تنظيم التشكيلات المدرسية : رؤى تنظيمية.
◄ فرحة غمرتني حينما وافق مجلس الوزراء في يوم الاثنين الموافق 1432/11/19هـ، على التشكيلات المدرسية، وزاد فرحتني حينما بدأ تعيين عدد كبير من الجامعيين في هذه الوظائف، غير أني آمل أن يراعى ما يلي :
1 ـ العدل في التوزيع بين مدارس الإدارات التعليمية وألا تخضع للواسطة والمجاملات.
2 ـ أن تقوم أقسام التوظيف بالإدارات التعليمية بحصر الموجود من الإداريين في المدارس حتى لا تصاب بعض المدارس في حال التوزيع بتخمة في الوظائف الإدارية.
3 ـ أن يظهر في القريب العاجل توصيف لمهام ومسؤوليات هذه الوظائف.
4 ـ أن يقام برنامج تدريبي لهؤلاء الموظفين حسب الوظيفة الملتحق بها، حتى وإن كانت حول واجبات الوظيفة.

وقد حاولت في هذه المشاركة أن أقدم توصيفاً لمهام السكرتير والمساعد الإداري ومسجل المعلومات، حيث قمت بالبحث في كثير من المواقع الإلكترونية فلم أجد فيها توصيفاً لهذه الوظائف، وهذا اجتهاد مني قد أكون أخطأت فيه أو أصبت والله ولي التوفيق.

■ أهداف التشكيلات المدرسية :
● توفير العدد الكافي من الكوادر البشرية المؤهلة تربوياً وإداريا في المدارس الحكومية.
● تفريغ القيادات المدرسية لمهامها التطويرية والتربوية والإشرافية.
● عدم إشغال المعلمين والمعلمات بأعباء ليست من صميم عملهم التربوي، وصرفهم بصورة كاملة إلى العمل التعليمي والتربوي.
● رفع معدلات الأداء وتجويد العمل وتعزيز الدور التعليمي والتربوي داخل مدارس التعليم العام.
● الارتقاء بالعمل في المدرسة لأعلى مستوى من التحسن النوعي وتمكينها من تعزيز الدور التربوي للمدرسة في المجتمع.
● تحقيق الأهداف والغايات التي تضمنتها المناهج الدراسية وفقاً لسياسة التعليم في المملكة العربية السعودية.

■ بين الدليل الإجرائي والتشكيلات المدرسية الجديدة :
● لم تفرق بين المباني المستأجرة والمباني الحكومية.
● زاد عدد الوكلاء في المرحلتين الابتدائية والمتوسطة حسب عدد الطلاب.
● انخفض عدد الوكلاء في المرحلة الثانوية.
● زاد عدد المرشدين الطلابيين بحسب عدد طلاب المدرسة.
● محضري المختبرات لا يزيد عددهم عن اثنين مهما بلغ عدد الطلاب.
● ظهرت وظائف المساعد الإداري ومسجل المعلومات والسكرتير.

■ أبرز ما جاء في التشكيلات :
● تكليف أحد معلمي المدرسة بإدارة المدرسة بنصاب مخفض.
● تدريس مدير المدرسة الابتدائية ست حصص في الأسبوع في المدارس ذات الفصول من ستة إلى سبعة.
● يكلف مدير المدرسة بتدريس أربعة حصص في الأسبوع في المدارس ذات الثمانية فصول فأكثر.
● استثناء مديري ووكلاء المدارس المتوسطة والثانوية من التدريس وتفريغهم للعمل الإداري.
● تكليف وكيل المدرسة الابتدائية بالتدريس ست حصص أسبوعياً.

■ أبرز المهام والمسؤوليات التي يمكن إسنادها للسكرتير :
● استلام وفرز وعرض البريد الإلكتروني على مدير المدرسة.
● توجيه وتصوير وتوزيع وحفظ البريد الإلكتروني.
● معالجة الاتصالات الهاتفية.
● إعداد المراسلات.
● تنظيم الاجتماعات.
● استقبال زوار المدرسة.
● متابعة أعمال الإدارة.
● إعداد التقارير والإحصائيات.
● متابعة توجيه الدعوات للحفلات والأنشطة المدرسية.

■ أبرز المسؤوليات والمهام لمسجل المعلومات :
● يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word.
● يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.
● ينشئ الجداول باستخدام Excel.
● ينشئ قواعد بيانات الإدارة باستخدام Access.
● يصمم الهيكل التنظيمي للإدارة.
● إدخال جميع البيانات في برنامج نور.
● التعامل مع جميع البرامج الإلكترونية الوزارية أثناء العام الدراسي.
● الدور الاستشاري لجميع البرامج الحاسوبية التي يتعامل معها منسوبي المدرسة.

■ أبرز المهام والمسؤوليات التي يمكن إسنادها للمساعد الإداري :
● المشاركة في فحص وثائق الطلاب حالة تسجيلهم.
● الإشراف على توقيت الحصص بداية ونهاية.
● توثيق حالات الغياب والتأخر للعاملين بالمدرسة.
● رصد حضور وغياب الطلاب في برنامج نور.
● الإعداد للاجتماعات واللقاءات حسب القواعد التنظيمية للتعليم العام.
● متابعة حصول المدرسة على حاجتها من الكتب والمستلزمات الدراسية.
● تنظيم قاعدة للمعلومات والملفات والسجلات بالمدرسة.
● إعداد ملف لكل معلم أو موظف بالمدرسة.
● تسجيل المعلمين في سجل الاحتياط.

■ أبرز السجلات المدرسية التي يمكن أن تسند لأعضاء الهيئة الإدارية :
• سجل تسليم الشهادات.
• سجل أحوال الموظفين.
• سجل الاجتماعات المدرسية.
• سجل المعلومات الواردة.
• سجل المعلومات الصادرة.
• سجل توديع المعاملات.
• سجل المعلومات الإحصائية.
• سجل زيارات الأطباء للمدرسة.
• بطاقات العهدة.
• سجل تلخيص التعاميم المهمة.
• سجل التعاميم الداخلية.
• سجل قيد الطلاب.
• سجل تسليم الطلاب ملفاتهم.
• سجل الميزانية التشغيلية للمدرسة.
• سجل متابعة تجديد إقامات الوافدين.
• سجل توثيق حوادث الطلاب.
• سجل تسليم الطلاب مكافآتهم الشهرية.
• سجل متابعة غياب وتأخر العاملين.
• سجل الأختام المفقودة.
• سجل المحولين من وإلى المدرسة.
• سجل الأمن والسلامة.

■ أبرز الملفات التي يمكن أن تسند للهيئة الإدارية :
• ملفات حفظ الأوراق والخطابات والتعاميم الواردة.
• ملفات حفظ صور المعاملات والأوراق الصادرة من المدرسة.
• ملفات الموظفين.
• ملفات الطلاب.
• ملفات اللوائح والنظم.
• ملفات توجيهات وتعليمات المواد الدراسية.
• ملف التعاميم الداخلية.
• ملف حفظ توقيعات العاملين بالمدرسة على إطلاعهم على التعاميم.
• ملف أعذار غياب الطلاب.
• ملف التنمية المهنية للمعلمين.
• ملف المبنى المدرسي.
|| خالد محسن الجابري : عضو منهل الثقافة التربوية.