التخطيط الإداري : برنامج تدريبي
بسم الله الرحمن الرحيم
اسمُ الكاتب : عبدالله أحمد هادي.
إجمالي القراءات : ﴿10620﴾.
عدد المشــاركات : ﴿118﴾.
◄ التخطيط الإداري : برنامج تدريبي.
التخطيط الإداري من الوظائف القيادية المهمة في الإدارة العامة والتي يقع على عاتق القيادة الإدارية وجوب النهوض به كوظيفة أساسية تختص بها الإدارة، ولا تنتهي هذه الوظيفة إلا بتحقيق الهدف من خلال نشاطات الإدارة التي تعمل على تنفيذ الخطة.
● أهمية التخطيط الإداري.
1ـ إن العمل بدون خطة يصبح ضربًا من العبث وضياع الوقت سدى، إذ تعم الفوضى والارتجالية ويصبح الوصول إلى الهدف بعيد المنال.
2ـ تبرز أهمية التخطيط أيضًا في توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من مفاجآت وتقلبات حيث أن الأهداف التي يراد الوصول إليها هي أهداف مستقبلية، أي أن تحقيقها يتم خلال فترة زمنية محددة قد تطول وقد تقصر، مما يفرض على رجل الإدارة عمل الافتراضات اللازمة لما قد يكون عليه هذا المستقبل وتكوين فكرة عن ما سيكون عليه الوضع عند البدء في تنفيذ الأهداف وخلال مراحل التنفيذ المختلفة.
● مزايا التخطيط الإداري.
1ـ يساعد التخطيط على تحديد الأهداف المراد الوصول إليها بدقة، بحيث يمكن توضيحها للعاملين، مما يسهل تنفيذها.
2ـ يساعد التخطيط على تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الأهداف.
3ـ يساعد التخطيط في التنسيق بين جميع المهام على أسس من التعاون والانسجام بين الأفراد بعضهم البعض وبين الإدارات المختلفة ما يحول دون حدوث التضارب أو التعارض عند القيام بتنفيذ هذه الأعمال.
4ـ يعتبر التخطيط وسيلة فعالة في تحقيق الرقابة الداخلية والخارجية على مدى تنفيذ الأهداف.
5ـ يحقق التخطيط الأمن النفسي للأفراد والجماعات، ففي ظل التخطيط يطمئن الجميع إلى أن الأمور التي تهمهم قد أخذت في الاعتبار.
6ـ يتناول التخطيط محاولة توقع أحداث مما يجعل الإدارة في موقف يسمح لها بتقدير الظروف في ذلك المستقبل وعدم ترك الأمور المحض الصدفة.
7ـ يساعد التخطيط على تحقيق الاستثمار الأفضل للموارد المادية والبشرية مما يؤدي إلى الاقتصاد في الوقت والتكاليف والجهد.
8ـ يساعد التخطيط في تنمية مهارات وقدرات المديرين عن طريق ما يقومون به من وضع للخطط والبرامج.
● أنواع التخطيط الإداري.
1ـ التخطيط طويل الأجل.
المستويات العليا ـ رسم السياسيات والأهداف العامة ـ تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها.
2ـ التخطيط متوسط الأجل.
المستويات الوسطى ـ ترجمة الأهداف إلى برامج عمل ـ تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتحديد الهدف.
3ـ التخطيط قصير الأجل.
المستويات الإشرافية ـ تحويل الخطط والبرامج العامة إلى برامج عمل تفصيلية.
● مقومات التخطيط الإداري.
تتضمن عملية التخطيط الإداري عددًا من المقومات الأساسية تتمثل في :
• أولاً : الأهداف.
• ثانيًا : التنبؤ.
• ثالثًا : السياسات.
• رابعًا : الإجراءات.
• خامسًا : تدبير الوسائل والإمكانات.
■ المعايير التي يجب مراعاتها عند تحديد وسائل الخطة وإمكاناتها.
1ـ الدقة في تحديد الاحتياجات.
2ـ الواقعية : يجب أن تراعي الخطة الإمكانات الفعلية والمتوافرة في حينها.
3ـ تحديد المصدر : يفضل أن يقوم المخطط بتحديد المصدر الذي سوف يُستعان به في توفير احتياجات الخطة سواءً كانت احتياجات (مادية أو بشرية).
4ـ الفترة الزمنية.
5ـ التكلفة المالية التقديرية.
● معوقات التخطيط الإداري.
1ـ عدم الدقة في المعلومات والبيانات.
2ـ اتجاهات العاملين، كثيرًا ما تحدث اتجاهات السلبية نحو الخطة أثرًا كبيرًا في عرقلة مسيرتها.
3ـ عدم صحة التنبؤات والافتراضات.
4ـ إغفال الجانب الإنساني، وذلك يؤدي إلى تجاهل الخطة للعامل الإنساني إلى مقاومة هؤلاء العاملين للخطة ووضع العراقيل في طريق تنفيذها، مما قد يؤدي إلى فشلها في تحقيق أهدافها.
5ـ الاعتماد على الجهات غير المتخصصة في وضع الخطة.
6ـ القيود الحكومية.
7ـ عدم مراعاة التغير في الواقع.
8ـ أسباب متعلقة بعدم مراعاة إتباع خطوات التخطيط.
● خطوات عملية التخطيط الإداري.
[1] التحديد المسبق للأهداف المراد الوصول إليها.
[2] وضع السياسيات والقواعد التي نسترشد بها في اختيارنا لأسلوب تحقيق الهدف.
[3] وضع واختيار بديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المطلوب، وتحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.
[4] تحديد الإمكانات الفعلية المتاحة.
[5] تعيين كيفية توفير الإمكانات ـ اللازمة ـ غير المتاحة.
[6] وضع البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف، التي تتناول تحديد النشاطات اللازمة لتحقيق الهدف، وكيفية القيام بهذه النشاطات، والترتيب الزمني للقيام بهذه النشاطات ثم تحديد المسؤولية عن تنفيذ هذه النشاطات.
● إعداد الخطة الإدارية.
إن إعداد الخطط ليس عملاً سهلاً يمكن القيام به في أي وقت وتحت أي ظروف، بل هو عمل ذهني شاق يتطلب بذل جهود كبيرة من الجهة المسؤولة عن وضع الخطط، والإلمام بجوانب عديدة عن المشكلة التي يراد التوصل إليها، وتوفير الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لوضع الخطة.
إن مراعاة تحري الدقة في تحديد جوانب الخطة مسألة حيوية يجب أخذها في الاعتبار عند العزم على إعداد أي خطة، واللجوء إلى الأساليب العلمية في إعداد الخطة والاستفادة قدر الإمكان مما هو متوافر لدى المخطط من المعلومات وبيانات ووسائل وإمكانات مادية وبشرية، وذلك للوصول إلى درجة عالية من الكفاءة والفاعلية في المراحل التي تمر بها الخطة، بدءًا من الإعداد والإقرار إلى التنفيذ والمتابعة.
● الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند وضع الخطة الإدارية.
1- الوضوح.
2- المرونة.
3- المشاركة في وضع الخطة.
4- مراعاة الجانب الإنساني.
5- دقة المعلومات والبيانات.
6- الإعلان عن الخطة.
● مراحل إعداد الخطة الإدارية.
• أولاً ـ مرحلة الإعداد.
• ثانياً ـ مرحلة الإقرار أو الموافقة على الخطة الإدارية.
• ثالثاً ـ مرحلة التنفيذ.
• رابعاً ـ مرحلة المتابعة.
• خامساً ـ مرحلة البحث عن أسباب انحراف الخطة الإدارية.
• سادساً ـ مرحلة المراجعة.
التخطيط الإداري من الوظائف القيادية المهمة في الإدارة العامة والتي يقع على عاتق القيادة الإدارية وجوب النهوض به كوظيفة أساسية تختص بها الإدارة، ولا تنتهي هذه الوظيفة إلا بتحقيق الهدف من خلال نشاطات الإدارة التي تعمل على تنفيذ الخطة.
● أهمية التخطيط الإداري.
1ـ إن العمل بدون خطة يصبح ضربًا من العبث وضياع الوقت سدى، إذ تعم الفوضى والارتجالية ويصبح الوصول إلى الهدف بعيد المنال.
2ـ تبرز أهمية التخطيط أيضًا في توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من مفاجآت وتقلبات حيث أن الأهداف التي يراد الوصول إليها هي أهداف مستقبلية، أي أن تحقيقها يتم خلال فترة زمنية محددة قد تطول وقد تقصر، مما يفرض على رجل الإدارة عمل الافتراضات اللازمة لما قد يكون عليه هذا المستقبل وتكوين فكرة عن ما سيكون عليه الوضع عند البدء في تنفيذ الأهداف وخلال مراحل التنفيذ المختلفة.
● مزايا التخطيط الإداري.
1ـ يساعد التخطيط على تحديد الأهداف المراد الوصول إليها بدقة، بحيث يمكن توضيحها للعاملين، مما يسهل تنفيذها.
2ـ يساعد التخطيط على تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الأهداف.
3ـ يساعد التخطيط في التنسيق بين جميع المهام على أسس من التعاون والانسجام بين الأفراد بعضهم البعض وبين الإدارات المختلفة ما يحول دون حدوث التضارب أو التعارض عند القيام بتنفيذ هذه الأعمال.
4ـ يعتبر التخطيط وسيلة فعالة في تحقيق الرقابة الداخلية والخارجية على مدى تنفيذ الأهداف.
5ـ يحقق التخطيط الأمن النفسي للأفراد والجماعات، ففي ظل التخطيط يطمئن الجميع إلى أن الأمور التي تهمهم قد أخذت في الاعتبار.
6ـ يتناول التخطيط محاولة توقع أحداث مما يجعل الإدارة في موقف يسمح لها بتقدير الظروف في ذلك المستقبل وعدم ترك الأمور المحض الصدفة.
7ـ يساعد التخطيط على تحقيق الاستثمار الأفضل للموارد المادية والبشرية مما يؤدي إلى الاقتصاد في الوقت والتكاليف والجهد.
8ـ يساعد التخطيط في تنمية مهارات وقدرات المديرين عن طريق ما يقومون به من وضع للخطط والبرامج.
● أنواع التخطيط الإداري.
1ـ التخطيط طويل الأجل.
المستويات العليا ـ رسم السياسيات والأهداف العامة ـ تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها.
2ـ التخطيط متوسط الأجل.
المستويات الوسطى ـ ترجمة الأهداف إلى برامج عمل ـ تحديد الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لتحديد الهدف.
3ـ التخطيط قصير الأجل.
المستويات الإشرافية ـ تحويل الخطط والبرامج العامة إلى برامج عمل تفصيلية.
● مقومات التخطيط الإداري.
تتضمن عملية التخطيط الإداري عددًا من المقومات الأساسية تتمثل في :
• أولاً : الأهداف.
• ثانيًا : التنبؤ.
• ثالثًا : السياسات.
• رابعًا : الإجراءات.
• خامسًا : تدبير الوسائل والإمكانات.
■ المعايير التي يجب مراعاتها عند تحديد وسائل الخطة وإمكاناتها.
1ـ الدقة في تحديد الاحتياجات.
2ـ الواقعية : يجب أن تراعي الخطة الإمكانات الفعلية والمتوافرة في حينها.
3ـ تحديد المصدر : يفضل أن يقوم المخطط بتحديد المصدر الذي سوف يُستعان به في توفير احتياجات الخطة سواءً كانت احتياجات (مادية أو بشرية).
4ـ الفترة الزمنية.
5ـ التكلفة المالية التقديرية.
● معوقات التخطيط الإداري.
1ـ عدم الدقة في المعلومات والبيانات.
2ـ اتجاهات العاملين، كثيرًا ما تحدث اتجاهات السلبية نحو الخطة أثرًا كبيرًا في عرقلة مسيرتها.
3ـ عدم صحة التنبؤات والافتراضات.
4ـ إغفال الجانب الإنساني، وذلك يؤدي إلى تجاهل الخطة للعامل الإنساني إلى مقاومة هؤلاء العاملين للخطة ووضع العراقيل في طريق تنفيذها، مما قد يؤدي إلى فشلها في تحقيق أهدافها.
5ـ الاعتماد على الجهات غير المتخصصة في وضع الخطة.
6ـ القيود الحكومية.
7ـ عدم مراعاة التغير في الواقع.
8ـ أسباب متعلقة بعدم مراعاة إتباع خطوات التخطيط.
● خطوات عملية التخطيط الإداري.
[1] التحديد المسبق للأهداف المراد الوصول إليها.
[2] وضع السياسيات والقواعد التي نسترشد بها في اختيارنا لأسلوب تحقيق الهدف.
[3] وضع واختيار بديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المطلوب، وتحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.
[4] تحديد الإمكانات الفعلية المتاحة.
[5] تعيين كيفية توفير الإمكانات ـ اللازمة ـ غير المتاحة.
[6] وضع البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف، التي تتناول تحديد النشاطات اللازمة لتحقيق الهدف، وكيفية القيام بهذه النشاطات، والترتيب الزمني للقيام بهذه النشاطات ثم تحديد المسؤولية عن تنفيذ هذه النشاطات.
● إعداد الخطة الإدارية.
إن إعداد الخطط ليس عملاً سهلاً يمكن القيام به في أي وقت وتحت أي ظروف، بل هو عمل ذهني شاق يتطلب بذل جهود كبيرة من الجهة المسؤولة عن وضع الخطط، والإلمام بجوانب عديدة عن المشكلة التي يراد التوصل إليها، وتوفير الإمكانات المادية والبشرية اللازمة لوضع الخطة.
إن مراعاة تحري الدقة في تحديد جوانب الخطة مسألة حيوية يجب أخذها في الاعتبار عند العزم على إعداد أي خطة، واللجوء إلى الأساليب العلمية في إعداد الخطة والاستفادة قدر الإمكان مما هو متوافر لدى المخطط من المعلومات وبيانات ووسائل وإمكانات مادية وبشرية، وذلك للوصول إلى درجة عالية من الكفاءة والفاعلية في المراحل التي تمر بها الخطة، بدءًا من الإعداد والإقرار إلى التنفيذ والمتابعة.
● الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند وضع الخطة الإدارية.
1- الوضوح.
2- المرونة.
3- المشاركة في وضع الخطة.
4- مراعاة الجانب الإنساني.
5- دقة المعلومات والبيانات.
6- الإعلان عن الخطة.
● مراحل إعداد الخطة الإدارية.
• أولاً ـ مرحلة الإعداد.
• ثانياً ـ مرحلة الإقرار أو الموافقة على الخطة الإدارية.
• ثالثاً ـ مرحلة التنفيذ.
• رابعاً ـ مرحلة المتابعة.
• خامساً ـ مرحلة البحث عن أسباب انحراف الخطة الإدارية.
• سادساً ـ مرحلة المراجعة.