◄ مهارات العرض والتقديم.
■ إن نجاح عملية الإلقاء، العرض يتوقف على عدة عوامل يمكن إجمالها في الخطوات الثلاثة التالية :
1- التخطيط والإعداد.
2- العرض.
3- التخليص والختام.
● أولاً : التخطيط والإعداد.
(خذ وقتك بما توفر به وقتك) إن التخطيط (في هذا المقام) هو مرحلة التفكير التي تسبق تنفيذ أي عمل، وهو عملية هامة لتحديد الهدف والإطار العام للموضوع الذي سنعرضه بوضوح، والتنبؤ بالاستفسارات أو المصاعب التي ستواجه المتحدث والاستعداد لها.
● وفى مرحلة التحضير والإعداد يستعد المتحدث مادياً ونفسياً على النحو التالي :
أ- الاستعداد المادي : ويشمل :
1- التعرف على المستمعين من ناحية خلفياتهم العملية واهتماماتهم.
2- الاهتمام بالمعرفة التخصصية للموضوع ودراسته دراسة وافية.
3- تحديد عناصر الموضوع.
4- إعداد وتجهيز الأوراق والمستندات ووسائل الإيضاح اللازمة وترتيبها بحيث تكون في متناول يدك بسهولة.
5- توزيع وقت العرض على جزئيات الموضع، وإفساح الوقت الكافي للأهداف الرئيسية حتى لا تطغى عليها موضوعات جانبية.
6- تخير الوقت المناسب للعرض، وتأكد أن الأطراف الأخرى مهيئة للاستماع إليك.
ب- الاستعداد النفسى :
1- الاهتمام بالحالة الصحية (النشاط)، فإن العقل السليم في الجسم السليم، وعلى سبيل المثال : يجب على المتحدث أن ينال قسطاً وافياً من النوم ولا يتخم نفسه بكثرة الطعام ليتحاشى الاضطرابات المعدية ويؤثر ذلك على حالته النفسية.
2- الاهتمام بالمظهر العام المناسب.
3- كن واثقاً من نفسك بتحضيرك المادي الجيد وبدعوة الخالق لك بالتوفيق.
4- انـزع من ذهنك كل الأفكار السلبية (الحقد - الحسد - الغيرة) واستبدلها بالأفكار الإيجابية (الحب - افتراض الخير في نفسك وفى الآخرين).
5- تعود على الاستماع الجيد وتقبل نقد الآخرين.
6- تقدير مسئولية الكلمة التي ستلقيها أو تستخدمها، وتعرف على أثرها وأبعادها.
● ثانياً : العـرض.
1- واظب على الحضور في الميعاد أو قبله بقليل وابدأ العرض في الموعد المحدد بالضبط.
2- قدم التحية المناسبة وواجه محدثيك جميعاً والابتسامة في عينيك، وكن واعياً لوقفتك وجلستك وحركتك وطول الوقت.
3- تأكد من أن عنوان حديثك وموضوعه معلوم للمستمعين، وعليك أن تذكرهم به.
4- براعة الاستهلاك تستوجب اختيار مقدمة جذابة ومشوقة للموضوع لتهيئة آذان السامعين.
5- تحاشى أن تبدأ بالاعتذار، إلا ما كان للمجاملة فقط.
6- براعة السرد تستوجب من المتحدث أن يراعى :
• المحافظة على الوقار المناسب للوظيفة.
• أن تغلب على صوته العذوبة، ويحمل مع كلماته الود.
• أن يستخدم لغة سهلة مفهومه، وينطلق بمخارج الحروف بوضوح دون أن يتسم كلامه بالتمتمة.
• أن يبدو صوته ملخصاً طبيعياً دون افتعال أو تمثيل.
• يقوم بتقطيع الموضع إلى عبارات قصيرة دون الإخلال بالمعنى (تذكر علامات الوقف والوصل في القرآن الكريم).
• أن يغير من سرعة الإلقاء، واستخدام التنوع المتوازن في طبقات الصـوت ونغمته ودرجته وذلك لملاءمته للمواقف المتعددة، وتجنباً للملل.
7- تدرج في عرض الموضوع خطوة خطوة مع مراعاة وحدة الموضوع، محافظاً على الصلة المعنوية بين أجزاء الحديث، والتمسك بين الأفكار بحيث يكون الانتقال من فكرة إلى أخرى نقلة طبيعية وليست فجائية.
8- تكلم لكى يفهمك الآخرون.
9- عند استخدام وسائل الإيضاح، تأكد أن جميع المستمعين يرونها جيداً، وأن جسم المتحدث لا يحجب الرؤية عن بعض المستمعين.
10- من الجائز استخدام بعض المذكرات أو البطاقات التي تتضمن الخطوط العريضة ورؤوس الموضوعات لمساعدة المتحدث على التذكير، ولكن من غير المناسب أن يقرأ المتحدث معظم حديثه من ورقة مكتوبة فيصرخ المستمعون من داخلهم، "أعطنا الورقة التي تقرأ منها، فنحن نعرف القراءة".
11- حذار من التهكم أو السخرية (مهما كان الأمر).
12- العمل على إنشاء جو من المرح، فلا مانع من دقيقة للترويح بنكته لطيفة (مقبولة من الجميع) أو قفشة طارئة، فذلك يبعد الملل ويرفع من مقدرة المستمعين على الفهم وحسن الاستيعاب.
13- توظيف الإشارات لخدمة استيعاب الموضوع والحد من استخدامها بقدر الإمكان.
14- تجنب اللوازم اللفظية والحركية.
15- ألا يجعل مظهر المتحدث وملبسه وحركاته بؤرة شعور المستمعين فيتضاءل أمامها قوة كلامه.
16- تحكم في انفعالاتك وحذار أن تثور أو تستثار، وتجنب علامات الضيق اللفظية أو الجسدية.
17- على المتحدث أن يحاول تقديم أمثلة مبسطة للأفكار أو الموضوعات التي يستعرضها، وكلما كانت هذه الأمثلة قريبة من الواقع كلما كان تأثيره في المتحدثين أكثر إقناعاً.
18- على المتحدث أن يستخدم بقدر الإمكان وسائل للإيضاح سواء كانت ثابتة أو نماذج أو مجسمات، وبالطبع سيكون من الأفضل استخدام مساعدات بصرية سمعية، لأنها ستكون أكثر تأثيراً في مستمعيه.
19- على المتحدث أن يتأكد تماماً أنه لن يستطيع أن يؤثر في مستمعيه أو يقنعهم، إلا إذا كان يحمل اتجاهات إيجابية نحوهم ومشاعر من الود والمحبة لهم.
20- على المتحدث أن يتنبه إلى التغذية المرتدة من المستمعين مثل حالات الشرود الذهني، الهمسات، التثاؤب وكذا الإيماءة بالرأس التي تعبر عن الموافقة، والتصفيق، وعلامات الإطراء، وعليه أن يستجيب لهذه العلامات ويفكر في تغيير مجرى حديثه تبعاً لذلك.
● ثالثاً : ملخص أو الخاتمة.
1- على المتحدث أن يعلم المستمعين بأنه قد انتهى من عرض موضوعه، وإنه على استعداد للدخول في الخاتمة.
2- يقوم المتحدث بعرض موجز لأهم النتائج والتوصيات التي جاءت في الحديث طبقاً لتسلسلها في الأهمية.
◄ إعداد : د. محمد كمال مصطفى ــ استشاري تنمية الموارد البشرية.
مهارات العرض والتقديم
القائد الإداري : مهارات التأثير والإقناع