◄ أمور هامة قبل الاجتماعات المدرسية.
■ ما أهم الفوائد الرئيسة التي تعود على المدير نتيجة التخطيط للاجتماعات واللقاءات ؟
في البداية يعرف التخطيط بأنه : تلك العملية الواعية التي يتم بموجبها اختيار أفضل الطرق والمسارات للتصرف بما يكفل تحقيق هدف معين.
وعليه فإن من أهم وظائف مدير المدرسة كقائد تربوي لمدرسته، وضع برامج العمل الشاملة بمعاونة العاملين معه، مع توزيع المهام عليهم وتفويضهم بالسلطة، بحيث تتفق تلك البرامج مع خطة المدرسة العامة والفوائد التي تعود على مدير المدرسة نتيجة للتخطيط تبرز في الآتي :
1 ـ يزيد من قدرة العمل على التأقلم أو التكيف لاحتمالات المستقبل، والتنبؤ بأحداثه وتحديد أفضل مسارات العمل في ضوء ما يحتمل حدوثه، كما أنه يساعد على بلورة الأهداف، ويضمن الارتباط بين القرارات التي ترتبط جميعها بالأهداف العامة للاجتماعات واللقاءات.
كما أنه يساعد في إحداث التحسينات عن طريق إتاحة فرص الاختيار والمتابعة والتجريب والتقييم.
2 ـ يقلل الوقوع في الخطأ ويساعد في الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية أثناء الاجتماعات واللقاءات.
3 ـ يمكّن من تحقيق رقابة فعّالة لأن تحديد الهداف يساعد على معايير رقابية تكفل دقة وموضوعية عملية الرقابة.
4 ـ يساعد على تشخيص مشكلات المستقبل واتخاذ الإجراءات الكفيلة لمواجهتها.
5 ـ يساعد في اتباع واختيار الأساليب المناسبة لتحقيق الأهداف، كما أنه يزيد من فعاليات المعلمين حيث تكون أهداف عملهم واضحة ومحددة مما يساعدهم على اتخاذ القرارات المناسبة في ضوء الأهداف المطلوبة.
6 ـ معرفة الممكن وغير الممكن أي القابل للتنفيذ وغير القابل للتنفيذ حتى يستغل الوقت فيما هو ممكن فقط.
7 ـ مراجعة النظم واللوائح الخاصة بالموضوعات المدرجة على جدول الأعمال تفادياً للحرج وتبصيراً وتنويهاً لمن يجهلها أو غفل عنها.
8 ـ ضبط الوقت من أجل مناقشة الموضوعات المدرجة بشكل متوازن.
9 ـ الظهور أمام المعلمين بمظهر القائد القدوة لهم كمثال حي على الاستعداد والانضباط والدقة في احترام المواعيد والديمقراطية في الحوار وطرح الآراء دون إخلال بسير الاجتماع أو اللقاء.
● السؤال : ما القواعد التي ينبغي على الرئيس اتباعها والتي تعمل على تدعيم ثقة الأعضاء فيه ؟
● الجواب : ينبغي لمدير المدرسة لكي يتمكن من القيام بالمهام والمسؤوليات الموكلة إليه، وتدعيم ثقة الأعضاء فيه أن يلم بعدة أمور تحقق له هذه الغاية وهذه الأمور تتمثل في الآتي :
• الإلمام بما توصل إليه علم النفس من نتائج أساسية فيما يتعلق بالطبيعة الإنسانية (مراحل النمو، سيكولوجية التعلم والتي يقوم عليها طرق وأساليب التدريس وتنظيمات المناهج الدراسية).
• أن تكون لدى مدير المدرسة خلفية ثقافية واجتماعية تمكنه من فهم الأنظمة الاجتماعية المحلية، وتساعده على أداء الدور القيادي داخل المجتمع المحلي.
• أن تكون لدى مدير المدرسة مهارات اجتماعية تمكنه من القيام بدور الوسيط والمنسق بين القوى المختلفة التي تؤثر في عمل المدرسة، وذلك بغرض توجيه هذا التأثير لصالح تحقيق الأهداف المدرسية.
• يحتاج مدير المدرسة الذي يتطلع إلى قدر كبير من التميز ولاحترام بين الجميع، إلى تكوين خلفية تربوية غنية تمكنه من تطوير فلسفة تربوية شخصية تهيئ له الدور القيادي للآخرين، وخاصة من أصحاب المهنة من أعضاء هيئة التدريس، كما تمكنه هذه الخلفية التربوية من إحداث التوازن المطلوب بين أفراد هيئة التدريس والتدخل لحسم الصراعات الفنية أو فض المشكلات التعليمية بعقلية علمية وموضوعية.
• يتعين على مدير المدرسة أن تكون لديه المهارات الأساسية لإدارة وتنظيم تقويم التلاميذ، وإنشاء قنوات اتصال منتظمة لإبلاغ الآباء بعملية التقدم أو التأخر التعليمي لأبنائهم.
• يحتاج مدير المدرسة إلى المعلومات الخاصة بشؤون التلاميذ التي تمكنه من معرفة إجراءات القبول والتسجيل والتحويل، وكذلك المهارات اللازمة لاستخدام وسائل فنية للتعامل مع التلاميذ كأفراد وجماعات وتوجيههم في إقامة أنظمة طلابية تقوم على فكرة الحكم الذاتي والانتماء الاجتماعي.
• يحتاج مدير المدرسة إلى الإلمام المتكامل بالبرامج التعليمية التي تقدمها المدرسة باعتبارها روافد لنظام عضوي واحد.
• أن يكون مدير المدرسة قادراً على معرفة مواطن القوة والضعف في مختلف البرامج الدراسية والأنشطة التعليمية المتصلة بها، كما يجب أن يكون ماهراً في استخدام الأساليب الفعالة في تحقيق تقدم هذه البرامج.
• أن يتمتع مدير المدرسة بالقدرة على الاستفادة المثلى من الخدمات الاجتماعية والمعينة كتلك التي تقدم بواسطة أمناء المكتبات والأخصائيين الاجتماعيين ورجال الصحة المدرسية.
• يحتاج مدير المدرسة إلى معرفة جيدة بالأساليب الفنية التي تحقق له إشرافاً فعلياً على ما يدور داخل الفصول الدراسية، وبما يحقق تقدم العملية التعليمية، دون تدخل مباشر في عمل المدرسين.
• أن يكون لدى مدير المدرسة المعلومات المتخصصة التي تمكنه من توجيه هيئة التدريس وبخاصة حديثي العهد بمهنة التدريس.
• القدرة على حماية القيم الأخلاقية والعلمية المثلى التي تتحقق وفقاً لما يتمتع به مدير المدرسة من علاقة وثيقة ومباشرة بأعضاء هيئة التدريس والتلاميذ.
● وهناك قواعد أخرى لا تقل أهمية عما سبق لعل من أهمها : فهمه لطبيعة العمل.
1- القدرة على التخطيط والمتابعة.
2- السرعة والقدرة على اتخاذ القرارات المناسبة.
3- القدرة على توزيع المسؤوليات والاختصاصات.
4- حسن تصريف الأمور بذكاء وفطنة.
5- القدرة على الالتزام بما تتطلبه القيادة.
6- القدرة على حل المشكلات واقترح البدائل.
7- حسن التعامل مع الآخرين.
8- تفهم ظروف العاملين وتقديرها والمساعدة في حل مشكلاتهم.
9- القدرة على التجرد عند تقويم الأداء.
10- التشاور مع المرؤوسين قبل البت في الأمور المتصلة بالعمل متى ما دعت الحاجة إلى ذلك.
● السؤال : ما الاستراتيجيات التي تستخدمها كمدير مدرسة في إدارة الاجتماعات ؟
● الجواب : للاجتماعات المدرسية التي يعقدها مدير المدرسة مع المعلمين وأعضاء الإدارة دور مهم لأنها من الوسائل الأساسية والضرورية للإشراف الإداري لأن المدير لا يمكن بأي حال من الأحوال أن يستغني عن هذه الاجتماعات لأثرها الفعال في التنظيم والتوجيه والتحسين للعمل المدرسي، حيث تتاح الفرصة للتفكير المشترك وتبادل الأفكار ووضع الخطط والبرامج، حيث يدلي فيها ذوو المعرفة بالآراء والأفكار المثمرة، وفيها تتاح الفرصة لتعرف المعلمين على أحوال المدرسة وما يجري فيها، ولذا هناك استراتيجيات ينبغي مراعاتها من قبل مدير المدرسة عند إدارة الاجتماعات من أهمها ما يلي :
• أول ما ينبغي مراعاته عند عقد الاجتماعات أن يتناول الموضوعات التي تهم المعلمين والعاملين في المدرسة.
• أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال يتم إعداده مسبقاً قبل الاجتماع يشترك في وضعه كل المعلمين، ويتم ترتيب الموضوعات حسب أولويتها ويكون ذلك عن طريق استبيان معد من قبل المدير يتم توزيعه من قبل المدير على كافة المعلمين والعاملين الذين يهمهم الاجتماع.
• من الضروري أن يكون جدول الأعمال مرناً بحيث يسمح بدراسة موضوع لم يتضمنه جدول الأعمال ويوضع هذا تحت مسمى (ما يستجد مد أعمال).
• يجب ضبط الوقت المخصص للاجتماع وتخصيص وقت معين لكل بند.
• قد تستدعي الحاجة عند مناقشة موضوع معين إلى مزيد من الدراسة فيمكن تكليف لجنة بدراسته وعرض النتيجة في اجتماع لاحق.
● لابد أن تراعى في جدول الأعمال النقاط التالية :
1- أن يعد بوقت كاف ٍ بحيث يمكن البدء في إعداده بنهاية الاجتماع الذي يسبقه، لأنه قد يكون هناك موضوعات مُرحلة من الاجتماع السابق، ينبغي دراستها في الاجتماع الذي بعده مباشرة.
2- أن ترتب هذه الموضوعات في جدول الأعمال في إطار منطقي معقول حسب الأولوية.
3- لابد أن تكون الموضوعات المطروحة يمكن مناقشتها في جدول الاجتماع، ويسمح وقت الاجتماع بذلك.
4- لابد أن يطبع جدول الأعمال ويوزع على الجميع قبل الاجتماع بوقت كافٍ.
● لابد أن يشتمل جدول الاجتماع على الناصر التالية :
1- كلمة ترحيبية بالجميع وخاصة الجدد منهم.
2- التصديق على محضر الاجتماع السابق.
3- الموضوعات المؤجلة من الاجتماعات السابقة.
4- الموضوعات الجديدة المطروحة، وهذه يمكن أن تصنف حسب موضوعاتها : (تدريس ـ موظفون ـ تلاميذ ـ نشاط ـ مشكلات .. إلخ).
5- ما يستجد من أعمال وموضوعات خلال الاجتماع.
6- إنهاء الاجتماع بشكر الحاضرين وحثهم على البذل والجهد في سبيل المصلحة العامة.
● وقت الاجتماع :
1- لابد أن يتم التنسيق مع الجميع في اختيار وقت الاجتماع المناسب الذي يلائم الجميع ولا يتعارض معهم، وغالباً ما يكون في آخر اليوم الدراسي، أي في الحصتين الأخيرتين مثلاً.
2- لابد من تهيئة مكان الاجتماع بعناية وتجهيز ما يناسب الاجتماع سواء كان ذلك من إذاعة أو قرطاسيات أو مشروبات ساخنة أو باردة.
3- لابد أن يكون مكان الاجتماع في مكان واسع يسمح للمدير من رؤية المجتمعين بوضوح.
4- لابد للمدير عند إدارة الاجتماع أن يخلق جواً مرناً خالياً من التكلف، وأن يسود الاجتماع جو صحي قوامه الألفة والاحترام المتبادل.
5- لابد من سماع جميع وجهات النظر، وتقبل النقد بصدر رحب.
6- لابد من توضيح الغرض من الاجتماع والتأكيد عليه لجميع الحاضرين.
7- لابد من أن يتيح الفرصة لكل من يريد أن يسأل أو يعرض وجهة نظره.
8- على المدير أن يوضح الأسئلة التي تلقى من الحضور إذا كانت غامضة أو غير واضحة.
9- على المدير أن يربط بين جوانب الموضوع المطروح وأن يلخص المناقشة من وقت لآخر.
10-- على المدير أن يركز على ألا يخرج الأعضاء عن موضوع المناقشة، وأن يوجههم بحيث يصل الاجتماع في نهايته إلى قرارات محددة وواضحة.
11- على المدير أن يلم بجميع ما يتعلق بالموضوعات المطروحة، ومراجعة التعاميم والنشرات الخاصة بذلك، إن (وجدت)، حتى لا يتم إقرار شيء مخالف للنظام.
12- قد يكون من بين المجتمعين أساتذة جدد لم يألفوا جو الاجتماعات، أو معلمون يخجلون، أو مستمعون فقط، فيجب على مدير المدرسة إشراكهم بطريقة لبقة بدون إحراج لهم أو إلحاح، وقد يكون هناك معلمون على النقيض من ذلك مسرفون بالكلام محتكرون له، فعليه أن يقاطع هؤلاء بطريقة لا تؤلمهم وينقل الناقشة لآخرين.
13- على المدير أن يكون حذراً وأن ينادي كل معلم باسمه أو كنيته التي يحب، وأن يعقب على حديثه باختصار مع مراعاة المجاملة في التعليق.
14- في نهاية الاجتماع يجب الاحتفاظ بمحضر الاجتماع يسجل فيه تاريخ الاجتماع ومكانه وأسماء المشتركين فيه، وينبغي أن يسجل فيه كل ما يدور في الاجتماع بطريقة سليمة ومنظمة مع تلافي التكرار وضياع الوقت، وينبغي أن ينسب كل رأي لقائله.
15- محضر الاجتماع ينبغي اطلاع الجميع عليه.
■ ما أهم الفوائد الرئيسة التي تعود على المدير نتيجة التخطيط للاجتماعات واللقاءات ؟
في البداية يعرف التخطيط بأنه : تلك العملية الواعية التي يتم بموجبها اختيار أفضل الطرق والمسارات للتصرف بما يكفل تحقيق هدف معين.
وعليه فإن من أهم وظائف مدير المدرسة كقائد تربوي لمدرسته، وضع برامج العمل الشاملة بمعاونة العاملين معه، مع توزيع المهام عليهم وتفويضهم بالسلطة، بحيث تتفق تلك البرامج مع خطة المدرسة العامة والفوائد التي تعود على مدير المدرسة نتيجة للتخطيط تبرز في الآتي :
1 ـ يزيد من قدرة العمل على التأقلم أو التكيف لاحتمالات المستقبل، والتنبؤ بأحداثه وتحديد أفضل مسارات العمل في ضوء ما يحتمل حدوثه، كما أنه يساعد على بلورة الأهداف، ويضمن الارتباط بين القرارات التي ترتبط جميعها بالأهداف العامة للاجتماعات واللقاءات.
كما أنه يساعد في إحداث التحسينات عن طريق إتاحة فرص الاختيار والمتابعة والتجريب والتقييم.
2 ـ يقلل الوقوع في الخطأ ويساعد في الاستخدام الأمثل للموارد المادية والبشرية أثناء الاجتماعات واللقاءات.
3 ـ يمكّن من تحقيق رقابة فعّالة لأن تحديد الهداف يساعد على معايير رقابية تكفل دقة وموضوعية عملية الرقابة.
4 ـ يساعد على تشخيص مشكلات المستقبل واتخاذ الإجراءات الكفيلة لمواجهتها.
5 ـ يساعد في اتباع واختيار الأساليب المناسبة لتحقيق الأهداف، كما أنه يزيد من فعاليات المعلمين حيث تكون أهداف عملهم واضحة ومحددة مما يساعدهم على اتخاذ القرارات المناسبة في ضوء الأهداف المطلوبة.
6 ـ معرفة الممكن وغير الممكن أي القابل للتنفيذ وغير القابل للتنفيذ حتى يستغل الوقت فيما هو ممكن فقط.
7 ـ مراجعة النظم واللوائح الخاصة بالموضوعات المدرجة على جدول الأعمال تفادياً للحرج وتبصيراً وتنويهاً لمن يجهلها أو غفل عنها.
8 ـ ضبط الوقت من أجل مناقشة الموضوعات المدرجة بشكل متوازن.
9 ـ الظهور أمام المعلمين بمظهر القائد القدوة لهم كمثال حي على الاستعداد والانضباط والدقة في احترام المواعيد والديمقراطية في الحوار وطرح الآراء دون إخلال بسير الاجتماع أو اللقاء.
● السؤال : ما القواعد التي ينبغي على الرئيس اتباعها والتي تعمل على تدعيم ثقة الأعضاء فيه ؟
● الجواب : ينبغي لمدير المدرسة لكي يتمكن من القيام بالمهام والمسؤوليات الموكلة إليه، وتدعيم ثقة الأعضاء فيه أن يلم بعدة أمور تحقق له هذه الغاية وهذه الأمور تتمثل في الآتي :
• الإلمام بما توصل إليه علم النفس من نتائج أساسية فيما يتعلق بالطبيعة الإنسانية (مراحل النمو، سيكولوجية التعلم والتي يقوم عليها طرق وأساليب التدريس وتنظيمات المناهج الدراسية).
• أن تكون لدى مدير المدرسة خلفية ثقافية واجتماعية تمكنه من فهم الأنظمة الاجتماعية المحلية، وتساعده على أداء الدور القيادي داخل المجتمع المحلي.
• أن تكون لدى مدير المدرسة مهارات اجتماعية تمكنه من القيام بدور الوسيط والمنسق بين القوى المختلفة التي تؤثر في عمل المدرسة، وذلك بغرض توجيه هذا التأثير لصالح تحقيق الأهداف المدرسية.
• يحتاج مدير المدرسة الذي يتطلع إلى قدر كبير من التميز ولاحترام بين الجميع، إلى تكوين خلفية تربوية غنية تمكنه من تطوير فلسفة تربوية شخصية تهيئ له الدور القيادي للآخرين، وخاصة من أصحاب المهنة من أعضاء هيئة التدريس، كما تمكنه هذه الخلفية التربوية من إحداث التوازن المطلوب بين أفراد هيئة التدريس والتدخل لحسم الصراعات الفنية أو فض المشكلات التعليمية بعقلية علمية وموضوعية.
• يتعين على مدير المدرسة أن تكون لديه المهارات الأساسية لإدارة وتنظيم تقويم التلاميذ، وإنشاء قنوات اتصال منتظمة لإبلاغ الآباء بعملية التقدم أو التأخر التعليمي لأبنائهم.
• يحتاج مدير المدرسة إلى المعلومات الخاصة بشؤون التلاميذ التي تمكنه من معرفة إجراءات القبول والتسجيل والتحويل، وكذلك المهارات اللازمة لاستخدام وسائل فنية للتعامل مع التلاميذ كأفراد وجماعات وتوجيههم في إقامة أنظمة طلابية تقوم على فكرة الحكم الذاتي والانتماء الاجتماعي.
• يحتاج مدير المدرسة إلى الإلمام المتكامل بالبرامج التعليمية التي تقدمها المدرسة باعتبارها روافد لنظام عضوي واحد.
• أن يكون مدير المدرسة قادراً على معرفة مواطن القوة والضعف في مختلف البرامج الدراسية والأنشطة التعليمية المتصلة بها، كما يجب أن يكون ماهراً في استخدام الأساليب الفعالة في تحقيق تقدم هذه البرامج.
• أن يتمتع مدير المدرسة بالقدرة على الاستفادة المثلى من الخدمات الاجتماعية والمعينة كتلك التي تقدم بواسطة أمناء المكتبات والأخصائيين الاجتماعيين ورجال الصحة المدرسية.
• يحتاج مدير المدرسة إلى معرفة جيدة بالأساليب الفنية التي تحقق له إشرافاً فعلياً على ما يدور داخل الفصول الدراسية، وبما يحقق تقدم العملية التعليمية، دون تدخل مباشر في عمل المدرسين.
• أن يكون لدى مدير المدرسة المعلومات المتخصصة التي تمكنه من توجيه هيئة التدريس وبخاصة حديثي العهد بمهنة التدريس.
• القدرة على حماية القيم الأخلاقية والعلمية المثلى التي تتحقق وفقاً لما يتمتع به مدير المدرسة من علاقة وثيقة ومباشرة بأعضاء هيئة التدريس والتلاميذ.
● وهناك قواعد أخرى لا تقل أهمية عما سبق لعل من أهمها : فهمه لطبيعة العمل.
1- القدرة على التخطيط والمتابعة.
2- السرعة والقدرة على اتخاذ القرارات المناسبة.
3- القدرة على توزيع المسؤوليات والاختصاصات.
4- حسن تصريف الأمور بذكاء وفطنة.
5- القدرة على الالتزام بما تتطلبه القيادة.
6- القدرة على حل المشكلات واقترح البدائل.
7- حسن التعامل مع الآخرين.
8- تفهم ظروف العاملين وتقديرها والمساعدة في حل مشكلاتهم.
9- القدرة على التجرد عند تقويم الأداء.
10- التشاور مع المرؤوسين قبل البت في الأمور المتصلة بالعمل متى ما دعت الحاجة إلى ذلك.
● السؤال : ما الاستراتيجيات التي تستخدمها كمدير مدرسة في إدارة الاجتماعات ؟
● الجواب : للاجتماعات المدرسية التي يعقدها مدير المدرسة مع المعلمين وأعضاء الإدارة دور مهم لأنها من الوسائل الأساسية والضرورية للإشراف الإداري لأن المدير لا يمكن بأي حال من الأحوال أن يستغني عن هذه الاجتماعات لأثرها الفعال في التنظيم والتوجيه والتحسين للعمل المدرسي، حيث تتاح الفرصة للتفكير المشترك وتبادل الأفكار ووضع الخطط والبرامج، حيث يدلي فيها ذوو المعرفة بالآراء والأفكار المثمرة، وفيها تتاح الفرصة لتعرف المعلمين على أحوال المدرسة وما يجري فيها، ولذا هناك استراتيجيات ينبغي مراعاتها من قبل مدير المدرسة عند إدارة الاجتماعات من أهمها ما يلي :
• أول ما ينبغي مراعاته عند عقد الاجتماعات أن يتناول الموضوعات التي تهم المعلمين والعاملين في المدرسة.
• أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال يتم إعداده مسبقاً قبل الاجتماع يشترك في وضعه كل المعلمين، ويتم ترتيب الموضوعات حسب أولويتها ويكون ذلك عن طريق استبيان معد من قبل المدير يتم توزيعه من قبل المدير على كافة المعلمين والعاملين الذين يهمهم الاجتماع.
• من الضروري أن يكون جدول الأعمال مرناً بحيث يسمح بدراسة موضوع لم يتضمنه جدول الأعمال ويوضع هذا تحت مسمى (ما يستجد مد أعمال).
• يجب ضبط الوقت المخصص للاجتماع وتخصيص وقت معين لكل بند.
• قد تستدعي الحاجة عند مناقشة موضوع معين إلى مزيد من الدراسة فيمكن تكليف لجنة بدراسته وعرض النتيجة في اجتماع لاحق.
● لابد أن تراعى في جدول الأعمال النقاط التالية :
1- أن يعد بوقت كاف ٍ بحيث يمكن البدء في إعداده بنهاية الاجتماع الذي يسبقه، لأنه قد يكون هناك موضوعات مُرحلة من الاجتماع السابق، ينبغي دراستها في الاجتماع الذي بعده مباشرة.
2- أن ترتب هذه الموضوعات في جدول الأعمال في إطار منطقي معقول حسب الأولوية.
3- لابد أن تكون الموضوعات المطروحة يمكن مناقشتها في جدول الاجتماع، ويسمح وقت الاجتماع بذلك.
4- لابد أن يطبع جدول الأعمال ويوزع على الجميع قبل الاجتماع بوقت كافٍ.
● لابد أن يشتمل جدول الاجتماع على الناصر التالية :
1- كلمة ترحيبية بالجميع وخاصة الجدد منهم.
2- التصديق على محضر الاجتماع السابق.
3- الموضوعات المؤجلة من الاجتماعات السابقة.
4- الموضوعات الجديدة المطروحة، وهذه يمكن أن تصنف حسب موضوعاتها : (تدريس ـ موظفون ـ تلاميذ ـ نشاط ـ مشكلات .. إلخ).
5- ما يستجد من أعمال وموضوعات خلال الاجتماع.
6- إنهاء الاجتماع بشكر الحاضرين وحثهم على البذل والجهد في سبيل المصلحة العامة.
● وقت الاجتماع :
1- لابد أن يتم التنسيق مع الجميع في اختيار وقت الاجتماع المناسب الذي يلائم الجميع ولا يتعارض معهم، وغالباً ما يكون في آخر اليوم الدراسي، أي في الحصتين الأخيرتين مثلاً.
2- لابد من تهيئة مكان الاجتماع بعناية وتجهيز ما يناسب الاجتماع سواء كان ذلك من إذاعة أو قرطاسيات أو مشروبات ساخنة أو باردة.
3- لابد أن يكون مكان الاجتماع في مكان واسع يسمح للمدير من رؤية المجتمعين بوضوح.
4- لابد للمدير عند إدارة الاجتماع أن يخلق جواً مرناً خالياً من التكلف، وأن يسود الاجتماع جو صحي قوامه الألفة والاحترام المتبادل.
5- لابد من سماع جميع وجهات النظر، وتقبل النقد بصدر رحب.
6- لابد من توضيح الغرض من الاجتماع والتأكيد عليه لجميع الحاضرين.
7- لابد من أن يتيح الفرصة لكل من يريد أن يسأل أو يعرض وجهة نظره.
8- على المدير أن يوضح الأسئلة التي تلقى من الحضور إذا كانت غامضة أو غير واضحة.
9- على المدير أن يربط بين جوانب الموضوع المطروح وأن يلخص المناقشة من وقت لآخر.
10-- على المدير أن يركز على ألا يخرج الأعضاء عن موضوع المناقشة، وأن يوجههم بحيث يصل الاجتماع في نهايته إلى قرارات محددة وواضحة.
11- على المدير أن يلم بجميع ما يتعلق بالموضوعات المطروحة، ومراجعة التعاميم والنشرات الخاصة بذلك، إن (وجدت)، حتى لا يتم إقرار شيء مخالف للنظام.
12- قد يكون من بين المجتمعين أساتذة جدد لم يألفوا جو الاجتماعات، أو معلمون يخجلون، أو مستمعون فقط، فيجب على مدير المدرسة إشراكهم بطريقة لبقة بدون إحراج لهم أو إلحاح، وقد يكون هناك معلمون على النقيض من ذلك مسرفون بالكلام محتكرون له، فعليه أن يقاطع هؤلاء بطريقة لا تؤلمهم وينقل الناقشة لآخرين.
13- على المدير أن يكون حذراً وأن ينادي كل معلم باسمه أو كنيته التي يحب، وأن يعقب على حديثه باختصار مع مراعاة المجاملة في التعليق.
14- في نهاية الاجتماع يجب الاحتفاظ بمحضر الاجتماع يسجل فيه تاريخ الاجتماع ومكانه وأسماء المشتركين فيه، وينبغي أن يسجل فيه كل ما يدور في الاجتماع بطريقة سليمة ومنظمة مع تلافي التكرار وضياع الوقت، وينبغي أن ينسب كل رأي لقائله.
15- محضر الاجتماع ينبغي اطلاع الجميع عليه.
مرحباً بك في منهل الثقافة التربوية
مقالة قيّمة عن الاجتماعات المدرسية
جل التقدير لشخصكم الكريم