المشكلات واتخاذ القرارات الإدارية : تحليل الصعوبات في الموقف الراهن.
◄ ترتبط هذه المرحلة لعملية صنع القرار بالمرحلة الأولى, وفي الحقيقة, فالتحليل يهدف إلي تصنيف المشكلة. هل المشكلة فريدة ؟ أم أنها مظهر جديد لمشكلة أساسية طور من اجلها نمط للفعل ؟
في الحقيقة, فإن المشاكل المتكررة تحل بطريقة روتينية بالقواعد والتعليمات القانونية والكثير من القرارات المتوسطة التي تواجه نظار المدارس والمديرين (المستوى الأوسط) هي قرارات نوعية شاملة.
بمعني, أن التنظيم قد أقام ميكانيزمات وإجراءات للتعامل مع المشكلات.
وهذا لا يعني أنها ليست مهمة, ولكنها ببساطة تنتمي لمجموعة شاملة من مشاكل المنظمة التي تحدث مرارا وتكون المنظمة معدة للتعامل معها، مثل هذا القرارات يحتاجها المدير عند تنفيذ سياسة منتدبة من الإدارة التعليمية, أو غياب المعلمين, التوسط في الصراع بين المعلم والتلميذ أو قرارات جذابة (تتبع من أعلى أو أسفل المدير في السلم الهرمي).
ومع ذلك, في مثل هذه الحالة, يجب على المدير أن يعالج الموقف بتطبيق القواعد المناسبة, والمبادئ أو السياسة المتعلقة بالظروف الواقعية التي تحيط بالمشكلة.
والقرارات الفريدة ربما تكون قرارات خلاقة تتطلب الذهاب إلى ما وراء الإجراءات الثابتة للموقف (للوصول إلى الحل) وفي الحقيقة ربما تتطلب تعديلا modification للبناء التنظيمي ؟ وصانع القرار هنا يتعامل مع مشكلة شاذة لا يحلها بطريقة كافية بمبدأ أو قاعدة عامة.
والقرارات الخلاقة غالباً ما تغير الخط الرئيس أو اتجاه لمنظمة.
ولأجل الوصول إلى الحل الخلاق فإن صناع القرارات لهم الحرية في اكتشاف كل الأفكار المناسبة للمشكلة، ومثال القرار الفريد ربما يظهر عندما يعمل المدير وأعضاء هيئة التدريس لحل مشكلة المنهج حيث لا توجد هناك خطوط إرشادية، وربما يطلب المدير بالتحديد حلا مبتكرا, فالأحداث الفريدة تماما نادرة, ولذا فإن التمييز بين المشاكل الروتينية والمشاكل الفريدة ضروري من جانب عملية صناعة القرار وهناك خطأن شائعان يجب على الإداريين الحذر منهما وهما :
1- علاج الموقف الروتيني كما لو كانت سلسلة من الأحداث الفريدة.
2- معالجة الحدث الجديد كما لو كانت مشكلة قديمة, يجب على الإداري أن يطرح عدة أسئلة أخرى عندما يبدأ التحليل، ما أهمية المشكلة ؟ هل يمكن تحديد المشكلة بصورة كاملة ؟
■ ما المعلومات المطلوبة في تحديد المشكلة وتحديد المشكلة ؟
والتحديد الحقيقي للمشكلة يكون عادة عاما وشاملا. وبعد تصنيف المشكلة وتحديد أهميتها, يبدأ صانع القرار في تعريف أكثر دفة للمشكلة والقضايا التي تتضمنها المشكلة، وبالتالي يحتاج هذا إلى مزيد من المعلومات أو تجميع البيانات، وبمجرد تجميع المعلومات يجب على صناع القرار الفصل بين السبب والنتيجة cause ant Effect في حل المشكلة باختصار, فأن صناع القرار يحتاجون حقائق مناسبة، وما الذي تشتمل عليه, ولماذا ؟ وأين ؟ ومتى ؟ وإلى أي مدى ؟ والإجابات على الأسئلة يجب أن تقدم المعلومات لتوضيح أبعاد المشكلة، ويمكن أن تجمع هذه المعلومات بطرق رسمية, ومتعددة, وبطرق معقدة, والاستفادة من الأبحاث الإجرائية وتسهيلات الكمبيوتر, وكذلك من خلال الاتصالات الشخصية بالتليفون أو المرسلة.
■ الخطوة رقم (3) وضع معايير لحل المشكلة :
بعد تحليل وتحديد المشكلة, فعلى صانع القرار أن يقرر ما الحل المقبول ما الحد الأدنى للأهداف المطلوب تحقيقها ؟ ما الواجبات مقارنة بالحاجات ؟
بمعنى : ما معايير أو محكات القرار المرضى.
ربما يقوم صانع القرار بترتيب أولوية وأهمية للنتائج الممكنة, وبصفه عامة يجب أن تكون المعايير المستخدمة في الحكم على القرار, متسقة مع أهداف المنظمة.
■ الخطوة رقم (4) تنمية خطة / إستراتيجية للتنفيذ :
تمثل الخطوة الأساسية فبعد تنفيذ الخطوات السابقة فمن الضروري أن يقوم صانع القرار بوضع خطة كاملة للفعل، وتتضمن الخطة تحديد البدائل, التنبؤ بالنتائج, دراسة واختيار البدائل للتنفيذ.
■ بعض العوامل المؤثرة في صنع القرار :
إنه في الوقت الذي يمكن فيه ترجمة بعض المتغيرات المؤثرة في صناعة القرار والتعبير عنها بصورة رقمية تتوافق مع منطق التحليل الرياضي، إلا أن هناك متغيرات أخرى يصعب أو يستحيل ترجمتها رقميا، مما قد يصيب نظرية اتخاذ القرارات ببعض أوحه القصور.
■ وهناك عدة عوامل تؤثر في صنع القرار منها ما يلي :
1- أهداف المنظمة.
2- الثقافة السائدة في المجتمع.
3- الواقع ومكوناته من الحقائق والمعلومات المتاحة.
4- العوامل السلوكية.
وهناك أيضاً, بعض العوامل التي تؤثر بصورة كبيرة في نوع القرار وهي التي يتخذ منها الأساس الذي يقوم علية القرار الجيد، والوسط المحيط باتخاذ القرار والنواحي السيكولوجية لمتخذ القرار، وتوقيت القرار ،والطريقة التي يتم بها توصيل القرار، واشتراك المعنين بالقرار أو من يشملهم.
ومن العوامل التي يجب على الإداري تقديرها عند صنع القرار : القيود القانونية، العرف، الحقائق، التاريخ، الحالة المعنوية، الرؤساء، جماعات الضغط، الموظفون، طبيعة الخطة، المرؤوسون، الميزانية، توقعات المستقبل.
■ هذا وهناك أربعة معايير لاختيار أفضل الحلول، وهي :
1. المخاطرة : حيث على المدير أن يقدر مخاطر كل تصرف في مقابل المكاسب المتوقعة. حيث لا يوجد "تصرف" بدون مخاطر، وكذا لا يوجد "عدم تصرف" بدون مخاطر، ولكن ما يعنينا أكثر هو ليس المكاسب المتوقعة ولا المخاطر المحتملة، ولكن ما يعنينا هو النسبة بينهما، وبذلك فكل بديل ينبغي أن يتضمن تقييما للمميزات الترجيحية له.
2. الاقتصاد في الجهد : حيث يجب تحديد أي من التصرفات التي يمكن أن تعطي أفضل النتائج بأقل الجهود، التي تحقق التغيير المطلوب بأقل جهد.
3. التوقيت : الوقت يمثل عاملا حاسما في اختيار البديل المناسب الذي يتناسب مع الوقت المتاح للمنظمة لتنفيذ البديل.
4. قيود الموارد : من أهم الموارد المقيدة مورد العنصر البشري الذي سينفذ هذه القرارات، ولا يمكن أن يكون هناك قرار أفضل من البشر الذين سيقومون بتنفيذه، وأن رؤيتهم، وكفاءتهم ومهارتهم وفهمهم كل ذلك هو الذي يحدد ماذا يمكن أن يفعلوا، وما لا يمكن القيام به، وقد يكون هناك تصرف يتطلب صفات وإمكانات أكثر مما يمتلكون الآن، ولكنه يعتبر بالفعل البرنامج الوحيد الصحيح، ولذا فإنه ينبغي بذل الجهود في سبيل القرار بغرض رفع مقدرة ومستوى العاملين، إلا أن الإدارة يجب أن تسأل نفسها سؤالاً مهماً : هل لدينا وسائل لتنفيذ ذلك ؟ وهل لدينا العنصر البشري القادر على تنفيذ ذلك ؟
هذا ولا ينبغي اتخاذ القرار الخطأ بسبب أننا نفتقد الأفراد والكفاءات الذين يستطيعون تنفيذ القرار الصحيح، حيث ينبغي اتخاذ القرار من بين البدائل السليمة المطروحة لحل المشكلة، ولو كان حل هذه المشكلة يتطلب المزيد من الأفراد القادرين على تنفيذ القرار المتخذ فإنه ينبغي إما تعليم الأفراد الحاليين أو استبدالهم بآخرين ذوي مهارات عالية، حيث أن حل المشكلة على نحو سليم على الورق والفشل في هذا الحل عند الممارسة يكون بسبب عدم وجود العنصر البشري القادر على تحقيق هذا الحل فعلاً أو أنهم غير موجودين في الموقع الناسب لتحقيق هذا الحل على الطبيعة.
أن صنع القرار بصفه عامة، والقرار التربوي بصفة خاصة، كسلوك إداري لا يكون تلقائيا أو اختياريا وإنما هو نتاج طبيعي لتفاعل القيم ولنماط السلوك بالمجتمع كله، وعلى هذا الأساس فان محاولة دراسة القرار التربوي، إنما هي في الواقع، محاولة لدراسة وفهم المجتمع، ما هي في الواقع إلا امتداد للبيئة الاجتماعية الكبرى، بما فيها عوامل الكفاية، أو عدم الكفاية، العزيمة أو التواكل، الميل للسيطرة أو الاتجاه نحو الديمقراطية، الجماعية، الميل إلى التمسك بالنظام أو الخروج عليه، تقدير أهمية الوقت واحترام المواعيد، أو التفريط فيها.
إن متخذي القرارات التربوية في مستويات الإدارة التعليمية الثلاثة : المركزي واللامركزي والإجرائي، هم أساس مواطنون من شتى نواحي المجتمع، فهم نماذج يتمثل فيها إلى حد كبير مجتمعنا المعاصر، بما له وما عليه.
المشكلات واتخاذ القرارات الإدارية.
المشكلات واتخاذ القرارات الإدارية : تحليل الصعوبات في الموقف الراهن
القائد الإداري : مهارات التأثير والإقناع