إدارة الوقت : الإدارة الفعالة للوقت

بسم الله الرحمن الرحيم
ساره العطاوي

اسمُ الكاتب : ساره العطاوي.
إجمالي القراءات : ﴿11850﴾.
عدد المشــاركات : ﴿6﴾.

◄ إدارة الوقت : الإدارة الفعالة للوقت.
■ كثير منا يشتكي ضيق الوقت؛ بينما إدارة الوقت جزء من ديننا وتراثنا وثقافتنا فكثيرة هي الآيات والأحاديث والآثار التي تحثنا على الاهتمام بالوقت وحسن إدارته ومن ذلك قوله تعالى : (وَالْعَصْرِ ۝ إنَّ الْإِنسَانَ لَفِي خُسْرٍ ۝ إِلَّا الَّذِينَ آمَنُوا وَعَمِلُوا الصَّالِحَاتِ وَتَوَاصَوْا بِالْحَقِّ وَتَوَاصَوْا بِالصَّبْرِ) (العصر : 1-2-3)، وفي حديث سيدنا محمد صلـى الله عليه وسلم : (نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ) رواه الشيخان.

● ونحن اليوم معكم لنسرد عليكم نصائح وتوجيهات كفيلة بإذن الله تعالى أن تحفظ وقتكم وتزيده بركة وإنتاجية فالإدارة الفعّالة للوقت أحد أسباب نجاح أي عمل أو مشروع :
1- إنفاق وقت يسير في التخطيط يحقق لك إدارة فعالة للوقت.
يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة لكن فأسه لم يكن حاداً، إذ لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له : لماذا لا تشحذ فأسك ؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله : ألا ترى أنني مشغول في عملي ؟
من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه شأن الحطاب في القصة ! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطعها، وسيتيح له الانتقال لشجرة أخرى كذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل، وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
هي معادلة بسيطة، علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما، وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

2- تنظيم الوقت يشمل كل الأعمال مهما صغرت.
في إحصائيات كثيرة نجد أن أموراً صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت إلى العمل ومن العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بينهما، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً : 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً !!
لو قمت باستغلال تلك العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر ؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة، وقد تستفيد بهذا الوقت باقتناص مشاهدات تقوم فيما بعد بتدوينها في مقالات.

3- لا تجعل نفسك أداة لتحقيق أهداف غيرك.
من السهل إلقاء اللوم على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم، اعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة، إن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك !! أي تصبح أداة بأيديهم.

4- تنظيمك للوقت يجعلك أكثر تكيفاً ومرونة مع الأحداث.
تنظيم الوقت لا يعني أن تصبح آلة تنفذ الأعمال المخطط لها فقط، إن تنظيم الوقت يجب أن يكون مرناً حتى لا تصبح كالآلة، فنحن مهما حاولنا أن نتوقع كيفية تنظيم أوقاتنا فستأتينا أمور وأشياء لم نكن نتوقعها، هنا علينا أن نفكر في الأمر، هل الذي خططت له أهم أم هذا الأمر الذي طرأ مؤخراً ؟ تختلف الإجابة على هذا السؤال باختلاف أهمية ما خططت له، لذلك فإن التلقائية تعزز أكثر وتصبح عقلانية أكثر وقد كانت قبل التنظيم تلقائية فوضوية.

5- التخطيط لساعة يوفر لك من ساعتين إلى أربع ساعات.
افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل ؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافٍ، والحياة كذلك رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك ؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل منها يساوي ساعتين، أي أنك تحصل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.

6- تنظيمك للوقت يخلق لك فرصاً إضافية للتخلص من الضغوط.
للأسف يؤمن الكثيرون بأن تنظيم الوقت سيفقده أوقات الراحة والترفيه، والعكس صحيح، إن تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه، فهو الذي يحدد أوقات الجد وأوقات الترفيه والراحة، التنظيم يهدف فقط إلى تحقيق أفضل إنجازات وتخفيض الضغوط عن كاهل الشخص، وكذلك إتاحة وقت له كي يطور نفسه ويتعلم ويمارس هواياته، تنظيم الوقت لا يعني الجدية التامة إنه فقط يعني التنظيم في كل شيء، حتى الترفيه يصبح منظماً وموجهاً أيضاً.

7- تنظيمك للوقت قد يجبرك أحياناً على عدم التنظيم.
قد لا تستطيع الاستمرار في التنظيم لظروف تمر بها .. فماذا تفعل ؟ لا تقلق أبداً فهذا شيء طبيعي، المرأة الحامل مثلاُ أو التي أنجبت طفلاً، عليها أن تهتم بطفلها لمدة سنتين أو أكثر على طوال اليوم، فكيف تنظم وقتها ؟ عليها أن تنسى الدفاتر والجداول وتضع جدول وحيد فقط حتى تهتم بالطفل الصغير، تضع فيه مواعيد زيارة الطبيب مثلاً وكذلك تحدد لنفسها كتب تقرأها في وقت فراغها عن تربية الأطفال مثلاً، هذا مثال بسيط وقس عليه أمثلة أكبر وأكثر.
في الإجازات مثلاً، هل نحتاج لتنظيم الوقت أم لاستغلال الوقت ؟ هناك فرق كبير طبعاً، أنا بحاجة لاستغلال وقت الفراغ في الإجازة لصالح تنمية مهاراتي ومعلوماتي أو حتى الترفيه عن نفسي، وبهذا قد لا أحتاج إلى الجدولة والتنظيم، لذلك لا تقلق إن مرت بك ظروف تجبرك على عدم التنظيم.

8- لا تتقيد بأداة واحدة لتنظيم الوقت.
الحاسوب أداة مرنة وسهلة وممتازة لتنظيم الوقت، لكن ليس كل من لا يملك حاسوباً لا يستطيع تنظيم وقته، هذا ليس بعذر أبداً، كل ما تحتاجه مفكرة وقلم وجدول، وهناك دفاتر خاصة لتنظيم الوقت وسعرها رخيص نسبياً وهي أدوات ممتازة لتنظيم الوقت.

9- التخطيط والكتابة على الورق تقيك النسيان وتكسبك التركيز.
عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على الحاسوب، المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور :
• أولاً : لن يكون هناك عذر اسمه نسيت ! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسوب !
• ثانياً : ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر، لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسوب، وهو الآن على استعداد لأن يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.

10- تنظيمك للوقت يقلص الأزمات ويحاصر الضغوط.
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات، وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

11- لا يمكنك توفير الوقت يمكنك فقط أن تستثمره أو تضيعه.
ما من سبيل لتوفير الوقت، ما عليك إلا أن تقوم بتمضيته، مثال : لو قمت بتخفيض المدة الضرورية لإنجاز مهمة ما، فستقضي الوقت الذي وفرته في إنجاز عمل آخر. ومن مقولات باركنسون إن العمل يمتد ويتضخم بحيث يملأ الوقت الذي يحتاجه لكي يتم إنجازه.
فكر ملياً في الأسلوب الذي تنوي اتباعه لتمضية الوقت، وخصص الوقت الكافي لقضاء المهمات التي يجب عليك إنجازها، أو تلك التي ترغب في قضائها، ولا تضيع وقتك في الأعمال التي لا تمت إلى أهدافك بصلة.

12- كثرة الأعمال ليست حافزاً لإنجازها في وقت أقل.
إذا كنت منشغلاً للغاية فهذا لا يعني بالضرورة أنك قد قمت بتحقيق نتائج ما، فالإقدام على عمل بدون تخصيص الوقت الكافي للتفكير والتخطيط قد يؤدي إلى نتائج خاطئة، وكذلك في بعض الأحيان يقوم البعض بتخصيص وقت طويل في قضاء أمور تافهة لا تساهم إلا بالقدر اليسير أو حتى لا شيء في تحقق أهدافهم ذات الأولوية القصوى.
فكر ملياً قبل أن تقرر تخصيص الوقت لعمل ما، وعليك أن تسأل نفسك عن النشاطات التي قد تساهم في تحقيق هدفك الأول، والتي هي ضمن قائمة الأمور التي تنوي القيام بها، وكذلك النشاطات التي تحتاج إلى إضافتها.

13- المجهود الزائد لا يعوض ضيق الوقت.
لا تختر الأسلوب الشاق في العمل، بل حاول أن تعمل فكرك وذكائك، وهذا أحياناً قد يعني المزيد من الجهد في العمل، لكن من الأفضل أن تقوم بالبحث عن أساليب أخرى لإنجازه، وذلك بأن تسأل نفسك عما إذا كانت جميع الخطوات المتبعة ضرورية لإنجاز العمل ؟ وعما إذا كان من الممكن دمج واختصار تلك الخطوات خصوصا ً إذا كان قد سبق للآخرين القيام بمثل هذا العمل.
حاول إيجاد السبل لتخفيض عدد المهمات أو الخطوات المتبعة، والتي من شأنها إنجاز العمل بصورة أسهل وأسرع مع المحافظة على المستوى الجيد في الأداء.

14- التفويض والتدريب للآخرين خير من تكرار العمل إلى الأبد.
إذا كنت تدير عملاً فإن تقييم أداءك كمدير للعمل يتوقف على حسن إدارتك لفريق عملك وعلى حسن أداء هذا الفريق الذي ترأسه، وهذا يعني أنه إذا حاولت كمدير أن تقوم بجميع أعباء ومهام إدارتك وحدك فإن هذا من شأنه حرمان أعضاء الفريق الذي ترأسه من فرص النمو والتعلم، أضف إلى ذلك أنك ستضطر إلى قضاء أغلب وقتك في الإنتاج لا في التخطيط أو الإدارة، وهو الدور الصحيح الذي أعددت للقيام به.
عليك بتفويض من هم دونك بإنجاز الأعمال المناطة بهم، وهذا من شأنه تنمية قدراتهم، وتشجيعهم على تأدية عملهم كفريق، وإذا لم تتوفر المهارة الكافية فإنفاقك ساعة من وقتك لتعليمهم وتدريبهم خيراً لك من أن تكرر أنت نفس العمل إلى الأبد.

15- حل المشكلة ووضع الحلول يسهل كلما اقتربنا من أسبابها.
من البديهي أنه لا سبيل إلى إيجاد حل لمشكلة ما بدون التعرف على تفاصيلها أولاً، ومحاولة الوصول إلى حل المشكلة بسرعة ينتج عنه معالجة الأعراض أو الظروف المحيطة بالمشكلة وليس حل جوهر المشكلة، والسبيل الصحيح كي تتمكن من التعرف على تفاصيل المشكلة هو جمع المعلومات الكافية عن الموضوع، وحالما تتوفر هذه البيانات تبدو الحلول أسهل واحتمالات تحقيقها أكثر.

16- التخطيط للأعمال الروتينية من تنظيم الوقت.
تسجيل وقائع وتوقيت الأعمال اليومية على مدى من الزمن يمكننا من التعرف على نمط أعمالنا الدائرة، وتوقيتها، وهذا لا يعني أنه باستطاعتنا معرفة ما سيستجد من أعمال، ولكن على الأقل سيمكننا من التنبؤ بعدد وطبيعة النشاطات والأعمال المتوقعة خلال أسبوع من الزمن. من المهم التخطيط للأعمال الروتينية بعد التعرف على أنماطها تاركاً بعض المجال للأعمال الطارئة.

17- الاستخدام الفعال للوقت شرط أساسي للنجاح في حياتك.
النجاح يعنى تحقق الأهداف، وإدارة الوقت تعني اختيار وأداء الأعمال التي تكفل تحقق الأهداف. ضع أهدافك واعمل على تحقيقها، تنبه دائماً إلى الأعمال التي تقوم بها هل هي في دائرة تحقيق أهدافي أم لا، ومن ثم انطلق للنجاح.

18- إدارة الوقت تعني إدارة حياتنا.
عدد الثواني والدقائق والساعات والأيام ما هي إلا حياتنا، والتخطيط لاستثمارها الاستثمار الأمثل هو الإدارة الجيدة لحياتنا، فلا تترك الأحداث تسوقك، حدد هدفك في الحياة.

19- إدارة الوقت مهارة قابلة للاكتساب والتطوير.
لكل منا عادات وسمات مختلفة وهي قابلة للتغيير والتطوير، فاكتسب ما يضيف إلى رصيدك قيمة، واحرص على ما ينفعك.

20- المدير الفعال هو ذلك الشخص الذي ينجز الأعمال بكفاءة وفعالية.
علينا هنا التمييز بين المهارة والقدرة على إنجاز العمل بسرعة وأقل تكلفة من جانب، وبين الفعالية التي هي تحقيق العمل المراد إنجازه في الوقت المحدد وبالطريقة الصحيحة التي تحقق أهدافك، إن إنجاز العمل الصائب المحقق للأهداف هو أهم من القيام بالأعمال بشكل صحيح (وبينما يقوم الفنيون بإنجاز العمل بالطريقة الصحيحة، فعلى مدراء الإدارات أن يقوموا بإنجاز العمل الصائب) أي العمل الذي يخدم أهداف المؤسسة. علينا التركيز على الفعالية وعلى النشاطات التي تساهم في تحقق أهدافنا.

21- الوقت ينبغي إنفاقه على ما يستحقه من أعمال.
المزيد من الوقت ينبغي إنفاقه على ما يستحقه من أعمال.
1- راع التوازن في توزيع الأعمال.
2- إن مفهوم الإدارة الفعالة للوقت هو تكريس المدة المناسبة من الوقت للقيام بكل مهمة، وقد يتطلب إنجاز بعض المهام وقتاً أقل بينما بعض المهام الأخرى وقتاً أكثر.
3- لا تنسى أن (الواجبات أكثر من الأوقات).

22- الوقت متاح للجميع الوقت متاح للجميع، لكنه محدود.
لذا فإن أردت إدارة وقتك بشكل فعال فعليك مراعاة التناسب والتوازن في قضاء وقتك، وعليك التحكم في وقتك وأن لا تدع الوقت ولا أحداث تتحكم فيك حدد أهدافك حسب أولوياتها، ثم اقض مدة أكبر في إنجاز الأهداف الهامة ذات الأولوية القصوى.

23- تنظيم الوقت واجب شرعيّ.
وليس نفلاً أو تطوعاً دلت عليه الآيات القرآنية والأحاديث الشريفة، قال تعالى : (يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا لَا تُلْهِكُمْ أَمْوَالُكُمْ وَلَا أَوْلَادُكُمْ عَن ذِكْرِ اللَّهِ وَمَن يَفْعَلْ ذَلِكَ فَأُوْلَئِكَ هُمُ الْخَاسِرُونَ ۝ وَأَنفِقُوا مِن مَّا رَزَقْنَاكُم مِّن قَبْلِ أَن يَأْتِيَ أَحَدَكُمُ الْمَوْتُ فَيَقُولَ رَبِّ لَوْلَا أَخَّرْتَنِي إِلَى أَجَلٍ قَرِيبٍ فَأَصَّدَّقَ وَأَكُن مِّنَ الصَّالِحِينَ ۝ وَلَن يُؤَخِّرَ اللَّهُ نَفْساً إِذَا جَاء أَجَلُهَا وَاللَّهُ خَبِيرٌ بِمَا تَعْمَلُونَ) (المنافقون : 9- 10-11).
كما أكدت على ذلك السنة المطهرة، فقد جاء في الحديث فيما روي عن رسول الله صلى الله عليه وسلم: (لا تزول قدما عبد حتى يسأل عن عمره فيما أفناه، وعن علمه فيما فعل، وعن ماله من أين اكتسبه وفيما أنفقه، وعن جسمه فيما أبلاه الراوي: أبو برزة الأسلمي المحدث : الترمذي - المصدر : سنن الترمذي - الصفحة أو الرقم : 2417، خلاصة حكم المحدث: حسن صحيح.

● ما هي القواعد الثلاثة لإدارة فعالة للوقت ؟
• أولاً : لا تضع أهدافاً مستحيلة لا تنشغل بأعمال أكثر مما يجب، لا تحاول أن تعمل طوال الوقت أو أن تحمل نفسك ما لا تطيق، استغل الوقت لتصنع النجاح لا الفشل، كن واقعي.
• ثانياً : حدد أولوياتك وذلك باستخدام ثلاثة قوائم .
1- قائمة الأعمال الأسبوعية .
2- قائمة الأعمال اليومية.
3- قائمة الأهداف وأشياء أخرى.
• ثالثاً : تجنب الانحرافات وعدم التركيز.
■ المواد المنشورة في مَنْهَل تعبر عن رأي كاتبها. ويحق للقارئ الاستفادة من محتوياته في الاستخدام الشخصي مع ذكر المصدر. مُعظَم المقالات أعيد ترتيب نشرها ليتوافق مع الفهرسة الزمنية للقسم.
Powered by Dimofinf CMS v5.0.0
Copyright© Dimensions Of Information.