لقاء مع : المهندس عمرو السيد ــ خبير أنظمة الجودة والبيئة
بسم الله الرحمن الرحيم
اسمُ الكاتب : سمير إبراهيم الهزازي.
إجمالي القراءات : ﴿7686﴾.
عدد المشــاركات : ﴿25﴾.
◄ لقاء مع : المهندس عمرو السيد المدير الفني لشركة بيرو فريتاس ــ خبير أنظمة الجودة والبيئة.
■ البطاقة الشخصية.
• الاسم : المهندس : عمرو السيد.
• العمل الحالي : المدير الفني لشركة بيرو فريتاس ـ خبير أنظمة الجودة والبيئة.
■ س1 : كيف يتم تحضير وتأهيل المنشآت للحصول على شهادة الأيزو 9000 الدولية ؟
■ الجواب :
يتم تأهيل المنشآت للحصول على شهادة الآيزو وفق خطة العمل التالية :
• المرحلة الأولى : تقييم الوضع الحالي للمنشأة، وعدد الإدارات، وحجم العمل ثم وضع خطة العمل الرئيسة للحصول على شهادة الآيزو.
• المرحلة الثانية :
1. تشكيل فريق العمل، وتحديد ممثل كل إدارة من المنشأة.
2. تدريب فريق العمل على إنشاء الوثائق ومتطلبات المواصفة.
3. البدء في إعداد وثائق الجودة طبقاً لمتطلبات المواصفة.
4. توزيع الإجراءات على الإدارات المختلفة، ومراجعة تطبيقها.
• المرحلة الثالثة :
1. تدريب فريق المراجعة الداخلية من المنشأة.
2. عمل مراجعة داخلية في المنشأة، وتقييم الأداء.
3. عمل الإجراءات التصحيحية طبقاً للمراجعة الداخلية الأولى.
4. عمل مراجعة داخلية ثانية وتقييم الأداء، وعمل الإجراءات التصحيحية.
5. تدريب مجموعة من أفراد المنشأة على استخدام الأساليب الإحصائية في عمليات مراجعة إجراءات الإدارة.
• المرحلة الرابعة :
1. عمل المراجعة النهائية تمهيداً للمراجعة النهائية من قبل مانحي الشهادة.
2. مساعدة المنشأة في تحديد الهيئة المانحة.
3. حضور المراجعة النهائية من قبل الهيئة المانحة.
■ س2 : ما هي مراحل الحصول على شهادة الآيزو ؟
■ الجواب :
يتطلب حصول أي منظمة أو مؤسسة على شهادة الآيزو بداية الالتزام بالمواصفة نفسها وتفرعاتها على أساس أن الجودة في الإنتاج عبارة عن حلقة متكاملة تضم كل أنشطة المنظمة وكافة الأمور والأساليب المستخدمة في الإدارة والإنتاج.
الجهة التي تمنح الشهادة هي هيئات التسجيل المعتمدة والمرتبطة مع الهيئات الرسمية كلا في بلده، ومن خلال أجهزة المواصفات و المقاييس.
■ س3 : كيف يبدأ العمل للحصول على الشهادة ؟
■ الجواب :
يبدأ العمل للحصول على الشهادة بداية من خلال تطبيق المنظمة داخليا لمتطلبات الآيزو 9000 لفترة تتراوح بين ثلاثة إلى ستة أشهر. ثم تطلب من المسجل الدولي زيارتها ومنح الشهادة.
يقوم المسجل الدولي :
1- بتدوين ملاحظاته لوضع المنظمة.
2- وتحديد مدى التزامها بالمواصفات المعتمدة العالمية.
3- يحدد طبيعة النواقص إن وجدت، ثم يحدد فترة زمنية لتحديد الإصلاحات.
4- يقوم بزيارات ميدانية لمواقع الإنتاج والإدارة ثم يقرر منح الشهادة أو حجبها.
● يجب المرور بثلاث مراحل هي :
• أولاً : مرحلة ما قبل التسجيل.
• ثانياً : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة.
• ثالثاً : مرحلة ما بعد الحصول على الشهادة.
• أولاً : مرحلة ما قبل التسجيل : وهي المرحلة التي يتم فيها التجهيز والاستعداد وتعديل الأوضاع لتتطابق مع متطلبات شهادة الآيزو 9000 وتشمل هذه المرحلة على :
1. اقتناع الإدارة العليا بأهمية هذا النظام والفوائد التي تعود من ذلك.
2. أن تقوم الإدارة العليا أن تنقل هذا الإقناع إلى جميع المستويات الإدارية ولكل العاملين والموظفين على اختلاف مستوياتهم، وذلك بطرق متعددة كالاجتماعات والنشرات والدورات التدريبية.
3. تفهم طبيعة وفلسفة نظام الآيزو.
4. الاستفادة من خبرات الآخرين والشركات التي نجحت في الحصول على شهادة الآيزو.
5. تعيين مدير مسؤول عن عملية تأهيل الشركة للحصول على شهادة الآيزو.
6. يشكل فريق عمل يضم التخصصات والدوائر المختلفة التي تتكون منها الشركة.
7. حضور الفريق لدورات تدريبية وتعريفية لنظام الآيزو.
8. وضع خطة عمل وجدول زمني لتنفيذها .. ومن ينفذ ماذا ؟
9. اختيار مكتب استشاري أو خبير في الحصول على شهادة الآيزو في حال رغبت الشركة بتسريع الوقت اللازم للحصول على الشهادة.
10. إجراء التقييم المبدئي لنظام الجودة الحالي للتعرف على نقاط القوة والضعف.
11. تطوير وتوثيق طرق العمل للعمليات الرئيسية التي تحقق متطلبات نظام الجودة كما وردت في مواصفة الآيزو.
12. التغلب على العقبات ومقاومة التغيير، فتطبيق الآيزو تطبيقه إلى تغيرات في الهيكل التنظيمي وفي الإجراءات والعمليات وقد يصاحب التغيير بعض المقاومة خاصة إذا تعرضت مصالح بعض الموظفين للخطر أو توقعوا ذلك. لذا يجب التغلب على هذه المشكلة عن طريق محاولات الإقناع وإشراك الموظفين واطلاعهم على العملية بشفافية وكذلك شرح الفوائد المتحققة من الآيزو.
13. تطبيق نظام الجودة كما هو موثق والذي يستجيب بدوره لمتطلبات المواصفات القياسية الدولية آيزو.
14. مراجعة نظام الجودة الآيزو بواسطة استشاري أو إجراء تقييم أولى من قبل المقيم، ويعني ذلك التدقيق من طرف خارجي.
• ثانياً : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة :
1. اختيار المسجل : أي اختيار الشركة التي ستقوم بالمراجعة والتقييم من احل منح الشهادة على أن تكون من الشركات المرخص لها بذلك، ويمكن التعرف على هذه الشركات من خلال قائمة دولية.
2. ملء نموذج طلب التسجيل والهدف منه تزويد المسجل بمعلومات تفصيلية كاملة عن الشركة التي تطلب التسجيل ومن هذه المعلومات :
أ- اسم الشركة وشكلها القانوني.
ب- نوع النشاط وأنواع المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
ج- خطوط الإنتاج أو مراكز الخدمة التي تطلب الشركة الشهادة بشأنها، حيث يمكن أن تقتصر المراجعة والتقييم على أحد أنشطة الشركة دون الأخرى.
د- مواقع الوحدات الإنتاجية أو الخدمية للشركة.
هـ- عدد ورديات العمل.
و- عدد الموظفين.
ز- مساحة الأرض التي تشغلها منشآت الشركة.
3. قبول عملية التقييم بناء على بيانات بطاقة الاستقصاء يقرر المسجل قبول عملية المراجعة والتقييم أو عدم قبولها، ويتوقف ذلك على مدى توفر الخبراء لدى المسجل، فقد يستعين المسجل ببعض الخبراء ممن تتوفر لديهم شروط ممارسة عملية التقييم والمراجعة، وقد يتعذر المسجل عن القيام بعملية التقييم ويوصي بمسجل آخر متخصص، إلا انه من النادر أن يكون نشاط الشركة غريبا أو مفرطا في التخصص مما يجعل المسجل يعتذر عن القيام بالتقييم، إذ انه ينصب على نظام الجودة ولا يدخل في تفاصيل العمل الفني التخصصي.
4. التخطيط والإعداد للمراجعة : يجب على المراجع الذي سيقوم بالتقييم من قبل المسجل أن يدرس جيدا نظام الجودة والعمليات والإجراءات في الشركة التي ستتم مراجعتها، وذلك بدراسة الوثائق والمستندات وكتيب العمل، وبناء على ذلك يضع المراجع خطة العمل قبل الانتقال لمقر الشركة بشأن هذه الخطة والحصول على موافقتها على كل أجزاءها.
5. وضع الجدول الزمني لعملية المراجعة : ويعنى ذلك الاتفاق على يوم محدد وساعة محددة لكل قسم من أقسام الشركة سيتم تقييمه، بحيث لا يتعطل العمل وحتى يجهز كل قسم الأوراق والمستندات والوثائق الخاصة والمعدات التي يطلب فريق المراجعة عليها، كما يتم تحديد الشخص الذي سيرافق الفريق من كل قسم وترتيب مواعيد وأماكن الاجتماعات النهائية للمراجعة.
6. التنسيق والتعاون التام مع فريق المراجعة، إذ يجب أن تسجل الشركة تعليقات وملاحظات ونصائح فريق المراجعة، خاصة فيما يتصل بنقاط الضعف وحالات عدم المطابقة لمتطلبات المواصفات الايزو 9000، وقد تكون ملاحظات أساسية تتطلب مزيد من العمل ويحرر فريق المراجعة بشأن تلك الملاحظات طلب إجراء تصحيحي وفي حالة تنفيذ هذه التعديلات يتم منح الشهادة.
• ثالثاً : مرحلة ما بعد التسجيل / الحصول على الشهادة : بعد الحصول على شهادة الآيزو 9000 ودخول الشركة في سجل الشركات التي حصلت على أي من شهادات الآيزو 9001 / 9002 / 9003، لا ينبغي ولا يمكن التوقف عن العمل المستمر والمتواصل من اجل الحفاظ على المستوى الذي وصلت له الشركة والذي منحت الشهادة بموجبه، ومن المهم الحصول على الشهادة ولكن الأهم هو المحافظة عليها حتى لا نفقد ثقة المتعاملين معنا والزبائن.
■ س4 : كيف يتم تجديد الشهادة ؟
■ الجواب :
بعد مرور ثلاث سنوات على الحصول على الشهادة يحتم على الشركة أن تطلب من المسجل إعادة التقييم والمراجعة من اجل منح شهادة جديدة بنفس المحتوى القديم أو بمحتوى جديد واكبر أو أشمل، لأنه يشتمل على أنشطة ومنتجات جديدة.
علما أن عملية إعداده التقييم تكون أسهل بكثير من عملية التقييم أول مرة، حيث تكون قد توفرت معلوما كافية عن الشركة تسهل عملية المراجعة وإعادة التقييم.
■ ■ الشكر جزيلاً لسعادة المهندس عمرو السيد.
■ البطاقة الشخصية.
• الاسم : المهندس : عمرو السيد.
• العمل الحالي : المدير الفني لشركة بيرو فريتاس ـ خبير أنظمة الجودة والبيئة.
■ س1 : كيف يتم تحضير وتأهيل المنشآت للحصول على شهادة الأيزو 9000 الدولية ؟
■ الجواب :
يتم تأهيل المنشآت للحصول على شهادة الآيزو وفق خطة العمل التالية :
• المرحلة الأولى : تقييم الوضع الحالي للمنشأة، وعدد الإدارات، وحجم العمل ثم وضع خطة العمل الرئيسة للحصول على شهادة الآيزو.
• المرحلة الثانية :
1. تشكيل فريق العمل، وتحديد ممثل كل إدارة من المنشأة.
2. تدريب فريق العمل على إنشاء الوثائق ومتطلبات المواصفة.
3. البدء في إعداد وثائق الجودة طبقاً لمتطلبات المواصفة.
4. توزيع الإجراءات على الإدارات المختلفة، ومراجعة تطبيقها.
• المرحلة الثالثة :
1. تدريب فريق المراجعة الداخلية من المنشأة.
2. عمل مراجعة داخلية في المنشأة، وتقييم الأداء.
3. عمل الإجراءات التصحيحية طبقاً للمراجعة الداخلية الأولى.
4. عمل مراجعة داخلية ثانية وتقييم الأداء، وعمل الإجراءات التصحيحية.
5. تدريب مجموعة من أفراد المنشأة على استخدام الأساليب الإحصائية في عمليات مراجعة إجراءات الإدارة.
• المرحلة الرابعة :
1. عمل المراجعة النهائية تمهيداً للمراجعة النهائية من قبل مانحي الشهادة.
2. مساعدة المنشأة في تحديد الهيئة المانحة.
3. حضور المراجعة النهائية من قبل الهيئة المانحة.
■ س2 : ما هي مراحل الحصول على شهادة الآيزو ؟
■ الجواب :
يتطلب حصول أي منظمة أو مؤسسة على شهادة الآيزو بداية الالتزام بالمواصفة نفسها وتفرعاتها على أساس أن الجودة في الإنتاج عبارة عن حلقة متكاملة تضم كل أنشطة المنظمة وكافة الأمور والأساليب المستخدمة في الإدارة والإنتاج.
الجهة التي تمنح الشهادة هي هيئات التسجيل المعتمدة والمرتبطة مع الهيئات الرسمية كلا في بلده، ومن خلال أجهزة المواصفات و المقاييس.
■ س3 : كيف يبدأ العمل للحصول على الشهادة ؟
■ الجواب :
يبدأ العمل للحصول على الشهادة بداية من خلال تطبيق المنظمة داخليا لمتطلبات الآيزو 9000 لفترة تتراوح بين ثلاثة إلى ستة أشهر. ثم تطلب من المسجل الدولي زيارتها ومنح الشهادة.
يقوم المسجل الدولي :
1- بتدوين ملاحظاته لوضع المنظمة.
2- وتحديد مدى التزامها بالمواصفات المعتمدة العالمية.
3- يحدد طبيعة النواقص إن وجدت، ثم يحدد فترة زمنية لتحديد الإصلاحات.
4- يقوم بزيارات ميدانية لمواقع الإنتاج والإدارة ثم يقرر منح الشهادة أو حجبها.
● يجب المرور بثلاث مراحل هي :
• أولاً : مرحلة ما قبل التسجيل.
• ثانياً : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة.
• ثالثاً : مرحلة ما بعد الحصول على الشهادة.
• أولاً : مرحلة ما قبل التسجيل : وهي المرحلة التي يتم فيها التجهيز والاستعداد وتعديل الأوضاع لتتطابق مع متطلبات شهادة الآيزو 9000 وتشمل هذه المرحلة على :
1. اقتناع الإدارة العليا بأهمية هذا النظام والفوائد التي تعود من ذلك.
2. أن تقوم الإدارة العليا أن تنقل هذا الإقناع إلى جميع المستويات الإدارية ولكل العاملين والموظفين على اختلاف مستوياتهم، وذلك بطرق متعددة كالاجتماعات والنشرات والدورات التدريبية.
3. تفهم طبيعة وفلسفة نظام الآيزو.
4. الاستفادة من خبرات الآخرين والشركات التي نجحت في الحصول على شهادة الآيزو.
5. تعيين مدير مسؤول عن عملية تأهيل الشركة للحصول على شهادة الآيزو.
6. يشكل فريق عمل يضم التخصصات والدوائر المختلفة التي تتكون منها الشركة.
7. حضور الفريق لدورات تدريبية وتعريفية لنظام الآيزو.
8. وضع خطة عمل وجدول زمني لتنفيذها .. ومن ينفذ ماذا ؟
9. اختيار مكتب استشاري أو خبير في الحصول على شهادة الآيزو في حال رغبت الشركة بتسريع الوقت اللازم للحصول على الشهادة.
10. إجراء التقييم المبدئي لنظام الجودة الحالي للتعرف على نقاط القوة والضعف.
11. تطوير وتوثيق طرق العمل للعمليات الرئيسية التي تحقق متطلبات نظام الجودة كما وردت في مواصفة الآيزو.
12. التغلب على العقبات ومقاومة التغيير، فتطبيق الآيزو تطبيقه إلى تغيرات في الهيكل التنظيمي وفي الإجراءات والعمليات وقد يصاحب التغيير بعض المقاومة خاصة إذا تعرضت مصالح بعض الموظفين للخطر أو توقعوا ذلك. لذا يجب التغلب على هذه المشكلة عن طريق محاولات الإقناع وإشراك الموظفين واطلاعهم على العملية بشفافية وكذلك شرح الفوائد المتحققة من الآيزو.
13. تطبيق نظام الجودة كما هو موثق والذي يستجيب بدوره لمتطلبات المواصفات القياسية الدولية آيزو.
14. مراجعة نظام الجودة الآيزو بواسطة استشاري أو إجراء تقييم أولى من قبل المقيم، ويعني ذلك التدقيق من طرف خارجي.
• ثانياً : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة :
1. اختيار المسجل : أي اختيار الشركة التي ستقوم بالمراجعة والتقييم من احل منح الشهادة على أن تكون من الشركات المرخص لها بذلك، ويمكن التعرف على هذه الشركات من خلال قائمة دولية.
2. ملء نموذج طلب التسجيل والهدف منه تزويد المسجل بمعلومات تفصيلية كاملة عن الشركة التي تطلب التسجيل ومن هذه المعلومات :
أ- اسم الشركة وشكلها القانوني.
ب- نوع النشاط وأنواع المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
ج- خطوط الإنتاج أو مراكز الخدمة التي تطلب الشركة الشهادة بشأنها، حيث يمكن أن تقتصر المراجعة والتقييم على أحد أنشطة الشركة دون الأخرى.
د- مواقع الوحدات الإنتاجية أو الخدمية للشركة.
هـ- عدد ورديات العمل.
و- عدد الموظفين.
ز- مساحة الأرض التي تشغلها منشآت الشركة.
3. قبول عملية التقييم بناء على بيانات بطاقة الاستقصاء يقرر المسجل قبول عملية المراجعة والتقييم أو عدم قبولها، ويتوقف ذلك على مدى توفر الخبراء لدى المسجل، فقد يستعين المسجل ببعض الخبراء ممن تتوفر لديهم شروط ممارسة عملية التقييم والمراجعة، وقد يتعذر المسجل عن القيام بعملية التقييم ويوصي بمسجل آخر متخصص، إلا انه من النادر أن يكون نشاط الشركة غريبا أو مفرطا في التخصص مما يجعل المسجل يعتذر عن القيام بالتقييم، إذ انه ينصب على نظام الجودة ولا يدخل في تفاصيل العمل الفني التخصصي.
4. التخطيط والإعداد للمراجعة : يجب على المراجع الذي سيقوم بالتقييم من قبل المسجل أن يدرس جيدا نظام الجودة والعمليات والإجراءات في الشركة التي ستتم مراجعتها، وذلك بدراسة الوثائق والمستندات وكتيب العمل، وبناء على ذلك يضع المراجع خطة العمل قبل الانتقال لمقر الشركة بشأن هذه الخطة والحصول على موافقتها على كل أجزاءها.
5. وضع الجدول الزمني لعملية المراجعة : ويعنى ذلك الاتفاق على يوم محدد وساعة محددة لكل قسم من أقسام الشركة سيتم تقييمه، بحيث لا يتعطل العمل وحتى يجهز كل قسم الأوراق والمستندات والوثائق الخاصة والمعدات التي يطلب فريق المراجعة عليها، كما يتم تحديد الشخص الذي سيرافق الفريق من كل قسم وترتيب مواعيد وأماكن الاجتماعات النهائية للمراجعة.
6. التنسيق والتعاون التام مع فريق المراجعة، إذ يجب أن تسجل الشركة تعليقات وملاحظات ونصائح فريق المراجعة، خاصة فيما يتصل بنقاط الضعف وحالات عدم المطابقة لمتطلبات المواصفات الايزو 9000، وقد تكون ملاحظات أساسية تتطلب مزيد من العمل ويحرر فريق المراجعة بشأن تلك الملاحظات طلب إجراء تصحيحي وفي حالة تنفيذ هذه التعديلات يتم منح الشهادة.
• ثالثاً : مرحلة ما بعد التسجيل / الحصول على الشهادة : بعد الحصول على شهادة الآيزو 9000 ودخول الشركة في سجل الشركات التي حصلت على أي من شهادات الآيزو 9001 / 9002 / 9003، لا ينبغي ولا يمكن التوقف عن العمل المستمر والمتواصل من اجل الحفاظ على المستوى الذي وصلت له الشركة والذي منحت الشهادة بموجبه، ومن المهم الحصول على الشهادة ولكن الأهم هو المحافظة عليها حتى لا نفقد ثقة المتعاملين معنا والزبائن.
■ س4 : كيف يتم تجديد الشهادة ؟
■ الجواب :
بعد مرور ثلاث سنوات على الحصول على الشهادة يحتم على الشركة أن تطلب من المسجل إعادة التقييم والمراجعة من اجل منح شهادة جديدة بنفس المحتوى القديم أو بمحتوى جديد واكبر أو أشمل، لأنه يشتمل على أنشطة ومنتجات جديدة.
علما أن عملية إعداده التقييم تكون أسهل بكثير من عملية التقييم أول مرة، حيث تكون قد توفرت معلوما كافية عن الشركة تسهل عملية المراجعة وإعادة التقييم.
■ ■ الشكر جزيلاً لسعادة المهندس عمرو السيد.