■ تتطلب الاجتماعات المدرسية توافر العديد من الشروط والإجراءات لضمان نجاحها وتحقيق أهدافها, فمن هذه الشروط ما يلي :
1) التخطيط الجيد للاجتماع من حيث أهدافه, موضوعاته, جمع المعلومات المتعلقة به وتحديد أعضائه وزمانه, ومكانه.
2) إعداد جدول مسبق للاجتماع يوزع على المشتركين فيه قبل وقت كاف من عقده.
3) تحديد المسؤول عن إدارة الاجتماع وإشعار الأعضاء بذلك سواءا أكان مديراً لمدرسة أم الوكيل أم أحد المعلمين.
4) العمل على إعداد مكان الاجتماع بطريقة توفر الراحة للمعلمين وتسمح لهم برؤية بعضهم ويفضل تجهيز قاعة خاصة بالاجتماعات.
5) حسن إدارة الاجتماع وتنظيم المناقشات ومراعاة وقت الاجتماع وعدم استثناء أعضاء دون آخرين بالحديث والمشاركة.
6) ضرورة إلمام مدير الاجتماع بموضوعات الاجتماع إلماماً كافياً.
7) توفير المناخ الأسري والأجواء التي تؤدي بالجميع إلى الرغبة الحقيقية في المشاركة في موضوعات الاجتماع.
8) ألا يبادر مدير الاجتماع بطرح وجهة نظره حيال الموضوعات أو آرائه قبل الاستماع لآراء المجتمعين وألا يتحيز لوجهة نظره قبل الاستماع لوجهات النظر الأخرى من الجميع.
9) توزيع الوقت بين الموضوعات بعدالة, وتوجيه المعلمين عند خروجهم عن الموضوعات الرئيسية بالعودة إلى مناقشتها.
10) إشعار المعلمين بأن هدف الاجتماع هو استطلاع آرائهم ومشاركتهم في الوصول للقرار المناسب وليس تلقي التعليمات والأوامر فحسب.
11) البعد كل البعد عن التعالي والفوقية في التعامل مع أعضاء الاجتماع.
12) البعد عن إطالة وقت الاجتماع عن المحدد له والمعلن للمعلمين مهما كانت الأسباب.
13) عدم إرهاق جدول الاجتماع ووقته بكثرة الموضوعات.
14) ضرورة التوصل إلى قرارات في المواضيع التي تمت مناقشتها في نهاية الاجتماع.
15) أهمية توثيق ما دار في الاجتماع, ومن ثم تدوينه في سجل الاجتماعات وأخذ توقيع المعلمين المشاركين في الاجتماع عليه.
