المشكلات واتخاذ القرارات الإدارية : (تحليل المعلومات ــ العلاج الابتكاري).
■ يعتبر الابتكار قيمة رئيسة وضرورية في عملية حل وتحليل المشكلات لما لها من أهمية قصوى في زيادة احتمالات الوصول إلى البديل الأكثر فعالية. ويوجد أسلوبين في هذا السياق يقودان إلى زيادة كمية الأفكار وهما : أسلوب "تعصيف الذهن" Brainstorming وكذلك أسلوب المجموعة الاسمية Nominal Group.
1ـ تعصيف الذهن :
يعتمد هذا الأسلوب على تعظيم عدد الأفكار التي تطرح بدائل لتنفيذ حل المشكلات عن طريق المجموعات، وتعتمد هذه الطريقة على عدة أسس :
1. عدد أفراد مجموعة العمل الأمثل ما بين 4 9 أفراد.
2. يتم التركيز في المرحلة الأولى بين عملية تعصيف الذهن على عدد (كمية) الأفكار والبدائل أكثر من الكيف.
3. يتم تلافي عوائق المشاركة الفعالة من أفراد مجموعة العمل بالا يتم التعليق في المرحلة الأولى على أي فكرة يتم طرحها وتأجيل ذلك إلى المرحلة التالية.
4. يتم في المرحلة الثانية تقييم كل فكرة جماعيا حتى يتم توسيع نطاق المناقشة مما يزيد من عملية كفاءة التقييم.
■ وتكون نتيجة المناقشة الجماعية أحد النواتج التالية :
1- استبعاد الفكرة نهائيا.
2- تعديل الفكرة بإدخال بعض التعديلات أو تطوير الفكرة لتكون أكثر قدرة على التطبيق.
3- إعادة الترتيب للمتغيرات داخل البديل.
4- تجميع أكثر من بديل في فكرة أعم.
2ـ أسلوب الجماعة الاسمية :
طبقاً لهذا الأسلوب يتم إدخال مدخلات أفراد المجموعة إلى عملية اتخاذ القرار بطريقة فردية. وتعتبر هذه الطريقة مناسبة في حالة عدم الاتفاق بصورة جماعية أو عدم المعرفة التامة بجوانب المشكلة.
وتتم عملية الجماعة الاسمية على خمس مراحل متصلة كما يلي :
1- إفراز الأفكار.
2- تسجيل الأفكار.
3- توضيح الأفكار.
4- أخذ الأصوات على الأفكار.
5- التقييم.
3ـ تحليل المعلومات :
يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة، ويشمل ذلك اختبار كل عامل من العوامل على حدة وكذلك علاقته بالمتغيرات الأخرى في المشكلة، ويشمل كذلك العلاقات والتفاعلات بين العمليات، ويلي ذلك مقارنة المشكلة بالمواقف الأخرى، وأخيرا تصنيف وتسجيل توالي أحداث المشكلة.
■ وتحليل المشكلة يتطلب الإجابة على الأسئلة التالية :
ما هي العناصر التي يمكن التحكم فيها في المشكلة والتي لا يمكن التحكم فيها ؟
من يمكنه المساعدة في حل تلك المشكلة ؟
ما هي آراء واقتراحات الزملاء والمرؤوسين لحل تلك المشكلة ؟
ما هي آراء واقتراحات الرؤساء لحل تلك المشكلة ؟
ما مدى تأثير وتداعيات تلك المشكلة ؟
4ـ تحديد بدائل حل المشكلات :
تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل.
5ـ اختيار البديل الأمثل :
في هذه المرحلة يتم مقارنة البدائل من حيث مزايا وعيوب كل بديل على حدة وذلك في ضوء الوزن النسبي لكل من المزايا والعيوب، وفيما يلي قائمة بمواصفات البديل الأمثل :
1- ينتج من تطبيقه مستوى أعلى من الإنتاجية.
2- يساعد على تخفيض تكاليف التشغيل.
3- تسانده الإدارة العليا.
4- شارك فريق العمل في إعداده.
5- يوفر في الوقت.
6- يحقق الهدف من تطبيقه.
7- بسيط في التطبيق وسهل في الفهم.
6ـ تطبيق البديل :
الطريق الوحيد لمعرفة درجة فعالية البديل والمحك الوحيد له هو وضعه موضع التنفيذ الفعلي.
ويشمل التطبيق كل التعديلات الضرورية في الوظائف الإدارية من إعادة التخطيط والتنظيم وكذلك كل الإجراءات والمتغيرات التنفيذية.
وللتطبيق الفعال يجب وجود خطة تنفيذية تفصيلية لتنفيذ دقائق العمل بفاعلية.
■ والخطة التنفيذية يجب أن تشمل ما يلي :
1- تحديد مراحل التنفيذ والخطوات في كل مرحلة بالتوالي.
2- تحديد توقيتات تنفيذ الخطوات والمراحل.
3- تحديد من سيقوم بتنفيذ كل خطوة من الخطوات.
4- تحديد من سيراقب على التنفيذ.
7 ـ تقييم التنفيذ :
تعتمد مرحلة التنفيذ على المعلومات المرتدة عن التنفيذ في الجوانب التالية ؟
هل أنتج العاملين الكميات المطلوبة في التوقيتات المتوقعة ؟
هل أنتج العاملين بالكيف المطلوب في التوقيتات المتوقعة ؟
هل تم تطبيق مقاييس العمل بأسلوب سليم ؟
هل تم خفض تكاليف تنفيذ المهام ؟
هل تم رفع مستوى الروح المعنوية ؟
■ وتمتد عملية التقييم لتشمل الجوانب التالية :
1- درجة تحقيق أهداف المنشأة.
2- التقييم الذاتي للأداء.
3- التداعيات الغير متوقعة لتنفيذ البدائل.
بعد تجميع المجموعتين من العوامل للوصول إلى رؤية شاملة لتقييم البديل. في حالة وجود مراجعة منتظمة. أما في حالة وجود تقييم سلبي، يتم الرجوع إلى الخطوة الأولى.
حقيبة البرنامَج التدريبي المقدم لقادة المدارس.
■ يعتبر الابتكار قيمة رئيسة وضرورية في عملية حل وتحليل المشكلات لما لها من أهمية قصوى في زيادة احتمالات الوصول إلى البديل الأكثر فعالية. ويوجد أسلوبين في هذا السياق يقودان إلى زيادة كمية الأفكار وهما : أسلوب "تعصيف الذهن" Brainstorming وكذلك أسلوب المجموعة الاسمية Nominal Group.
1ـ تعصيف الذهن :
يعتمد هذا الأسلوب على تعظيم عدد الأفكار التي تطرح بدائل لتنفيذ حل المشكلات عن طريق المجموعات، وتعتمد هذه الطريقة على عدة أسس :
1. عدد أفراد مجموعة العمل الأمثل ما بين 4 9 أفراد.
2. يتم التركيز في المرحلة الأولى بين عملية تعصيف الذهن على عدد (كمية) الأفكار والبدائل أكثر من الكيف.
3. يتم تلافي عوائق المشاركة الفعالة من أفراد مجموعة العمل بالا يتم التعليق في المرحلة الأولى على أي فكرة يتم طرحها وتأجيل ذلك إلى المرحلة التالية.
4. يتم في المرحلة الثانية تقييم كل فكرة جماعيا حتى يتم توسيع نطاق المناقشة مما يزيد من عملية كفاءة التقييم.
■ وتكون نتيجة المناقشة الجماعية أحد النواتج التالية :
1- استبعاد الفكرة نهائيا.
2- تعديل الفكرة بإدخال بعض التعديلات أو تطوير الفكرة لتكون أكثر قدرة على التطبيق.
3- إعادة الترتيب للمتغيرات داخل البديل.
4- تجميع أكثر من بديل في فكرة أعم.
2ـ أسلوب الجماعة الاسمية :
طبقاً لهذا الأسلوب يتم إدخال مدخلات أفراد المجموعة إلى عملية اتخاذ القرار بطريقة فردية. وتعتبر هذه الطريقة مناسبة في حالة عدم الاتفاق بصورة جماعية أو عدم المعرفة التامة بجوانب المشكلة.
وتتم عملية الجماعة الاسمية على خمس مراحل متصلة كما يلي :
1- إفراز الأفكار.
2- تسجيل الأفكار.
3- توضيح الأفكار.
4- أخذ الأصوات على الأفكار.
5- التقييم.
3ـ تحليل المعلومات :
يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة، ويشمل ذلك اختبار كل عامل من العوامل على حدة وكذلك علاقته بالمتغيرات الأخرى في المشكلة، ويشمل كذلك العلاقات والتفاعلات بين العمليات، ويلي ذلك مقارنة المشكلة بالمواقف الأخرى، وأخيرا تصنيف وتسجيل توالي أحداث المشكلة.
■ وتحليل المشكلة يتطلب الإجابة على الأسئلة التالية :
ما هي العناصر التي يمكن التحكم فيها في المشكلة والتي لا يمكن التحكم فيها ؟
من يمكنه المساعدة في حل تلك المشكلة ؟
ما هي آراء واقتراحات الزملاء والمرؤوسين لحل تلك المشكلة ؟
ما هي آراء واقتراحات الرؤساء لحل تلك المشكلة ؟
ما مدى تأثير وتداعيات تلك المشكلة ؟
4ـ تحديد بدائل حل المشكلات :
تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل.
5ـ اختيار البديل الأمثل :
في هذه المرحلة يتم مقارنة البدائل من حيث مزايا وعيوب كل بديل على حدة وذلك في ضوء الوزن النسبي لكل من المزايا والعيوب، وفيما يلي قائمة بمواصفات البديل الأمثل :
1- ينتج من تطبيقه مستوى أعلى من الإنتاجية.
2- يساعد على تخفيض تكاليف التشغيل.
3- تسانده الإدارة العليا.
4- شارك فريق العمل في إعداده.
5- يوفر في الوقت.
6- يحقق الهدف من تطبيقه.
7- بسيط في التطبيق وسهل في الفهم.
6ـ تطبيق البديل :
الطريق الوحيد لمعرفة درجة فعالية البديل والمحك الوحيد له هو وضعه موضع التنفيذ الفعلي.
ويشمل التطبيق كل التعديلات الضرورية في الوظائف الإدارية من إعادة التخطيط والتنظيم وكذلك كل الإجراءات والمتغيرات التنفيذية.
وللتطبيق الفعال يجب وجود خطة تنفيذية تفصيلية لتنفيذ دقائق العمل بفاعلية.
■ والخطة التنفيذية يجب أن تشمل ما يلي :
1- تحديد مراحل التنفيذ والخطوات في كل مرحلة بالتوالي.
2- تحديد توقيتات تنفيذ الخطوات والمراحل.
3- تحديد من سيقوم بتنفيذ كل خطوة من الخطوات.
4- تحديد من سيراقب على التنفيذ.
7 ـ تقييم التنفيذ :
تعتمد مرحلة التنفيذ على المعلومات المرتدة عن التنفيذ في الجوانب التالية ؟
هل أنتج العاملين الكميات المطلوبة في التوقيتات المتوقعة ؟
هل أنتج العاملين بالكيف المطلوب في التوقيتات المتوقعة ؟
هل تم تطبيق مقاييس العمل بأسلوب سليم ؟
هل تم خفض تكاليف تنفيذ المهام ؟
هل تم رفع مستوى الروح المعنوية ؟
■ وتمتد عملية التقييم لتشمل الجوانب التالية :
1- درجة تحقيق أهداف المنشأة.
2- التقييم الذاتي للأداء.
3- التداعيات الغير متوقعة لتنفيذ البدائل.
بعد تجميع المجموعتين من العوامل للوصول إلى رؤية شاملة لتقييم البديل. في حالة وجود مراجعة منتظمة. أما في حالة وجود تقييم سلبي، يتم الرجوع إلى الخطوة الأولى.
حقيبة البرنامَج التدريبي المقدم لقادة المدارس.