في المواد اللغوية : كتابة الرسالة الإدارية (المعروض)

في المواد اللغوية : كتابة الرسالة الإدارية (المعروض).
◗كتابة الرسالة الإدارية (المعروض).
المقصود بالرسالة الإدارية هي : كل رسالة ترسل إلى مسؤول أو مسؤولين في إدارة حكومية أو مؤسسة تجارية أو صناعية .. الخ.
والرسالة الإدارية تمثل لوناً آخر من ألوان الكتابة، كما نلحظ أن هناك من يعجز عن كتابة مثل هذه الرسالة، فنراه يلجأ إلى طلب المساعدة من الآخرين.
وتجدر الإشارة هنا إلى أهمية الرسالة الإدارية، حيث يتوقف على شكلها ومضمونها جانب من القرارات التي تمس حياتنا، وينبغي أن نتعرف على أصول كتابتها.

تمثل الرسالة الإدارية الاتصال الأول بين المُرسِل والمُرسَل إليه، وتعطي القارئ الانطباع الأول القوي والمباشر عن شخصية الكاتب، في هيئته ومظهره وطريقة تفكيره وعرضه للأمور. لذلك لا يقتصر الاهتمام على مضمون الرسالة فحسب، بل تجب العناية بالشكل الخارجي أيضاً، ولكن الشكل الخارجي للرسالة لا يكفي لنجاحها وتحقيقها للهدف منها، بل تجب العناية بمضمونها فنعرف ماذا نكتب وكيف نعرض ما نريد ؟

● ونبدأ بالتعرف على إطار الرسالة وتكاد تجمع الرسائل - أيّا كانت طبيعتها أو الهدف منها - على اتباع إطار واحد ينظم مضمونها. وهذا الإطار يتكون من أجزاء رئيسة، ولا تكون الرسالة مكتملة الإطار إلاّ إذا اشتملت عليها جميعاً، وهي : الابتداء، والمرسل إليه، والمرسل، والتاريخ، والتحية، وموضوع الرسالة، والتحية الختامية، ثم التوقيع ولكل من هذه الأجزاء مكانه في إطار الرسالة وطريقة وضعه :
1- الابتداء : تبدأ الرسالة باسم الله، تكتب البسملة كاملة واضحة في أعلى الصفحة وفي وسطها بشكل متناسق.
2- التاريخ : ويكتب على الزاوية اليمنى في أول الصفحة. أما إذا كانت الرسالة مكتوبة على ورقة رسمية لمصلحة أو مؤسسة فإنه يكتب في مكانه من أعلى الصفحة.
3- المرسل إليه، ولقبه، وعنوانه : ويكتب في بداية السطر بعد ترك مسافة معقولة من أعلى الصفحة. فنبدأ بصيغة الخطاب المناسبة حسب التقاليد المرعية في كل بلد عربي (معالي ـ سعادة ـ المكرم).
وهنا ينبغي مراعاة صيغة الخطاب المناسبة للمرسل إليه، وعدم مخاطبته بأقل منها أو أكثر، فكلا الأمرين يسيء إلى المرسل إليه. فإذا كانت الرسالة موجهة إلى وكيل وزارة مثلاً، فيذكر بالشكل الآتي :
سعادة وكيل وزارة التعليم العالي للشؤون الثقافية .. الرياض.
وليس هناك مجال لأساليب التبجيل أو التفخيم غير المتعارف عليها منها، بل نحافظ على مقومات الناس الأدبية والعلمية دون نقصان، حتى لا يعتبر إساءة للأدب ودون زيادة حتى لا يعتبر نفاقاً وتزلفاً. ونذكر بعد مسمى وظيفته، تخصص إدارته في المصلحة الحكومية أو المؤسسة التجارية أو الصناعية، ثم تذكر البلدة التي هي مقر عمله كما رأينا في المثال السابق.
4- التحية الافتتاحية : تكتب على السطر التالي مباشرة. وقد درج الكثيرون على بدء رسائلهم بهذه التحية (تحية طيبة وبعد) ولكنَّا لا نجد أفضل من تحية الإسلام، أيّا كان المرسل إليه فيكتب على السطر التالي : سلام الله عليكم ورحمته وبركاته، تتلوها فاصلة، ثم كلمة (وبعد) أي : بعد تقديم التحية الواجبة، تتلوها نقطتان.
5- موضوع الرسالة : ويبدأ من أول السطر التالي للتحية بترك فراغ أبيض من أول السطر. ويختلف الموضوع طولاً وقصراً تبعاً للهدف من الرسالة.
6- التحية الختامية : وتأتي في نهاية الرسالة بعد الانتهاء من عرض الموضوع، وتكتب على السطر التالي، ويحسن أن تكون موجزة معبرة مثل : "وتقبلوا وافر الشكر والاحترام" تتلوها نقطة.
7- التوقيع : ويأتي توقيع المرسل في الجهة اليسرى من الخطاب على السطر التالي للتحية، فيوقع المرسل بإمضائه على السطر الأول ثم يكتب اسمه كاملاً بشكل واضح تحت الإمضاء.
8- عنوان المرسل : إذا كانت الرسالة مكتوبة على ورقة رسمية فلا حاجة إلى ذكر عنوان المرسل مرة أخرى أما إذا كانت مكتوبة على ورقة بيضاء غير رسمية فيكتب عنوان المرسل على الجهة اليمنى مقابلاً للتوقيع.
وبهذا تكون الرسالة مقبولة الشكل وافية الإطار في صورة منسقة ومنطقية.

ومن الجوانب المهمة لغة الرسالة ولهجتها ؛ ينبغي أن تكون الرسالة مكتوبة بلغة عربية سليمة إملاءً ونحواً ولغةً وأسلوباً، وأن تكون اللغة مباشرة طبيعية غير متكلفة، سهلة غير معقدة. أما لهجة الرسالة فتعني الانطباع الذي تحدثه لغة الرسالة على قارئها كأن تكون لهجة الرسالة ودية، أو باردة، أو محافظة .. الخ.

● وإليكم نموذج رسالة "طلب وظيفة" للتوضيح والتمثيل :

13/ 9 / 1417
22 / 1 / 1997
سعادة مدير عام شؤون الموظفين
الإدارة العامة للإذاعة والتلفزيون - الرياض
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد :
(مدخل إلى الموضوع وتحديد للهدف من الرسالة)
فلقد قرأت إعلانكم بصحيفة "الرياض" بتاريخ 2 / 9 / 1417هـ عن وظيفة (مسؤول علاقات عامة) في إدارة الإذاعة والتلفزيون، ولما كنت متطلعاً إلى العمل في مؤسسة ناجحة ومزدهرة، وأشعر بأن ما حصلته في دراستي، وما اكتسبته من خبرة علمية يمكن أن يؤهلني لهذه الوظيفة؛ فإني أتقدم بطلبي هذا للعمل معكم في الوظيفة المعلن عنها.
(ثم يذكر المؤهلات العلمية) وأنا حصلت على البكالوريوس من قسم الإعلام بكلية الآداب جامعة الملك سعود في شعبان 1417 هـ. وكان التقدير العام "جيد" وقد بلغت ساعات الدراسة التي أتممتها 120 ساعة (مائة وعشرين) كان معظمها في دراسة العلاقات العامة من جوانبها المتعددة مثل أسس العلاقات العامة، والعلاقات العامة في المؤسسات الحكومية، والعلاقات العامة في المؤسسات الخاصة، والعلاقات العامة في الشركات الكبرى، وتصميم برامج العلاقات العامة، هذا بالإضافة إلى قراءتي مواد تتعلق بميدان العلاقات العامة من ناحية، وتزيد من ثقافة الإنسان من ناحية أخرى. فقرأت الإعلام الدولي، وتنظيم المعلومات، وبعض القوانين الإعلامية. إذ لم تمنعني الدراسة من الاطلاع الحر على أهم ما كتب من مؤلفات عن العلاقات العامة مما كان له أثر كبير على دراستي وتعلقي بهذا الميدان.
(ثم يذكر الخبرة العلمية) وفي أثناء السنوات الثلاث الماضية كنت أستغل وقت العطلة الصيفية في العمل والتدريب. فعملت في إدارة العلاقات العامة بمؤسسة "اليمامة الصحفية" بالرياض، كما كنت أساعد أحد أقربائي في مؤسسته في مجال العلاقات العامة. ولقد أفادتني هذه التجارب، رغم قصرها، في الانتقال من الدراسة النظرية إلى مجال التطبيق العملي.
(ثم يطلب مقابلة أو رد) لذا، أكون شاكراً لو نظرتم في طلبي هذا بعين الاعتبار، وإني على استعداد للحضور إلى مقابلة شخصية، وتقديم الأوراق والمعلومات التي تطلبونها.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، والله يحفظكم.

قسم الإعلام ــ كلية الآداب جامعة الملك سعود ــ الرياض.
■ كتاب : التحرير العربي ـ د. عثمان الفريح - د. أحمد شوقي رضوان ـ الطبعة (6).