون تطبيق نظام التأديب المعتمد.
4-5 : العاملون في المنظمة الإدارية ليس لهم الحق في مناقشة أو إبداء الرأي حول الحادث مع أي عضو له صلة بالحادثة ما لم يتم توضيح الحقائق من قبل الجهات المختصة.
5-5 : يُستحسن مناقشة القضايا العامة ذات العلاقة بالحادثة في البرامج التدريبية التطويرية للعاملين.
6-5 : في بعض الحوادث لا يُستعمل اسم الشخص المعين ويُستعاض عن ذلك برقم الهوية.
■ الوثائق الإدارية (عرض الحالة).
● تعريف : عرض الحالة.
عرض الحالة : هي وثيقة إدارية ينقل فيها المرؤوس وقائع لترك أثر مكتوب، ولا يشتمل على اقتراحات كالتقرير، والغرض منه اطلاع المسؤول عن الحادث أو الواقعة.
■ الوثائق الإدارية (المحضر).
● تعريف : المحضر.
المحضر هو : سرد كتابي منظم يقوم به المحرر، مما رآه أو سمعه، أو أحس به أثناء قيامه بواجبه الإداري بكل دقة وموضوعية.
محرر المحضر شخص ذو صلاحيات أو وظيفة محددة، مثل : رجل الأمن أو قاضي التحقيق أو مدير المؤسسة أو مفتش إداري أو مشرف تربوي.
المرجعية النظامية : للمحضر قيمة قانونية، ولهذا لابد أن يحمل توقيعاً محدداً، وهذا ينطبق على جميع الأشخاص المتعاملين مع الحدث ومنهم الشهود والخصوم.
● أنواع المحاضر :
ثمة نوعان رئيسان من المحاضر :
1. المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة، مثل : محضر مباحثات أو مداولات مجلس الإدارة، محضر الجمعية العامة للمساهمين، محضر التحكيم بين مؤسستين، محضر الإجراءات التأديبية، محضر اجتماع مجلس المدرسة .. الخ.
2. المحاضر المتعلقة بالشؤون العمومية، مثل : محضر ضبط مخالفة لقانون ما، محضر التحقيق الذي يشرف على تحريره قاضي التحقيق أو المفتش الإداري.
● شروط تحرير المحضر :
1 ـ سرد تفاصيل الحدث كما وقعت.
2 ـ تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ والمصطلحات والمفاهيم وتركيب العبارات نحوياً.
3 ـ الالتزام بأقصى قدر من المسؤولية الأخلاقية : (الأمانة ـ العدالة ـ النزاهة)، والموضوعية العلمية والتمحيص النظامي.
■ الوثائق الإدارية (النموذج).
● النموذج هو : ورقة أو أكثر تحتوي على بيانات ثابتة محددة، وأمامها حقول فارغة، يتم تعبئتها بمعلومات وبيانات تختلف باختلاف الحالات والأشخاص، ويُطلق عليها البيانات أو المعلومات المتغيرة (الرسمية ـ الشخصية).
■ الوثائق الإدارية (توثيق مسودة مشروع ملتقى ـ نموذج).
● النموذج المقترح :
1 ـ عنوان الملتقى.
2 ـ تمهيد.
3 ـ هدف الملتقى.
4 ـ محاور الملتقى.
5 ـ الجهة الداعية.
6 ـ الجهة الإشرافية المعنية بالتنفيذ.
7 ـ الجهة التنفيذية (المنفذة).
8 ـ المجتمعون.
9 ـ الموعد المقترح.
10 ـ الزمن المقترح.
11 ـ الموقع المقترح للتنفيذ.
12 ـ فعاليات الملتقى.
■ الوثائق الإدارية (المؤشر).
● يُعرّف قاموس (اكسفورد) المؤشر بأنه : الذي يُؤشر أو يُلفت النظر إلى شيء ما بدقة معينة.
● ويُعرّفه قاموس (منيبستر) بأنه : الذي يُؤشر أو يُشير إلى درجة تزيد أو تنقص من الدقة.
● وهذه التعريفات تتشابه وتعكس الطبيعة الأساسية لما يمكن تسميته بالمؤشر في العلوم الاجتماعية.
■ الوثائق الإدارية (المعيار).
● المعيار هو : جملة يستند إليها في الحكم على الجودة في ضوء ما تتضمنه هذه الجملة من وصف لما هو متوقع تحققه لدى المتعلم من مهارات، أو معارف، أو مهمات، أو مواقف، أو قيم واتجاهات، أو أنماط تفكير، أو قدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات.
● المعيار هو : مؤشر كمي (نموذج للأداء) يمنحنا فهم نسب ارتباط المحاور أو الوحدات أو بيئة عمل أو منتج ما ببعضها. والغاية تشكيل مكون مادي ضمن شروط ومتطلبات موضوعة ومحددة مسبقاً.
■ الوثائق الإدارية : التقرير.
● التقرير هو : عرض للحقائق أو الأفكار المتعلقة بموضوع معين أو مشكلة معينة بطريقة سلسة سهلة ثم وضع الاقتراحات ذات الصلة بالموضوع بغرض مساعدة الجهات أو الأفراد الذين يحتاجون إليها في عملية اتخاذ القرارات.
ويمكن تعريفه بصورة أخرى، فهو : عبارة عن محتوى يصف حالة ما وصفاً دقيقاً محايداً يتطلب توفير كماً مناسباً من البيانات والمعلومات، كما يتضمن بجانب وصف الحالة قدراً مناسباً من الاقتراحات.
● أهداف التقارير الإدارية :
1- المساعدة على اتخاذ القرار من خلال التزويد بالمعلومات.
2- التنسيق والاتصال الفعال بين موظفي المؤسسة.
3- المتابعة لأنشطة المؤسسة والمشاريع المنفذة.
4- الرقابة وتقييم الأداء.
5- إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
6- تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.
7- عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.
8- دراسة مشكلة محددة في بيئة العمل.
9- توثيق أنشطة المؤسسات والمشروعات.
● أهمية التقارير الإدارية :
1- زيادة كفاءة عمليات التخطيط الإداري.
2- تسهيل عملية التنسيق مع الجهات الأخرى.
3- تيسير عملية المتابعة والرقابة مع جميع الجهات.
4- توفير التغذية الراجعة من الجهات الأخرى.
● مراحل إعداد التقرير الإداري :
يمكن تقسيم مراحل إعداد التقارير الإدارية إلى ثلاث مراحل على النحو الآتي :
1 ـ مرحلة التحضير، وتشتمل على :
أ - تحديد الإطار العام للتقرير.
ب - تحديد الهدف من التقرير بدقة.
ج - تحديد الجهة التي سيوجه إليها التقرير.
د - تحديد المشكلة التي سيهتم بها التقرير.
هـ - تحديد نوع ومصادر جمع البيانات للتقرير.
و - تحديد أساليب البيانات وتلخيصها وعرضها.
ز - تحديد مستويات إعداد التقرير وكتابته ومراجعته.
ح - تقدير حجم التقرير.
2 ـ مرحلة العمل في التقرير الإداري، وتشتمل على :
أ - صياغة أهداف التقرير.
ب - صياغة المشكلة أو الموضوع الذي يمثل التقرير.
ج - تحديد العوامل والمتغيرات الخاصة بالمشكلة لمزيد من الدراسة.
د - دراسة العلاقة بين المتغيرات.
هـ - إعداد وتنفيذ البيانات من مصادرها.
و - مراجعة البيانات.
ز - تحليل البيانات.
ح - التوصل إلى نتائج محددة.
ط - تحديد المقترحات ومحتوياتها.
ي - مراجعة أجزاء التقرير لوضع تصور نهائي.
ك - صياغة العنوان المناسب للتقرير.
3 ـ مرحلة الكتابة والإخراج، ويراعى فيها :
أ - الالتزام بقواعد اللغة العربية الفصحى ووضوح التعبير.
ب - تصحيح الأخطاء إن بدت بعد المراجعة.
ج - التسلسل المنطقي في الكتابة.
د - اشتمال التقرير على عنصر التشويق.
هـ - مناسبة حجم الخط ونوعه.
و - توحيد النظام والترقيم.
ز - مراجعة التقرير بشكل نهائي لإجراء التعديل اللازم.
● الافتراضات الواجب إتباعها لكتابة التقارير الإدارية :
1 - إعداد القائمة التي سوف يتضمنها التقرير، وهي مفتاحية لكل نقطة.
2 - الفرز ويتضمن إضافة أفكار جديدة، وتحديد حجم التقرير.
3 - ترتيب بنود التقرير بحيث يشتمل على (المقدمة ـ المحتوى ـ الخاتمة).
4 - كتابة التقرير في الوقت المناسب.
5 - التحرير مع المراجعة النهائية.
● الأمور التي ينبغي مراعاتها حين إعداد التقرير الإداري :
1 - تحديد الهدف بحيث يمكن قياسه وإنجازه، وأن يكون واقعياً ومقيداً بزمن محدد.
2 - تحديد الجهة المستفيدة منه.
● مواصفات التقرير الإداري الجيد :
1 - الإيجاز.
2 - الدقة في الصياغة.
3 - سلامة اللغة.
4 - الدقة في التنظيم.
5 - الاهتمام بوصف الحالة بصورتها المجردة.
6 - القدرة على الإقناع.
7 - دقة أسلوب العرض والتتابع المنطقي له.
● تصميم التقارير الإدارية :
تصميم التقرير الإداري قد يختلف من تقرير لآخر، بيد أن هناك عناصر أساسية للتقرير الإداري التي لابد من تثبيتها، بعض هذه العناصر لا يُستخدم في حالة التقارير الإدارية القصيرة لعدم وجود الحاجة إليها، من المفيد معرفة هذه العناصر وطريقة كتابتها وفائدتها، وهذه العناصر لا علاقة لها بلغة التقرير فهي تستخدم باللغات المختلفة، مع الأخذ في الاعتبار أنه في بعض المنظمات يكون هناك متطلبات محددة في تصميم التقرير الإداري قد تختلف عما هو مذكور (أدناه) بالتالي يُفترض الالتزام بتلك المتطلبات.
● ما هي عناصر التقرير الإدارية الأساسية ؟
أ ـ الغلاف.
في حالة تقارير العمل الإدارية المعتادة قد لا يُوضع غلاف أصلاً نتيجة أن تداول التقرير لن يكون عملية مستمرة لمدة طويلة وغالباً ما يُحتفظ بالتقرير في ملف وبالتالي لا يكون هناك خوف من تلف التقرير، قد يُستخدم غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيرة جداً أو التي سيتم حفظها لمدة طويلة بشكل منفصل ـ أي : لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير أخرى ـ وقد يُستخدم كذلك الغلاف السميك في مثل هذه الحالات، فمثلاً تقرير الزيارات اليومية سيكون بدون غلاف، أما تقرير الأعمال السنوية أو الخطة الزمنية السنوية قد يوضع له غلاف بلاستيكي، بالطبع في حالة التقارير الإلكترونية لن يكون هناك غلاف.
في حالة استخدام غلاف فلابد أن يكون من الممكن التعرف على بيانات التقرير الأساسية من الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير؛ بمعنى أنك يمكنك معرفة عنوان التقرير واسم الشخص أو الجهة التي أعدته وتاريخ إصداره أو إعداده.
في حالة استخدام غلاف سميك فسيكون لزاماً أن تكتب هذه البيانات على الغلاف الخارجي، وفي حالة استخدام غلاف بلاستيك شفاف فسيكون من الممكن رؤية صفحة العنوان ـ التي تلي الغلاف ـ، وفي حالة عدم وجود غلاف فإن أول صفحة مرئية تكون صفحة العنوان وبالتالي يتم التعرف على اسم التقرير من هذه الصفحة.
ب ـ صفحة العنوان.
صفحة العنوان هي : أول صفحة من صفحات التقرير الإداري (الضخم) وهذه الصفحة تمكننا من معرفة معلومات أساسية عن التقرير بسرعة، لذلك فإن صفحة العنوان لابد وأن تحتوي على : (عنوان التقرير ـ اسم مُعد التقرير ـ وظيفة مُعد التقرير ـ اسم المنظمة التي صدر منها هذا التقرير ـ تاريخ إصدار التقرير).
أما تقارير العمل القصيرة ـ أي المكونة من صفحة أو صفحتين أو ثلاث ـ لا يُوضع صفحة للعنوان وإنما توضع هذه البيانات في أعلى الصفحة الأولى، وذلك لأن التقرير قصير ولا داعي لإضافة صفحة كاملة للعنوان، محتويات صفحة العنوان لابد من وجودها في أي تقرير سواء وضعت في صفحة مستقلة أو في الصفحة الأولى.
ج ـ الملخص.
الملخص ـ كما هو واضح من الاسم ـ هو ملخص لما يحتويه التقرير الإداري، وللملخص وظيفتان :
أولاً : أن يعلم قارئ التقرير إن كان يحتاج أن يقرأ هذا التقرير أم لا.
ثانياً : أن يعرف القارئ المعلومات الأساسية جداً في التقرير، مثل طبيعة الزيارات التي نفذت والنتائج (الاستنتاجات) والتوصيات، وبالتالي قد يكتفي به عن قراءة باقي التقرير أو يقرر قراءة جزءٍ محدد من التقرير.
الملخص قد يُوضع في صفحة العنوان إذا كان قصيراً لأن هذا يساعد القارئ على الاطلاع عليه سريعاً.
أما في حالة التقارير الطويلة التي يكون فيها الملخص في صفحة منفصلة فالبعض يُفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان، والبعض يُفضل وضعه بعد جداول المحتويات وقوائم الجداول والأشكال والرموز، أي : وضعه قبل المقدمة.
في حالة عدم وجود تفضيل لدى الجهة التي يُقدَّم لها التقرير فمن الأفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشرة لأنه ليس هناك سبب لأن يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات وقوائم الأشكال لكي يصل إلى الملخص الذي قد يعرف منه أنه لا يحتاج قراءة التقرير أو قد يستغني بما في الملخص عن قراءة التقرير.
يُوجد نوعان من الملخصات : الملخص المعلوماتي والملخص الوصفي.
1 ـ الملخص المعلوماتي ـ هو الذي تحدثنا عنه ـ.
2 ـ الملخص الوصفي يُعطي فكرة سريعة عن ما يحتويه التقرير ولكنه لا يُلخص البحث نفسه ولا يُوضح النتائج. الملخص المعلوماتي يُستخدم أكثر من الملخص الوصفي ولكن قد تجد بعض المجلات العلمية التي تستخدم الملخص الوصفي.
د ـ جدول المحتويات.
جدول المحتويات هو : جدول يُوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير بحيث يكون من السهل الوصول إلى أقسام معينة مباشرة، وهو يُوضح كذلك للقارئ الأقسام المختلفة للتقرير.
جدول المحتويات يحتوي أسماء أقسام أو فصول البحث أو التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير, وينبغي إتباع أسلوب ثابت في عرض الأقسام الفرعية أو العناوين الفرعية في جدول المحتويات.
جدول المحتويات لا يُستخدم عادةً في التقارير القصيرة لأنه في هذه الحالة يكون تصفح التقرير أمراً سهلاً.
هـ ـ قائمة الأشكال.
عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من الأشكال التوضيحية (خمسة أو أكثر) يكون من المفضل وضع قائمة خاصة للأشكال. وقائمة الأشكال مشابهة لجدول المحتويات غير أنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل.
و ـ قائمة الجداول.
قائمة الجداول مشابهة تماماً لقائمة الأشكال ولكنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول. أحياناً يتم وضع القائمتين في نفس الصفحة تحت مسمى قائمة الأشكال والجداول.
قائمة الجداول والأشكال تساعدان على الوصول إلى جدول ما أو شكل ما بسرعة بدلاً من تصفح التقرير أو جزء منه للوصول إلى شكل ما أو جدول ما، وهي مطلوبة غالباً في تقارير العمل الطويلة والتي قد تستخدم لمدة طويلة مثل دراسات الجدوى والتخطيط الاستراتيجي وما إلى ذلك.
ز ـ قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات.
قائمة الرموز تستخدم في التقارير الإدارية التي تحتوي على الكثير من الرموز كاستخدام (س) للتعبير عن السرعة و (م) للتعبير عن المسافة وهكذا، وخاصة في حالة التعامل مع مؤسسات أخرى.
ح ـ المقدمة.
المقدمة يجب أن توضح ثلاثة أشياء، وهي : موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير، حدود التقرير. ويُمكن أن تشتمل المقدمة أيضاً على شرح موجز لأقسام التقرير. ويُفترض أن لا تحتوي المقدمة على أي نتائج أو توصيات أو تفاصيل التقرير. كما يجب أن تكون المقدمة قصيرة بالنسبة لحجم التقرير، فمثلاً قد يكون طول المقدمة في حدود 3 % من طول التقرير. فالتقارير المكونة من عشرات الصفحات قد تكون المقدمة فيها صفحة أو اثنتين، والتقارير المكونة من ثلاثة أو أربعة صفحات تكون مقدمتها بضعة أسطر.
ط ـ قلب التقرير.
قلب التقرير هو : أكبر عناصر التقرير وهو يتكون عادة من عدة أجزاء أو أقسام. وعادة لا يُوضع عنوان باسم قلب التقرير وإنما هو مصطلح مستخدم هنا لتسمية الأجزاء الوسطى في التقرير. وقلب التقرير يشرح الموضوع بشيء من التفصيل ويُوضح ما تم فعله لحل المشكلة ويوضح كذلك النتائج وتحليلها.
أقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعة التقرير، تقارير العمل التي تشرح ما تم عمله لحل مشكلة أو تحسين شيء ما تتضمن : (شرح المشكلة بالتفصيل ـ الخطوات التي تم إتباعها ـ نتائج هذه الخطوات ومدلولاتها).
ي ـ الاستنتاجات.
الاستنتاجات هي : المعلومات المستنبطة من بيانات التقرير، هذا القسم لابد أن يحتوي الإجابة على السؤال الأساسي للتقرير، وأن تكون الإجابة نابعة من إجراءات العمل. فمثلاً التقارير الإدارية قد توضح تحسن الأداء أو وجود فرص للاستثمار في صناعة ما. وينبغي أن لا تحتوي الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها في التقرير أو استنتاجات ليست نابعة من نتائج التقرير.
ك ـ التوصيات.
التوصيات هي : الأشياء التي نوصي بأن يتم إجراؤها بناءً على عنصري (الاستفادة ـ الاستنتاج) من التقرير. فمثلاً التقرير الذي يوضح خطة إستراتيجية ينتهي بتوصية بإتباع إستراتيجية من الإستراتيجيات التي عرضت في التقرير، والتقرير الذي يقترح حلاً لمشكلة يجب أن ينتهي بتوصية بتنفيذ أحد الحلول.
● أهمية التقارير التربوية :
1 - تدوين معدلات التحصيل الدراسي.
2 - تدوين ما يطرأ على المتعلمين من تغيرات خلال العام الدراسي.
3 - متابعة أداء المعلمين وتحديد الاحتياجات الدراسية.
4 - متابعة تنظيم الخطط التربوية.
5 - متابعة كفاية الأجهزة وضمان إنتاجها.
● أنواع التقارير التربوية :
1 - تقارير اجتماعية تحصيلية.
2 - تقارير تحليل نتائج خلال فترة دراسية.
3 - تقارير متابعة المتعلمين المتميزين.
4 - تقارير متابعة بعض الحالات الاجتماعية والنفسية للمتعلمين.
● ماذا يُعني بالحالة التربوية في مفهوم التقرير التربوي ؟
1 - تشخيص مستوى تحصيل المتعلمين.
2 - تشخيص مستوى سلوك المتعلمين.
3 - تشخيص أداء المعلمين في الفصول.
4 - تشخيص أداء نظام تعليمي.
■ الوثائق الإدارية : تقرير إثبات (حالة ـ حادثة).
● الغرض :
1- تزويد المنظمة بآلية توضح التعرف على المشكلة كأداة لتحسين الجودة للكشف المبكر على المشكلة ومنع المشكلات التي لها (أو ربما لها) نتيجة غير ملائمة على العملاء أو المستفيدين والتي تمثل خطراً محتملاً عليهم.
2- معرفة مسؤوليات وصلاحيات كل الأفراد المشتركين في نشاط تقرير إثبات الحادثة.
3- التخطيط وتطبيق القياسات التصحيحية عن طريق التعيين (التعريف) بواسطة التحليل الجذري للسبب.
4- التطوير. فتقارير إثبات الحادثة تعتبر مقاييس حماية (تمنع الحدوث).
● الحالة :
1- الحادثة : هي الحادثة التي ليست متسقة مع العناية الروتينية بالمستفيد أو التسهيلات التشغيلية الروتينية التي تؤثر عكسياً أو تهدد التأثير على العميل أو تؤدي إلى فقد أو ضرر إما شخصي أو لملكية المنظمة الإدارية.
الحادثة ـ أيضاً ـ تتضمن أي حدث ربما يؤدي إلى نتيجة عكسية أو إدعاء ضد المنظمة الإدارية.
2- تقرير إثبات حادثة (OVR) : هو نموذج داخلي يصدر لتوثيق (الحادثة ـ الحدث) بالتفصيل وفحوصات الحادثة والفعل التصحيحي المتخذ.
3- الحدث السلبي : الحدث غير المرغوب فيه.
4- سوء التطبيق : هو التصرف غير النظامي أو لا أخلاقي أو تطبيق مهارة غير معقولة من قبل صاحب المهنة أو الوظيفة الرسمية.
5- الخلاف : هي الحصول على الاختلافات في نتائج عند قياس نفس الظاهرة أكثر من مرة.
6- الأحداث الجسيمة : هي الأحداث غير المتوقع حدوثها في المنظمة الإدارية. وتسمى الحوادث بالجسيمة لأنها تدعو للاستجابة، والحاجة لتحقيق الرد الفوري.
● السياسة الإدارية (إثبات حادثة) :
1- مسئولية المنظمة الإدارية : كتابة تقرير مفصل فوري عن أي حدث يؤثر سلباً على المستفيدين أو المستهدفين.
2- نموذج تقرير إثبات الحادثة يُدون عقب حدوث الحادثة، ويُسلم فوراً للمسؤول في المنظمة الإدارية.
3- يُستخدم تقرير إثبات حادثة لتوضيح الحقائق المحيطة بالحادثة، ولا يُستخدم للنقد أو التخمين على فعل الموظفين الذين لهم علاقة بالحادثة.
4- يُفترض توثيق الفعل التصحيحي المتخذ لتقليل خطورة نتائج الحادثة والنتائج غير المرغوب فيها.
5- السرية :
1-5 : كل تقارير إثبات الحادثة يجب أن تعامل وتحفظ بسرية ويتم الوصول لها عن طريق أفراد مخولين.
2-5 : تقارير إثبات الحادثة لا تنسخ إلا لإدارة الجودة الشاملة إذا كان ذلك ضرورياً.
3-5 : المعلومات التي يحتويها تقرير إثبات الحادثة لا تستخدم ضد أي فرد كإجراء تأديبي دون تطبيق نظام التأديب المعتمد.
4-5 : العاملون في المنظمة الإدارية ليس لهم الحق في مناقشة أو إبداء الرأي حول الحادث مع أي عضو له صلة بالحادثة ما لم يتم توضيح الحقائق من قبل الجهات المختصة.
5-5 : يُستحسن مناقشة القضايا العامة ذات العلاقة بالحادثة في البرامج التدريبية التطويرية للعاملين.
6-5 : في بعض الحوادث لا يُستعمل اسم الشخص المعين ويُستعاض عن ذلك برقم الهوية.
■ الوثائق الإدارية (عرض الحالة).
● تعريف : عرض الحالة.
عرض الحالة : هي وثيقة إدارية ينقل فيها المرؤوس وقائع لترك أثر مكتوب، ولا يشتمل على اقتراحات كالتقرير، والغرض منه اطلاع المسؤول عن الحادث أو الواقعة.
■ الوثائق الإدارية (المحضر).
● تعريف : المحضر.
المحضر هو : سرد كتابي منظم يقوم به المحرر، مما رآه أو سمعه، أو أحس به أثناء قيامه بواجبه الإداري بكل دقة وموضوعية.
محرر المحضر شخص ذو صلاحيات أو وظيفة محددة، مثل : رجل الأمن أو قاضي التحقيق أو مدير المؤسسة أو مفتش إداري أو مشرف تربوي.
المرجعية النظامية : للمحضر قيمة قانونية، ولهذا لابد أن يحمل توقيعاً محدداً، وهذا ينطبق على جميع الأشخاص المتعاملين مع الحدث ومنهم الشهود والخصوم.
● أنواع المحاضر :
ثمة نوعان رئيسان من المحاضر :
1. المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة، مثل : محضر مباحثات أو مداولات مجلس الإدارة، محضر الجمعية العامة للمساهمين، محضر التحكيم بين مؤسستين، محضر الإجراءات التأديبية، محضر اجتماع مجلس المدرسة .. الخ.
2. المحاضر المتعلقة بالشؤون العمومية، مثل : محضر ضبط مخالفة لقانون ما، محضر التحقيق الذي يشرف على تحريره قاضي التحقيق أو المفتش الإداري.
● شروط تحرير المحضر :
1 ـ سرد تفاصيل الحدث كما وقعت.
2 ـ تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ والمصطلحات والمفاهيم وتركيب العبارات نحوياً.
3 ـ الالتزام بأقصى قدر من المسؤولية الأخلاقية : (الأمانة ـ العدالة ـ النزاهة)، والموضوعية العلمية والتمحيص النظامي.
■ الوثائق الإدارية (النموذج).
● النموذج هو : ورقة أو أكثر تحتوي على بيانات ثابتة محددة، وأمامها حقول فارغة، يتم تعبئتها بمعلومات وبيانات تختلف باختلاف الحالات والأشخاص، ويُطلق عليها البيانات أو المعلومات المتغيرة (الرسمية ـ الشخصية).
■ الوثائق الإدارية (توثيق مسودة مشروع ملتقى ـ نموذج).
● النموذج المقترح :
1 ـ عنوان الملتقى.
2 ـ تمهيد.
3 ـ هدف الملتقى.
4 ـ محاور الملتقى.
5 ـ الجهة الداعية.
6 ـ الجهة الإشرافية المعنية بالتنفيذ.
7 ـ الجهة التنفيذية (المنفذة).
8 ـ المجتمعون.
9 ـ الموعد المقترح.
10 ـ الزمن المقترح.
11 ـ الموقع المقترح للتنفيذ.
12 ـ فعاليات الملتقى.
■ الوثائق الإدارية (المؤشر).
● يُعرّف قاموس (اكسفورد) المؤشر بأنه : الذي يُؤشر أو يُلفت النظر إلى شيء ما بدقة معينة.
● ويُعرّفه قاموس (منيبستر) بأنه : الذي يُؤشر أو يُشير إلى درجة تزيد أو تنقص من الدقة.
● وهذه التعريفات تتشابه وتعكس الطبيعة الأساسية لما يمكن تسميته بالمؤشر في العلوم الاجتماعية.
■ الوثائق الإدارية (المعيار).
● المعيار هو : جملة يستند إليها في الحكم على الجودة في ضوء ما تتضمنه هذه الجملة من وصف لما هو متوقع تحققه لدى المتعلم من مهارات، أو معارف، أو مهمات، أو مواقف، أو قيم واتجاهات، أو أنماط تفكير، أو قدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات.
● المعيار هو : مؤشر كمي (نموذج للأداء) يمنحنا فهم نسب ارتباط المحاور أو الوحدات أو بيئة عمل أو منتج ما ببعضها. والغاية تشكيل مكون مادي ضمن شروط ومتطلبات موضوعة ومحددة مسبقاً.