◄ مراحل تطبيق ستة سيجما : (سيجما ستة ـ سيجما 6).
يمر تطبيق سجما 6 بخمسة خطوات متسلسلة هي : التعريف والقياس والتحليل والتحسين والمراقبة وهي بالإنجليزية Define ,Measure ,Analyze ,Improve , and Control مختصرة بـ DMAIC وهي تتم كما يلي باختصار :
1- التعريف Define : حيث يتم هنا التعرف على المشكلة، ويتضمن هذا التعريف تحديد العيوب والأخطاء والتعبير عنها بأسلوب كمي دقيق، وينبغي هنا التركيز على الأخطاء والعيوب من وجهة نظر العميل، وفي هذه الخطوة يتم اختيار فريق العمل.
2- عملية القياس Measure : في هذه الخطوة يتم التعرف على المقاييس الجوهرية للكفاءة والفاعلية، وجمع البيانات، مع التركيز على الحقائق والأرقام التي تسهم في التعرف على أسباب المشكلة.
3- التحليل Analyze : من خلال هذه الخطوة يستطيع (فريق العمل) تحديد أسباب المشكلة التي تحتاج للتطوير. وذلك عن طريق تحليل البيانات التي جمعت في الخطوة السابقة.
4- التحسين Improve : يتم تحديد مجموعة الأنشطة التي تسهم في تحسين الأداء في هذه الخطوة، وينبغي ههنا التأكيد على استخدام (الأدوات الإحصائية والعلمية) بشكل صحيح.
5- المراقبة Control : في هذه الخطوة تحدد الأنشطة التي تسهم في مراقبة الأداء للتأكد من أن التحسين سيستمر، ومن أهم أهداف هذه الخطوة التأكد من عدم العودة للعادات والممارسات القديمة.
■ وتنطوي هذه الخطوات على مهام حيوية تعتمد كل منها على الأخرى، ويمكن إيجاز هذه المهام فيما يلي :
1- تحديد واختيار المشروع : تقوم الإدارة بمراجعة قائمة من مشروعات سجما 6 الممكنة، وتختار المشروع المهم والقابل للتنفيذ حسب الإمكانيات المتاحة، وسهولة التعامل معها، ولا بد أن يكون لذلك المشروع فائدة حقيقية تعود بالنفع على الشركة والعملاء معاً، وأن يحقق تنفيذه جدوى اقتصادية (تقليل تكلفة، زيادة إيرادات، .. الخ).
2- تكوين الفريق : عادة يتم اختيار أعضاء الفريق على أساس خبرتهم التقنية في المشروع، وبمجرد الانطلاق يكون العمل الفعلي على عاتق مجموعة من رواد الفريق وأعضائه ومعاونيه، الذين لديهم الخبرات الجيدة والأفق الواسع والحماس الدافع، والذين يتم اختيارهم عموماً من خلفيات علمية وعملية متنوعة ومستويات وظيفية متعددة.
3- وضع الميثاق : وهو عبارة عن وثيقة هامة تمثِّل دليلاً مكتوباً للمشكلة وهو يتضمن وصفاً لحالة الشركة، وصياغة للمشكلة والفرصة والهدف، والقيود والافتراضات على المشروع، والمجال الذي ستتم دراسته، والأعضاء ودور كل منهم، ثم الخطة المبدئية التي تحدد فيها كل مرحلة من مراحل DMAIC، وأخيراً النتائج المرجوة من إنجاز المشروع.
4- تدريب الفريق : وهو من الأولويات في عملية تطبيق سجما 6، ويتركز التدريب على عملية DMAIC وأدواتها، وهذا يتطلب تدخلاً من الإدارة العليا للمنشأة، من خلال إيجاد وحدة للتعليم المستمر وتدريب العاملين.
5- بناء فريق سجما 6 : هنالك أسماء وألقاب شائعة تطلق على أفراد فرق سيجما 6، ويتكون الفريق عادة من :
أ ـ البطل أو الراعي Champion : يكون عادة مديرا تنفيذياً أو عاماً يشرف على فريق سجما6 لمشروع معين، وهو يتحمل المسؤولية النهائية عن ذلك المشروع، ولهذا فإنه يكون في المستوى القيادي الأول للمنشأة، ومن مهامه التأكد من تناسق أهداف المشروع مع الأهداف العليا للمنشأة، وأن يُعْلِم قيادة المنشأة بسير المشاريع، وأن يوفر الموارد اللازمة ومساعدة الآخرين للفريق، كما عليه أن يجري المراجعات الرئيسية، وأن يتفاوض بشأن التداخلات مع مشاريع سجما 6 الأخرى.
ب ـ الحزام الأسود الرئيس Master Black Belt : ويعمل مدرباً ومرشداً للأحزمة السوداء العاملة على مجموعة من المشاريع، وهو يعتبر خبيراً في الأدوات التحليلية لسيجما 6، وتكون لديه غالباً خلفية في الهندسة أو العلوم أو درجة متقدمة في إدارة الأعمال، وهو مسئول عن متابعة قيام الحزام الأسود وفريقه بالأعمال المنوط بهم خير قيام، ولهذا فإن الحزام الأسود الرئيس يلعب دوراً حيوياً في المحافظة على قوة دفع عملية التغيير وتقليل التكاليف وكيفية التعامل مع العملاء.
ج ـ الحزام الأسود Black Belt : يعد دور الحزام الأسود من أهم الأدوار في سجما6، فهو الشخص المتفرغ لبحث فرص التغيير الحرجة وقيادة فريقه وتوجيههم وتدريبهم لتحقيق النتائج، ويصبح تقريباً خبيراً في أدوات تقييم المشكلات وتصميم العمليات والمنتجات.
د ـ الحزام الأخضر : Green Belt هو أحد الأفراد الذين تدربوا على مهارات سجما 6، وغالباً ما يكون بمستوى الحزام الأسود، لكنه يعمل إما كعضو أو قائد فريق سجما6 غير متفرِّغ.
6- تنفيذ عملية DMAIC وتطبيق الحلول.
7- تقديم الحلول المناسبة : بعد انتهاء المشروع، يعود أعضاء الفريق لوظائفهم المعتادة أو ينتقلون إلى المشروع التالي، ولأنهم في الغالب يعملون في الأماكن التي تأثرت بحلولهم، فإن أعضاء الفريق يساعدون في إدارة العملية الجديدة أو الحل ويتأكدون من نجاحها.
■ السيكس سيجما - رؤية متقدمة في إدارة الجودة ـ تأليف : بيت باند - لاري هولب ـ ترجمة : د.أسامة أحمد مسلم.
يمر تطبيق سجما 6 بخمسة خطوات متسلسلة هي : التعريف والقياس والتحليل والتحسين والمراقبة وهي بالإنجليزية Define ,Measure ,Analyze ,Improve , and Control مختصرة بـ DMAIC وهي تتم كما يلي باختصار :
1- التعريف Define : حيث يتم هنا التعرف على المشكلة، ويتضمن هذا التعريف تحديد العيوب والأخطاء والتعبير عنها بأسلوب كمي دقيق، وينبغي هنا التركيز على الأخطاء والعيوب من وجهة نظر العميل، وفي هذه الخطوة يتم اختيار فريق العمل.
2- عملية القياس Measure : في هذه الخطوة يتم التعرف على المقاييس الجوهرية للكفاءة والفاعلية، وجمع البيانات، مع التركيز على الحقائق والأرقام التي تسهم في التعرف على أسباب المشكلة.
3- التحليل Analyze : من خلال هذه الخطوة يستطيع (فريق العمل) تحديد أسباب المشكلة التي تحتاج للتطوير. وذلك عن طريق تحليل البيانات التي جمعت في الخطوة السابقة.
4- التحسين Improve : يتم تحديد مجموعة الأنشطة التي تسهم في تحسين الأداء في هذه الخطوة، وينبغي ههنا التأكيد على استخدام (الأدوات الإحصائية والعلمية) بشكل صحيح.
5- المراقبة Control : في هذه الخطوة تحدد الأنشطة التي تسهم في مراقبة الأداء للتأكد من أن التحسين سيستمر، ومن أهم أهداف هذه الخطوة التأكد من عدم العودة للعادات والممارسات القديمة.
■ وتنطوي هذه الخطوات على مهام حيوية تعتمد كل منها على الأخرى، ويمكن إيجاز هذه المهام فيما يلي :
1- تحديد واختيار المشروع : تقوم الإدارة بمراجعة قائمة من مشروعات سجما 6 الممكنة، وتختار المشروع المهم والقابل للتنفيذ حسب الإمكانيات المتاحة، وسهولة التعامل معها، ولا بد أن يكون لذلك المشروع فائدة حقيقية تعود بالنفع على الشركة والعملاء معاً، وأن يحقق تنفيذه جدوى اقتصادية (تقليل تكلفة، زيادة إيرادات، .. الخ).
2- تكوين الفريق : عادة يتم اختيار أعضاء الفريق على أساس خبرتهم التقنية في المشروع، وبمجرد الانطلاق يكون العمل الفعلي على عاتق مجموعة من رواد الفريق وأعضائه ومعاونيه، الذين لديهم الخبرات الجيدة والأفق الواسع والحماس الدافع، والذين يتم اختيارهم عموماً من خلفيات علمية وعملية متنوعة ومستويات وظيفية متعددة.
3- وضع الميثاق : وهو عبارة عن وثيقة هامة تمثِّل دليلاً مكتوباً للمشكلة وهو يتضمن وصفاً لحالة الشركة، وصياغة للمشكلة والفرصة والهدف، والقيود والافتراضات على المشروع، والمجال الذي ستتم دراسته، والأعضاء ودور كل منهم، ثم الخطة المبدئية التي تحدد فيها كل مرحلة من مراحل DMAIC، وأخيراً النتائج المرجوة من إنجاز المشروع.
4- تدريب الفريق : وهو من الأولويات في عملية تطبيق سجما 6، ويتركز التدريب على عملية DMAIC وأدواتها، وهذا يتطلب تدخلاً من الإدارة العليا للمنشأة، من خلال إيجاد وحدة للتعليم المستمر وتدريب العاملين.
5- بناء فريق سجما 6 : هنالك أسماء وألقاب شائعة تطلق على أفراد فرق سيجما 6، ويتكون الفريق عادة من :
أ ـ البطل أو الراعي Champion : يكون عادة مديرا تنفيذياً أو عاماً يشرف على فريق سجما6 لمشروع معين، وهو يتحمل المسؤولية النهائية عن ذلك المشروع، ولهذا فإنه يكون في المستوى القيادي الأول للمنشأة، ومن مهامه التأكد من تناسق أهداف المشروع مع الأهداف العليا للمنشأة، وأن يُعْلِم قيادة المنشأة بسير المشاريع، وأن يوفر الموارد اللازمة ومساعدة الآخرين للفريق، كما عليه أن يجري المراجعات الرئيسية، وأن يتفاوض بشأن التداخلات مع مشاريع سجما 6 الأخرى.
ب ـ الحزام الأسود الرئيس Master Black Belt : ويعمل مدرباً ومرشداً للأحزمة السوداء العاملة على مجموعة من المشاريع، وهو يعتبر خبيراً في الأدوات التحليلية لسيجما 6، وتكون لديه غالباً خلفية في الهندسة أو العلوم أو درجة متقدمة في إدارة الأعمال، وهو مسئول عن متابعة قيام الحزام الأسود وفريقه بالأعمال المنوط بهم خير قيام، ولهذا فإن الحزام الأسود الرئيس يلعب دوراً حيوياً في المحافظة على قوة دفع عملية التغيير وتقليل التكاليف وكيفية التعامل مع العملاء.
ج ـ الحزام الأسود Black Belt : يعد دور الحزام الأسود من أهم الأدوار في سجما6، فهو الشخص المتفرغ لبحث فرص التغيير الحرجة وقيادة فريقه وتوجيههم وتدريبهم لتحقيق النتائج، ويصبح تقريباً خبيراً في أدوات تقييم المشكلات وتصميم العمليات والمنتجات.
د ـ الحزام الأخضر : Green Belt هو أحد الأفراد الذين تدربوا على مهارات سجما 6، وغالباً ما يكون بمستوى الحزام الأسود، لكنه يعمل إما كعضو أو قائد فريق سجما6 غير متفرِّغ.
6- تنفيذ عملية DMAIC وتطبيق الحلول.
7- تقديم الحلول المناسبة : بعد انتهاء المشروع، يعود أعضاء الفريق لوظائفهم المعتادة أو ينتقلون إلى المشروع التالي، ولأنهم في الغالب يعملون في الأماكن التي تأثرت بحلولهم، فإن أعضاء الفريق يساعدون في إدارة العملية الجديدة أو الحل ويتأكدون من نجاحها.
■ السيكس سيجما - رؤية متقدمة في إدارة الجودة ـ تأليف : بيت باند - لاري هولب ـ ترجمة : د.أسامة أحمد مسلم.
وفقك الله و زادك علما ومعرفة*