مهارات العمل الجماعي
بسم الله الرحمن الرحيم
اسمُ الكاتب : د. سعيّد علي الغامدي.
إجمالي القراءات : ﴿23685﴾.
عدد المشــاركات : ﴿38﴾.
◄ مهارات العمل الجماعي.
■ فريق العمل الجماعي يتميز بالإنتاجية العالية والروح المعنوية المرتفعة والجودة في الأداء والشعور بالراحة في درجة عالية من الولاء للجماعة.
■ ومن أهم ما يتصف به هؤلاء في أدائهم :
1- تبادل المعلومات.
2- الدفاع عن أعضاء الجماعة.
3- الاتجاهات الإيجابية نحو المؤسسة والإدارة والعمل.
4- التمتع بدافعية عالية للأداء الجيد.
5- ممارسة الرقابة والتوجيه الذاتي.
■ المجالات التي يجب التركيز عليها في العمل الجماعي هي :
● تقديم الدعم : يشتمل هذا المجال على :
1- المحافظة على إحساس كل فرد في الجماعة.
2- التشجيع والاعتراف بالأداء الجيد.
● تسهيل التفاعل بين الأفراد : يشمل هذا المجال على :
1- المحافظة على العلاقات الشخصية بين أفراد الجماعة.
2- رعاية تشجيع الأنشطة الاجتماعية.
3- عقد الاجتماعات.
4- توفير الفرصة لأفراد الجماعة للالتقاء.
● تأكيد الأهداف :
1- إيجاد درجة عالية من الوعي والالتزام بهذا الهدف.
2- التوضيح المستمر للأهداف.
3- الحصول على الموافقة على أهداف الجماعة.
4- اشتراك أفراد الجماعة في هذه الأهداف.
● تسهيل إنجاز المهام : يشتمل هذا المجال على :
1- إيجاد وسائل عمل فعالة وأدوات وجداول عمل لازمة لتحقيق أهداف الجماعة.
2- إعطاء الوقت الكافي والأدوات اللازمة لحل المشكلات التي تواجه جماعة العمل في تعاملها مع غيرها من الجماعات.
● التأثير على أعضاء الجماعة : كلما زاد الانتماء والولاء للجماعة كلما زادت واقعية الأفراد إلى :
1- قبول أهداف وقرارات الجماعة.
2- السعي للتأثير على هذه الأهداف والقرارات على طريق المشاركة النشطة.
3- الاتصال المفتوح والكامل مع أعضاء الجماعة.
4- الترحيب بالاتصال والتأثير من أعضاء الجماعة الآخرين.
5- السعي إلى الحصول على العون والتقدير من أعضاء الجماعة الآخرين.
■ اتخاذ القرارات في الجماعة :
هناك أربعة أسباب وجيهة لاشتراك الآخرين في اتخاذ القرارات. إذا لم يتوفر أي من هذه الأسباب عندئذ اتخذ القرار بنفسك.
1ـ المعلومات : قد لا تملك كل المعلومات اللازمة لاتخاذ قرار جيد.
2ـ الالتزام : من الضروري الحصول على التزام الآخرين.
3ـ الإبداع : يتمكن الفريق في مثل هذه الحالات من الإتيان ببدائل أكثر مما يستطيعه الفرد الواحد.
4ـ التنمية : تسنح الفرصة في بعض الأحيان لاشتراك الآخرين بهدف تعليمهم وتنميتهم.
5ـ المشاركة في القرار : ينتج عادة عن السماح للموظفين بالمشاركة الفعلية في اتخاذ القرار أعلى مستوى من الشعور بالالتزام لدى هؤلاء المشاركين.
6ـ التنازل عن القرار للآخرين : أفضل اختيار في بعض الأحيان أن تحيل الأمر للغير لاتخاذ القرار.
7ـ الأساليب الفنية في اتخاذ القرارات الجماعية : تتعدد الأساليب الفنية في اتخاذ القرارات الجماعية تصل أكثر من ثلاثين طريقة.
■ وسنذكر في هذا القسم أهم ثلاثة طرق وأكثرهم قوة وشيوعا في الاستخدام :
1 ـ العصف الذهني BRAINSTORMING وهذه الطريقة هي هجوم خاطف وسريع على مشكلة معينة، ويقوم المشتركون في العصف الذهني بإطلاق العديد من الأفكار وبسرعة حتى تأتي الفكرة التي تصيب الهدف وتحل المشكلة، ويستغرق هذا الأسلوب فترة قصيرة ما بين نصف ساعة وساعتين تقريبا.
2 ـ أسلوب دلفي DELPHI أو الاجتماع عن بعد، ويأتي اسم هذه الطريقة من معبد دلفي اليوناني الذي كان يؤمه الناس استجلابا للمعلومات عن المستقبل.
وتعتمد هذه الطريقة على تحديد البدائل ومناقشتها غيابيا في اجتماع أعضاءه غير موجودين وجها لوجه، وتمر هذه الطريقة بالخطوات التالية :
1) تحديد المشكلة.
2) تحديد أعضاء الاجتماع من الخبراء وذوي الرأي.
3) تصميم قائمة أسئلة تحتوي على تساؤلات عن بدائل الحل.
4) إرسال التقرير المختصر للخبراء مرة ثانية طالبين رد فعلهم بالنسبة لتوقعاتهم.
5) تعاد الخطوة الرابعة مرة أخرى، وأيضا الخطوة الخامسة.
6) يتم تجميع الآراء النهائية ووضعها في شكل تقرير نهائي عن أسلوب حل المشكلة بالتفصيل.
ويلاحظ أن طريقة دلفي تحتاج إلى وقت طويل انتظارا لردود الخبراء وكتابة التقارير . وعلى هذا تناسب هذه الطريقة المشاكل المعقدة التي تتحمل الانتظار مثل التخطيط الاستراتيجي طويل الآجل، والتنبؤ طويل الآجل بالتغيرات في بيئة العمل الخارجية.
3 ـ أسلوب الجماعة الصورية NOMINAL GROUP وتسمى كذلك لأن تكوينها اسمي فقط أو على الورق، حيث لا يوجد نقاش فعلي وشفوي بين أفراد الجماعة، بل يتم على الورق. وهذا الأسلوب هو خليط ما بين الذهني ودلفي.
وتمر هذه الطريقة بالخطوات التالية :
1- تحديد المشكلة.
2- بدائل الحل: يقوم كل فرد بوضع أفكار عن بدائل الحل على ورقة أمامه.
3- يتم تجميع الحلول بواسطة القائد وكتابتها واحدة تلو الأخرى.
4- المناقشة : يدير القائد المناقشة والتحليل على أن يشجع كل الأفراد للاشتراك.
5- الاقتراع : يقوم كل فرد بالتصويت على هذه البدائل واضعا إياهم في ترتيب.
6- القرار النهائي : يقوم القائد بتجميع الرتب لأفراد الجماعة وباستخدام الجمع كعملية حسابية يمكن التعرف على نتيجة كل البدائل، والبديل الذي يأخذ أقل مجموع هو أحسن بديل.
وإمعانا في صورية أو اسمية هذه الطريقة قد تلغى الخطوة الرابعة وبالتالي لا يكون هناك مناقشة وجها لوجه أعضاء الجماعة، ويلاحظ أن طريقة الجماعة الصورية تأخذ وقتا أقل من سابقتها كما أنها تحاول أن تصل إلى إجماع عن طريق الاقتراع، هذا بالإضافة إلى استخدامها لأسلوب أقرب إلى الأسلوب الكمي.
اتخاذ القرارات بالإجماع : يؤدي السعي إلى الإجماع في اتخاذ القرارات إلى الاستخدام الأمثل للطاقات المتاحة كما يسمح بحل المنازعات بطريقة مبدعة.
■ فيما يلي بعض الإرشادات التي تستخدم لتحقيق الإجماع :
1- تجنب الجدال دفاعا عن موقفك.
2- لا تفترض أنه لا بد من فوز الأطراف وهزيمة الطرف الآخر إذا وصلت المناقشة إلى نقطة جمود.
3- لا تغير من فكرك لمجرد تجنب الاختلاف والتوصل إلى اتفاق ووفاق.
4- تجنب أساليب فض المنازعات مثل صوت الأغلبية والمتوسطات والقرعة أو المساومة إذا وافق عضو معارض على القرار لا تشعر أنه من الواجب مكافأته على ذلك بتركه يربح في جولة قادمة.
5- الاختلاف في الآراء شيء طبيعي ومتوقع.
■ فريق العمل الجماعي يتميز بالإنتاجية العالية والروح المعنوية المرتفعة والجودة في الأداء والشعور بالراحة في درجة عالية من الولاء للجماعة.
■ ومن أهم ما يتصف به هؤلاء في أدائهم :
1- تبادل المعلومات.
2- الدفاع عن أعضاء الجماعة.
3- الاتجاهات الإيجابية نحو المؤسسة والإدارة والعمل.
4- التمتع بدافعية عالية للأداء الجيد.
5- ممارسة الرقابة والتوجيه الذاتي.
■ المجالات التي يجب التركيز عليها في العمل الجماعي هي :
● تقديم الدعم : يشتمل هذا المجال على :
1- المحافظة على إحساس كل فرد في الجماعة.
2- التشجيع والاعتراف بالأداء الجيد.
● تسهيل التفاعل بين الأفراد : يشمل هذا المجال على :
1- المحافظة على العلاقات الشخصية بين أفراد الجماعة.
2- رعاية تشجيع الأنشطة الاجتماعية.
3- عقد الاجتماعات.
4- توفير الفرصة لأفراد الجماعة للالتقاء.
● تأكيد الأهداف :
1- إيجاد درجة عالية من الوعي والالتزام بهذا الهدف.
2- التوضيح المستمر للأهداف.
3- الحصول على الموافقة على أهداف الجماعة.
4- اشتراك أفراد الجماعة في هذه الأهداف.
● تسهيل إنجاز المهام : يشتمل هذا المجال على :
1- إيجاد وسائل عمل فعالة وأدوات وجداول عمل لازمة لتحقيق أهداف الجماعة.
2- إعطاء الوقت الكافي والأدوات اللازمة لحل المشكلات التي تواجه جماعة العمل في تعاملها مع غيرها من الجماعات.
● التأثير على أعضاء الجماعة : كلما زاد الانتماء والولاء للجماعة كلما زادت واقعية الأفراد إلى :
1- قبول أهداف وقرارات الجماعة.
2- السعي للتأثير على هذه الأهداف والقرارات على طريق المشاركة النشطة.
3- الاتصال المفتوح والكامل مع أعضاء الجماعة.
4- الترحيب بالاتصال والتأثير من أعضاء الجماعة الآخرين.
5- السعي إلى الحصول على العون والتقدير من أعضاء الجماعة الآخرين.
■ اتخاذ القرارات في الجماعة :
هناك أربعة أسباب وجيهة لاشتراك الآخرين في اتخاذ القرارات. إذا لم يتوفر أي من هذه الأسباب عندئذ اتخذ القرار بنفسك.
1ـ المعلومات : قد لا تملك كل المعلومات اللازمة لاتخاذ قرار جيد.
2ـ الالتزام : من الضروري الحصول على التزام الآخرين.
3ـ الإبداع : يتمكن الفريق في مثل هذه الحالات من الإتيان ببدائل أكثر مما يستطيعه الفرد الواحد.
4ـ التنمية : تسنح الفرصة في بعض الأحيان لاشتراك الآخرين بهدف تعليمهم وتنميتهم.
5ـ المشاركة في القرار : ينتج عادة عن السماح للموظفين بالمشاركة الفعلية في اتخاذ القرار أعلى مستوى من الشعور بالالتزام لدى هؤلاء المشاركين.
6ـ التنازل عن القرار للآخرين : أفضل اختيار في بعض الأحيان أن تحيل الأمر للغير لاتخاذ القرار.
7ـ الأساليب الفنية في اتخاذ القرارات الجماعية : تتعدد الأساليب الفنية في اتخاذ القرارات الجماعية تصل أكثر من ثلاثين طريقة.
■ وسنذكر في هذا القسم أهم ثلاثة طرق وأكثرهم قوة وشيوعا في الاستخدام :
1 ـ العصف الذهني BRAINSTORMING وهذه الطريقة هي هجوم خاطف وسريع على مشكلة معينة، ويقوم المشتركون في العصف الذهني بإطلاق العديد من الأفكار وبسرعة حتى تأتي الفكرة التي تصيب الهدف وتحل المشكلة، ويستغرق هذا الأسلوب فترة قصيرة ما بين نصف ساعة وساعتين تقريبا.
2 ـ أسلوب دلفي DELPHI أو الاجتماع عن بعد، ويأتي اسم هذه الطريقة من معبد دلفي اليوناني الذي كان يؤمه الناس استجلابا للمعلومات عن المستقبل.
وتعتمد هذه الطريقة على تحديد البدائل ومناقشتها غيابيا في اجتماع أعضاءه غير موجودين وجها لوجه، وتمر هذه الطريقة بالخطوات التالية :
1) تحديد المشكلة.
2) تحديد أعضاء الاجتماع من الخبراء وذوي الرأي.
3) تصميم قائمة أسئلة تحتوي على تساؤلات عن بدائل الحل.
4) إرسال التقرير المختصر للخبراء مرة ثانية طالبين رد فعلهم بالنسبة لتوقعاتهم.
5) تعاد الخطوة الرابعة مرة أخرى، وأيضا الخطوة الخامسة.
6) يتم تجميع الآراء النهائية ووضعها في شكل تقرير نهائي عن أسلوب حل المشكلة بالتفصيل.
ويلاحظ أن طريقة دلفي تحتاج إلى وقت طويل انتظارا لردود الخبراء وكتابة التقارير . وعلى هذا تناسب هذه الطريقة المشاكل المعقدة التي تتحمل الانتظار مثل التخطيط الاستراتيجي طويل الآجل، والتنبؤ طويل الآجل بالتغيرات في بيئة العمل الخارجية.
3 ـ أسلوب الجماعة الصورية NOMINAL GROUP وتسمى كذلك لأن تكوينها اسمي فقط أو على الورق، حيث لا يوجد نقاش فعلي وشفوي بين أفراد الجماعة، بل يتم على الورق. وهذا الأسلوب هو خليط ما بين الذهني ودلفي.
وتمر هذه الطريقة بالخطوات التالية :
1- تحديد المشكلة.
2- بدائل الحل: يقوم كل فرد بوضع أفكار عن بدائل الحل على ورقة أمامه.
3- يتم تجميع الحلول بواسطة القائد وكتابتها واحدة تلو الأخرى.
4- المناقشة : يدير القائد المناقشة والتحليل على أن يشجع كل الأفراد للاشتراك.
5- الاقتراع : يقوم كل فرد بالتصويت على هذه البدائل واضعا إياهم في ترتيب.
6- القرار النهائي : يقوم القائد بتجميع الرتب لأفراد الجماعة وباستخدام الجمع كعملية حسابية يمكن التعرف على نتيجة كل البدائل، والبديل الذي يأخذ أقل مجموع هو أحسن بديل.
وإمعانا في صورية أو اسمية هذه الطريقة قد تلغى الخطوة الرابعة وبالتالي لا يكون هناك مناقشة وجها لوجه أعضاء الجماعة، ويلاحظ أن طريقة الجماعة الصورية تأخذ وقتا أقل من سابقتها كما أنها تحاول أن تصل إلى إجماع عن طريق الاقتراع، هذا بالإضافة إلى استخدامها لأسلوب أقرب إلى الأسلوب الكمي.
اتخاذ القرارات بالإجماع : يؤدي السعي إلى الإجماع في اتخاذ القرارات إلى الاستخدام الأمثل للطاقات المتاحة كما يسمح بحل المنازعات بطريقة مبدعة.
■ فيما يلي بعض الإرشادات التي تستخدم لتحقيق الإجماع :
1- تجنب الجدال دفاعا عن موقفك.
2- لا تفترض أنه لا بد من فوز الأطراف وهزيمة الطرف الآخر إذا وصلت المناقشة إلى نقطة جمود.
3- لا تغير من فكرك لمجرد تجنب الاختلاف والتوصل إلى اتفاق ووفاق.
4- تجنب أساليب فض المنازعات مثل صوت الأغلبية والمتوسطات والقرعة أو المساومة إذا وافق عضو معارض على القرار لا تشعر أنه من الواجب مكافأته على ذلك بتركه يربح في جولة قادمة.
5- الاختلاف في الآراء شيء طبيعي ومتوقع.