مهارات الأداء للإدارة الفعالة
بسم الله الرحمن الرحيم
اسمُ الكاتب : د. سعيّد علي الغامدي.
إجمالي القراءات : ﴿11205﴾.
عدد المشــاركات : ﴿38﴾.
◄ مهارات الأداء للإدارة الفعالة.
■ تعرف إدارة الأداء على أنها الجهود الهادفة من قبل الإدارات المختلفة لتخطيط وتنظيم وتوجيه الأداء الفردي والجماعي ووضع معايير واعتبارات ومقاييس واضحة ومقبولة كهدف يسعى الجميع لقبولها، ومن هذه المعايير والاعتبارات إن أي إدارة تسعى لتحقيق أهداف معينة.
من اجل تحقيق هذه الأهداف يجب تأدية أنشطة وبذل جهود للوصول إلى نتائج متميزة.
إن هذا الأداء قد يكون إنسانيا صرفا أو مشتركا بين الإنسان والآلة أو بين الإنسان والمادة.
إن الأداء البشري هو الأساس في توجيه سلوك الآلة أو المادة.
من الضروري القيام بعملية تخطيط الأداء وتنظيمه ومتابعته وتقييمه لاستمرار السيطرة عليه في الاتجاهات المختلفة للأهداف.
هناك دائما متغيرات وعوامل تؤدي إلى انحراف الأداء وتطويره وتحسينه وترشيده بما يحقق الأهداف الموضوعة.
يجب إيجاد آلية إدارية لتوجيه الأداء وتطويره وتحسينه وترشيده بما يحقق الأهداف الموضوعة.
قد يحدث تداخل بين الأداء والجهد فالجهد يشير إلى الطاقة المبذولة.
الأداء يقاس على أساس النتائج التي حققها الفرد.
قد يبذل المدير جهدا كبيرا في الاستعداد للعمل والإنتاج ولكنه قد يحصل على درجات منخفضة في ذلك وفي مثل هذه الحالة يكون الجهد المبذول عاليا والأداء منخفضا ويمكن أن يقال هنا بعدم جدوى وفاعلية برامج تنمية الأداء.
■ أهداف إدارة الأداء :
1- وضع نظام معلومات عن أداء الموارد البشرية وما يطرأ عليها من تغيرات.
2- إعطاء الفرصة لتبادل المعلومات والآراء والخبرات بين هذه الموارد وقيادتها.
3- تسهيل عملية قيام المشرفين بتوجيه وإرشاد الموارد البشرية.
4- التقويم المستمر للأداء الخاطئ قبل أن يتحول إلى جزء من السلوك الدائم للموارد البشرية.
5- التركيز على تصحيح الأداء والقضاء على مفهوم تقييم الأداء لمجرد الثواب والعقاب فقط.
6- توفير المناخ المناسب للتفاوض حول المشكلات.
7- تسهيل عملية اختيار القيادات وتفويض المساعدين.
■ أهداف تقييم الأداء :
1- القيام بعمليات تخطيط الموارد البشرية في الشكل الصحيح في المنظمات.
2- تقويم سياسة الاختيار والانتقاء.
3- تقويم سياسة النقل والتعيين والترقية الإدارية.
4- تقويم سياسة التدريب والتطوير.
5- تقويم سياسة الحوافز والأجور.
6- تخطيط سياسات وبرامج الترقية والتدرج والمسار الوظيفي.
7- كشف نقاط الضعف والقصور في مهارات الاتصال.
8- مساعدة الموارد البشرية في التعرف على نقاط الضعف ومجالات التقدم في أدائها.
■ عناصر إدارة الأداء :
تخطيط الأداء ويتضمن :
1- تحديد الأهداف.
2- تحليل الأداء الحالي.
3- تحديد الأداء المطلوب.
4- تحليل المعايير.
● تنظيم الأداء ويتضمن :
1- المسؤوليات والمهام.
2- قنوات الاتصال.
3- اللوائح والقوانين.
● توجيه الأداء ويتضمن :
1- تبسيط الإجراءات.
2- الإرشاد.
3- التغذية الراجعة.
4- تصحيح الأخطاء.
5- ملاحظة التقدم.
■ معايير الأداء :
يتم وضع معايير أداء دقيقة واضحة من خلال عدة طرق أهمها :
1- استخدام تقنية العصف الذهني والتفكير الإبداعي.
2- ترتيب الأولويات حسب أهميتها ودرجة صعوبتها وضع أولويات ضمن الأولويات.
3- استخدام عناصر الجودة والكمية والوقت والعملية في صياغة المهام وتحديد طرق قياس التنفيذ فيها.
4- مراجعة معايير الأداء السابقة المستخدمة والعمل على تقييم مدى فائدتها في قياس أداء العمل.
5- مناقشة المعايير مع المديرين.
ويشير معيار الأداء إلى بيان مختصر يصف النتيجة النهائية التي يتوقع أن يصل إليها المدير الذي يؤدي عمله المطلوب.
وتمثل معايير الأداء الدستور أو القانون الداخلي المتفق عليه بين المدير والموظف حين توضح الكيفية التي يتمكنوا من خلالها من الوصول إلى أفضل أداء والتعرف في نفس الوقت على الأغراض أو القصور في الأداء المطلوب فور حدوثه.
■ تحليل الأداء :
إن أسلوب تحليل الأداء يقوم على تحليل أسباب سوء الأداء قبل وصف الحلول ويوجد أسلوبان لهذا الأمر هما :
1- أسلوب العلاج التشخيصي.
2- أسلوب العلاج السريع.
■ وحتى يستطيع المدير القيام بالتحليل الناجح للأداء يجب أن يتوفر بالمدير عدة شروط أهمها :
1- أن يكون المدير ذا كفاءة عالية في العملية التي يؤديها الفريق.
2- أن يمتلك مهارات التعامل مع الأفراد لبناء الثقة معهم.
3- خلق الثقة والمصداقية لمواجهة البحث عن الحل الأفضل.
4- القدرات التنظيمية.
5- القدرة على الإبداع والابتكار لوضع حلول مناسبة.
6- الشجاعة المناسبة.
7- القدرة على تبصر الأشياء.
■ خطوات تحسين الأداء :
1- تحديد المشكلة.
2- معرفة حدود المشكلة وارتباطاتها.
3- تحديد آثار المشكلة.
4- تحديد الهدف.
5- قياس مدى أثر المشكلة على الأداء الحالي.
6- معرفة أسباب حدوث المشكلة واقتراح الحلول الممكنة.
7- إعداد خطة عمل حل المشكلة وتحسين الأداء.
■ تقييم الأداء :
يصمم تقييم أداء المديرين وفق مجموعة عوامل أهمها :
1- المبادأة.
2- الإلمام بتفاصيل العمل وإجراءاته.
3- التيقظ للتكاليف.
4- الصحة والحكم الشخصي.
5- إمكانية التقدم.
6- القدرة على التعامل مع الآخرين.
7- ربحية العمل الذي يديره المدير.
8- معدل دوران المنتج.
9- خدمة المستفيدين.
10- تحسين طرائق العمل.
11- تخفيض التكاليف.
12- تحسين الوضع الإنتاجي.
13- تقليل معدل الوقت الضائع.
14- صورة المدير بين أقرانه.
15- سمعة الإدارة في المحيط.
■ مقارنة النتائج المحققة مع النتائج المتوقعة عند إعداد الخطة من حيث :
1- النتائج.
2- التكاليف.
3- الإمكانات البشرية المادية.
4- التأثير.
5- عدد المؤهلين للإدارة.
■ تعرف إدارة الأداء على أنها الجهود الهادفة من قبل الإدارات المختلفة لتخطيط وتنظيم وتوجيه الأداء الفردي والجماعي ووضع معايير واعتبارات ومقاييس واضحة ومقبولة كهدف يسعى الجميع لقبولها، ومن هذه المعايير والاعتبارات إن أي إدارة تسعى لتحقيق أهداف معينة.
من اجل تحقيق هذه الأهداف يجب تأدية أنشطة وبذل جهود للوصول إلى نتائج متميزة.
إن هذا الأداء قد يكون إنسانيا صرفا أو مشتركا بين الإنسان والآلة أو بين الإنسان والمادة.
إن الأداء البشري هو الأساس في توجيه سلوك الآلة أو المادة.
من الضروري القيام بعملية تخطيط الأداء وتنظيمه ومتابعته وتقييمه لاستمرار السيطرة عليه في الاتجاهات المختلفة للأهداف.
هناك دائما متغيرات وعوامل تؤدي إلى انحراف الأداء وتطويره وتحسينه وترشيده بما يحقق الأهداف الموضوعة.
يجب إيجاد آلية إدارية لتوجيه الأداء وتطويره وتحسينه وترشيده بما يحقق الأهداف الموضوعة.
قد يحدث تداخل بين الأداء والجهد فالجهد يشير إلى الطاقة المبذولة.
الأداء يقاس على أساس النتائج التي حققها الفرد.
قد يبذل المدير جهدا كبيرا في الاستعداد للعمل والإنتاج ولكنه قد يحصل على درجات منخفضة في ذلك وفي مثل هذه الحالة يكون الجهد المبذول عاليا والأداء منخفضا ويمكن أن يقال هنا بعدم جدوى وفاعلية برامج تنمية الأداء.
■ أهداف إدارة الأداء :
1- وضع نظام معلومات عن أداء الموارد البشرية وما يطرأ عليها من تغيرات.
2- إعطاء الفرصة لتبادل المعلومات والآراء والخبرات بين هذه الموارد وقيادتها.
3- تسهيل عملية قيام المشرفين بتوجيه وإرشاد الموارد البشرية.
4- التقويم المستمر للأداء الخاطئ قبل أن يتحول إلى جزء من السلوك الدائم للموارد البشرية.
5- التركيز على تصحيح الأداء والقضاء على مفهوم تقييم الأداء لمجرد الثواب والعقاب فقط.
6- توفير المناخ المناسب للتفاوض حول المشكلات.
7- تسهيل عملية اختيار القيادات وتفويض المساعدين.
■ أهداف تقييم الأداء :
1- القيام بعمليات تخطيط الموارد البشرية في الشكل الصحيح في المنظمات.
2- تقويم سياسة الاختيار والانتقاء.
3- تقويم سياسة النقل والتعيين والترقية الإدارية.
4- تقويم سياسة التدريب والتطوير.
5- تقويم سياسة الحوافز والأجور.
6- تخطيط سياسات وبرامج الترقية والتدرج والمسار الوظيفي.
7- كشف نقاط الضعف والقصور في مهارات الاتصال.
8- مساعدة الموارد البشرية في التعرف على نقاط الضعف ومجالات التقدم في أدائها.
■ عناصر إدارة الأداء :
تخطيط الأداء ويتضمن :
1- تحديد الأهداف.
2- تحليل الأداء الحالي.
3- تحديد الأداء المطلوب.
4- تحليل المعايير.
● تنظيم الأداء ويتضمن :
1- المسؤوليات والمهام.
2- قنوات الاتصال.
3- اللوائح والقوانين.
● توجيه الأداء ويتضمن :
1- تبسيط الإجراءات.
2- الإرشاد.
3- التغذية الراجعة.
4- تصحيح الأخطاء.
5- ملاحظة التقدم.
■ معايير الأداء :
يتم وضع معايير أداء دقيقة واضحة من خلال عدة طرق أهمها :
1- استخدام تقنية العصف الذهني والتفكير الإبداعي.
2- ترتيب الأولويات حسب أهميتها ودرجة صعوبتها وضع أولويات ضمن الأولويات.
3- استخدام عناصر الجودة والكمية والوقت والعملية في صياغة المهام وتحديد طرق قياس التنفيذ فيها.
4- مراجعة معايير الأداء السابقة المستخدمة والعمل على تقييم مدى فائدتها في قياس أداء العمل.
5- مناقشة المعايير مع المديرين.
ويشير معيار الأداء إلى بيان مختصر يصف النتيجة النهائية التي يتوقع أن يصل إليها المدير الذي يؤدي عمله المطلوب.
وتمثل معايير الأداء الدستور أو القانون الداخلي المتفق عليه بين المدير والموظف حين توضح الكيفية التي يتمكنوا من خلالها من الوصول إلى أفضل أداء والتعرف في نفس الوقت على الأغراض أو القصور في الأداء المطلوب فور حدوثه.
■ تحليل الأداء :
إن أسلوب تحليل الأداء يقوم على تحليل أسباب سوء الأداء قبل وصف الحلول ويوجد أسلوبان لهذا الأمر هما :
1- أسلوب العلاج التشخيصي.
2- أسلوب العلاج السريع.
■ وحتى يستطيع المدير القيام بالتحليل الناجح للأداء يجب أن يتوفر بالمدير عدة شروط أهمها :
1- أن يكون المدير ذا كفاءة عالية في العملية التي يؤديها الفريق.
2- أن يمتلك مهارات التعامل مع الأفراد لبناء الثقة معهم.
3- خلق الثقة والمصداقية لمواجهة البحث عن الحل الأفضل.
4- القدرات التنظيمية.
5- القدرة على الإبداع والابتكار لوضع حلول مناسبة.
6- الشجاعة المناسبة.
7- القدرة على تبصر الأشياء.
■ خطوات تحسين الأداء :
1- تحديد المشكلة.
2- معرفة حدود المشكلة وارتباطاتها.
3- تحديد آثار المشكلة.
4- تحديد الهدف.
5- قياس مدى أثر المشكلة على الأداء الحالي.
6- معرفة أسباب حدوث المشكلة واقتراح الحلول الممكنة.
7- إعداد خطة عمل حل المشكلة وتحسين الأداء.
■ تقييم الأداء :
يصمم تقييم أداء المديرين وفق مجموعة عوامل أهمها :
1- المبادأة.
2- الإلمام بتفاصيل العمل وإجراءاته.
3- التيقظ للتكاليف.
4- الصحة والحكم الشخصي.
5- إمكانية التقدم.
6- القدرة على التعامل مع الآخرين.
7- ربحية العمل الذي يديره المدير.
8- معدل دوران المنتج.
9- خدمة المستفيدين.
10- تحسين طرائق العمل.
11- تخفيض التكاليف.
12- تحسين الوضع الإنتاجي.
13- تقليل معدل الوقت الضائع.
14- صورة المدير بين أقرانه.
15- سمعة الإدارة في المحيط.
■ مقارنة النتائج المحققة مع النتائج المتوقعة عند إعداد الخطة من حيث :
1- النتائج.
2- التكاليف.
3- الإمكانات البشرية المادية.
4- التأثير.
5- عدد المؤهلين للإدارة.