بسم الله الرحمن الرحيم

جديد المقالات :

تعليمنا في ظل استمرار الجائحة : وجهة نظر.

تعليمنا في ظل استمرار الجائحة : وجهة نظر. ■ أؤكد على المكتسبات التي أفرزتها جائحة كورونا كفانا الله شره على أسلوب حياتنا وتحديدا على الجانب التعليمي...

العودة لمقاعد الدراسة : متطلبات العودة الآمنة.

العودة لمقاعد الدراسة : متطلبات العودة الآمنة. ■ لم تترك الدولة رعاها الله ثغرة ينفذ منها الوباء إلاّ أغلقتها بأحكام وسخرت كافة القدرات البشرية...

العودة لمقاعد الدراسة : السلامة لأبنائنا وبناتنا.

العودة لمقاعد الدراسة : السلامة لأبنائنا وبناتنا. ■ سلامة أبنائنا وبناتنا أولا ويستعاض عن الحضور (الجسدي) بما هو متاح من بدائل ولله الحمد. وليس...

العودة لمقاعد الدراسة : الاستمرار في التعليم عن بُعد.

العودة لمقاعد الدراسة : الاستمرار في التعليم عن بُعد. ■ نظراً لصعوبة الأوضاع في جميع أنحاء العالم، تخوض وزارة التعليم حالياً كيفية التخطيط لبدء الدراسة...

العودة لمقاعد الدراسة : الاستفادة من التعليم الأهلي.

العودة لمقاعد الدراسة : الاستفادة من التعليم الأهلي ■ التعليم عن بعد مسار جديد ورائع تم ممارسته في جائحة كورونا نسأل الله أن يزيل هذه الغمة عن بلادنا...

العودة لمقاعد الدراسة : مبدأ السلامة أولاً.

العودة لمقاعد الدراسة : مبدأ السلامة أولاً ــ وجهة نظر. ■ عودة الطلاب لمقاعد الدراسة والخيارات المطروحة ذلك. قبل أيام صرح معالي وزير التعليم عن خيارات...

التعليم عن بعد الخِيار الأنسب : وجهة نظر.

التعليم عن بعد الخِيار الأنسب : وجهة نظر. ■ اتفق مع مقولة أن (التعليم عن بعد) قد يكون الخِيار الأنسب والأسلم في الوقت الحالي، لكن هناك نِقَاط...

سيناريوهات العودة لمقاعد الدراسة : وجهة نظر.

سيناريوهات العودة لمقاعد الدراسة : وجهة نظر. ■ لا تزل سيناريوهات عودة المدارس للفصل القادم غير واضحة المعالم، إلا أن ما يبدو واضحا ويفترض أن تطرح...

لا عودة لمقاعد الدراسة إلا بعد زوال الغمة : وجهة نظر.

لا عودة لمقاعد الدراسة إلا بعد زوال الغمة : وجهة نظر. ■ الدين والعقل والمنطق يقول - من وجهة نظري - لا عودة لمقاعد الدراسة إلا بعد زوال الغمة، كما يجب...

لمن يناشد ويطالب بعودة الطلاب لمقاعد الدراسة.

نقطة بداية السطر .. لمن يناشد ويطالب بعودة الطلاب لمقاعد الدراسة. ■ جميعنا يعلم مدى أهمية عودة أبناءنا الطلاب لمقاعد الدراسة .. ولكن يقابل ذلك أهمية...

المجلس الثلاثون : قد يدخل ذنب الجنة ! وقد تدخل طاعة النار.

المجلس الثلاثون : قد يدخل ذنب الجنة ! وقد تدخل طاعة النار (كتاب : رياض التائبين). ■ قد يُدخلُ ذنبٌ الجنةَ ! وقد تُدخلُ طاعةٌ النارَ !...

هل عطلت وسائل التقنية ملكة التفكير عند جيلنا ؟.

هل عطلت وسائل التقنية ملكة التفكير عند جيلنا ؟ ■ هناك مقولة تقول : العِلم في الصدور لا في السطور .. مما يؤسف له أن جيلنا اليوم فقد ملكة الحفظ بوجود...

كالماء .. كن.

كالماء .. كن. ■ واسع الصدر والأفق، ألا ترى أنه لا يميّز حين يتساقط بين قصور الأغنياء وأكواخ الفقراء بين حدائق الأغنياء وحقول الفقراء. ■ ليناً، يسكب في...

الثقافة الفكرية : في يقيني «05».

الثقافة الفكرية : في يقيني «05». ■ إن ما سمعناه ونقل إلينا من أسلافنا عن أوبئة وأمراض ومخاطر حلت بهم إلا أن فايروس كورونا غير.. نعم فقد أرغم العالم...

تخير من الأعمال الفاضلة ما تميل إليه نفسك.

تخير من الأعمال الفاضلة ما تميل إليه نفسك. ■ ومما يعـين العامل علـى تحقيـق العبـودية لخالقه عـز وجل علـى أكمل وجـه أن يتخيّـر من الأعمال الفاضلة ما...

خصائص المدير الفعال في حل المشكلات الإدارية.

خصائص المدير الفعال في حل (المشكلات ــ الصعوبات ــ العقبات) الإدارية. ■ لعل أبرز خصائص المدير الفعال في حل (المشكلات ــ الصعوبات ــ...

إجراءات التحقيق الإداري.

إجراءات التحقيق الإداري. ■ تتلخص إجراءات التحقيق الإداري في : ● أولا : الإحالة للتحقيق (أي : إحالة الموظف المخالف إلى التحقيق) : فالإحالة...

مهارات صناعة القرار الخمس التي تسهم في فاعلية المدير.

مهارات صناعة القرار الخمس التي تسهم في فاعلية المدير. ■ إن من أبرز مهارات صناعة القرار الخمس التي تسهم في فاعلية المدير : 1- مهارات التفريق...

هل طال فراقك يا مكة : قصيدة.

هل طال فراقك يا مكة : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (قسم : الثقافة المكانية) // (قصيدة : هل طال فراقك يا مكة) // (الشاعرة...

حكم تغيير المكان بين الصلاتين.

حكم تغيير المكان بين الصلاتين. ■ السؤال : ما حكم تغيير المكان بعد قضاء الفريضة وذلك لأداء السنة ؟ ■ الإجابة : ذكر الفقهاء رحمهم الله أنه يسن للإنسان...

الثقافة الفكرية : في يقيني «04».

الثقافة الفكرية : في يقيني «04». ■ إن من المكتسبات المتحققة من جائحة كورونا التعايش الأمثل مع المرض والتعاطي المجتمعي للذكاء البينفسي وفهم الجميع ما...

في السنة النبوية : الاعتداء في الدعاء.

في السنة النبوية : الاعتداء في الدعاء. ■ تَعجَب عندما تسمع بعض الأئمة في قنوتهم وهم يتكلفون الوصف في الدعاء حيث يقول مثلا (اللهم ارحمنا إذا ثقل منا...

الملك فهد (رحمه الله) والمنسف الأردني.

الملك فهد (رحمه الله) والمنسف الأردني. ■ خرج (الملك فهد رحمه الله تعالى) مع بعض الأخوياء (الحاشية) إلى شمال السعودية برحلة برية...

العيون : أنواعها وأجزاؤها وتأثيراتها.

العيون : أنواعها وأجزاؤها وتأثيراتها. ■ العين في اللغة تطلق على عدة معان، وهذا ما يسمى في علم اللغة بالمشترك اللفظي، فهي عضو البصر المعروف، والجاسوس،...

الفرق بين : (اليتيم ــ العجِي ــ اللطيم).

الفرق بين : (اليتيم ــ العجِي ــ اللطيم). ■ كثيراً ما يقال : هذا يتيم الأبوين، وذاك يتيم الأم، وهذا غير صحيح، والصواب في معاجم اللغة العربية...

فرحت كثيرا بالثناء : قصيدة.

فرحت كثيرا بالثناء : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (قسم : الثقافة الشرعيّة) // (قصيدة : فرحت كثيرا بالثناء) // (الشاعرة : هدية إبراهيم شطيفي).

سيري يا مزنة من أبها لأحبابي في الباحة : قصيدة.

سيري يا مزنة من أبها لأحبابي في الباحة : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (قسم : الثقافة الإعلامية) // (قصيدة : سيري يا مزنة من أبها...

الليل يطوي حنيني : قصيدة.

الليل يطوي حنيني : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (قسم : الثقافة الزمنية) // (قصيدة : الليل يطوي حنيني) // (الشاعر : حسين...

في الرسائل التوعوية : لا تهاجر - وطنك لك وحدك.

في الرسائل التوعوية : لا تهاجر - وطنك لك وحدك. ■ قصة وعبرة : "ابن جربوع" شخص من سكان نجد، ويعيش حياته اليومية فيما يكسبه من رزق النقل على حماره، ومضت...

وزارة التعليم : قرار تمديد تكليف مديري التعليم 1441.

وزارة التعليم : قرار تمديد تكليف مديري التعليم 1441هـ في المملكة العربية السعودية. ■ للاطلاع على قرار وزير التعليم المتضمن (تمديد تكليف مديري...

تبسم وقاوم جنون الحياة : قصيدة.

تبسم وقاوم جنون الحياة : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (الثقافة الفنية : فن الرسائل) // (قصيدة : تبسم وقاوم جنون الحياة) //...

وقف المكي يا رب ببابك : قصيدة.

وقف المكي يا رب ببابك : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (قسم : الثقافة المكانية) // (قصيدة : وقف المكي يا رب ببابك) //...

في التوقيعات الأدبية : من ذاكرتي «31».

في التوقيعات الأدبية : من ذاكرتي «31». ■ ابتسامتك رسالة شوق تحرك الوجد وتبعث الأمل فاجعلها ديدنك.

تحديث المقررات الدراسية وفق المتغيرات المستقبلية.

تحديث المقررات الدراسية وفق المتغيرات المستقبلية. إن المتغيرات التي ظهرت في الفترة الأخيرة تلعب دوراً مهماً وفاعلاً في التأثير على النشء وبالتالي إن...

من الحياة .. نظرات مستقبلية.

من الحياة .. نظرات مستقبلية. في حروف الأوراق وفي سطور الأيام، وفي عبر وعبارات الحياة ما يكون من الحياة وفي الحياة أنبثاق نور يُستضاء به في منحنيات...

تقدير معلمي مدارس بيشة لاحتياجاتهم التدريبية.

تقدير معلمي مدارس محافظة بيشة لاحتياجاتهم التدريبية في مجال تقنيات التعليم ــ ملخص بحث. ■ هدف الدراسة : هدفت هذه الدراسة لتقدير الاحتياجات التدريبية...

دماغ وتفكير المرأة والرجل ــ كشف علمي.

دماغ وتفكير المرأة والرجل ــ كشف علمي. ■ لا عبثية بمخلوقات الله تعالى - وليس بالعلم والحلال عيبا وشرعا وقانونا وعرفا ومنطقا -. في التحليل العلمي...

يستاهل الحمد : مغالطات دينية ولغوية.

يستاهل الحمد : مغالطات دينية ولغوية. ■ انتشرت رسالة في الوسائط تحرّم استخدام عبارة "يستاهل الحمد"، أورد هنا نص الرسالة والرد عليها : ● نص الرسالة :...

عودي لربك : قصيدة.

عودي لربك : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (قسم : الثقافة الشرعيّة) // (قصيدة : عودي لربك) // (الشاعرة : هدية إبراهيم...

كل يوم وليلة : الابتلاءات الثلاثة.

كل يوم وليلة : الابتلاءات الثلاثة. ■ يصاب ابن آدم كل يوم وليلة بثلاثة ابتلاءات، قد لا يتعظ بواحدة منها : ● الابتلاء الأول : عمره يتناقص كل يوم واليوم...

في ثقافة الإحسان : دوائر الإلحاد.

في ثقافة الإحسان : دوائر الإلحاد. الدنيا ميدان فسيح جعلها الله مجالاً لعباده وموطنًا للابتلاء والاختبار، وظرفًا للصراع بين الحق والباطل، وجعل لها بنين...

من طرائف اللغة العربية «2».

من طرائف اللغة العربية «2». ■ ما الفرق بين السِّبط والحَفيد ؟ ● السِّبط : هو ابن البنت، لذلك الحسن والحسين عليهما السلام سبطا رسول الله. ● أما الحفيد...

ولأهل اليمن حق علينا.

ولأهل اليمن حقٌ علينا. كانت جارة البحر الأحمر، أمتار قليلة تفصل بين سريري وبين البحر، يمكن أن ينطبق عليها قول الشامخ "الطيب صالح" في روايته "موسم...

تعليم من أجل التفكير ــ فصل من كتاب.

تعليم من أجل التفكير ــ فصل من كتاب : مهام المُعلم تجاه مهارات التفكير لدى الطلاب. تُعد (تنمية مهارات التفكير) من الأهداف الاستراتيجية للعملية...

صراع مع هوى النفس.

صراع مع هوى النفس : قصيدة. ■ مكتبة منهل الثقافة التربوية : (قسم : الثقافة المجتمعية) // (قصيدة : صراع مع هوى النفس) // (الشاعرة :...

أبلة كوثر.

أبلة كوثر. كانت امرأة ستينية، تمتلك مطعما للفلافل في حي الدقي، مجاورا لجمعية الأهرام الاستهلاكية بعد نزولك من كبري الدقي، وأنت متجه للجيزة، على يمينك...

معلمة المرحلة الابتدائية ودورها في تنمية قدرات الطالبات.

معلمة المرحلة الابتدائية ودورها في تنمية قدرات الطالبات. الطالبة في المرحلة الابتدائية هي طفلة بالفطرة يسهل تشكيلها وتنمية مواهبها وقدراتها سواء كانت...

الفنان التشكيلي المغربي حمزة المخفي.

الفنان التشكيلي المغربي حمزة المخفي ــ لوحات بألوان الفرح وحب الحياة. ■ فنان يمتلك عفوية فطرية وتناغم بين الألوان المختزلة للتعبير عن كل ما يمكن أن...

وجاءت سكرة الموت بالحق : لمحات ووقفات تربوية.

وجاءت سكرة الموت بالحق : لمحات ووقفات تربوية. ■ قال الله تعالى : {وَجَاءَتْ سَكْرَةُ الْمَوْتِ بِالْحَقِّ ذَٰلِكَ مَا كُنتَ مِنْهُ تَحِيدُ} ....

فتنة للمتبوع مذلة للتابع.

فتنة للمتبوع مذلة للتابع. جاء في سنن الدارمي في باب من كره الشهرة والمعرفة عن محمد بن العلاء، حدثنا ابن إدريس قال: سمعت هارون بن عنترة، عن سليمان بن...

فن التدريب على إدارة الاجتماعات الإدارية

ضيف الله عبدالله الحربي
793 مشاهدة
فن التدريب على إدارة الاجتماعات الإدارية.
■ الانطباعات عن الاجتماعات :
إن إدارة أي شيء كما أشار كينان (1996م، ص 9) تعني ضرورة حصول الاجتماعات، ومع ذلك فإن الفكرة العامة لكثير من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماعات سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه هي أن تلك الاجتماعات كانت مضيعة أو ضياعاً للوقت، وكثيراً ما تدل أو تشير عباراتهم عن جوانب الضعف في تلك الاجتماعات.

● نشاط (1) : تحليل بعض العبارات عن الاجتماعات ؟
في الجدول التالي ثلاث عبارات كثيراً ما يطلقها من يحضرون بعض اجتماعات سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه، أقراء كل منها ثم حاول خلال دقيقة واحدة أن تسجل في الخانة التي أمامها ما تدل أو تشير إليه ؟
م ـ العبـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــارة ======= ما تدل أو تشير إليه العبارة
1ـ لا أرى مبرراً لعقد الاجتمــــــــــــــــــــــــــــــــــاع ======= دلالة على عدم وجود هدف للاجتماع.
2ـ كان وجودي في هذا الاجتمـــاع شكلياً ======= يشير إلى أن نتيجة الاجتماع كانت معدة سلفاً.
3ـ لم يكن في الاجتماع أي شيء يخصني ======= إشارة إلى انه قد استثني من قرارات الاجتماع.
تم في النشاط السابق التعرف على انطباعات بعض من يحضرون الاجتماعات، وبتطبيق النشاط التالي سوف توضح بموضوعية - بأذن الله - للمدرب موقفك من الاجتماعات، وهذا سوف يمكنه من مساعدتك في تطوير مهارتك ومعارفك بخصوص إدارة الاجتماعات.

● نشاط (2) : التعرف على موقفك من الاجتماعات.
أ) هل تعتقد أن الاجتماعات ضرورية أم لا ؟
الإجابة : (نعم ـ لا ـ أخرى تبين).

ب) أذكر في ثلاث نقاط باختصار مبررات إجابتك ؟
1- ............................................................................................ .
2- ............................................................................................ .
3- ............................................................................................ .

ج) سجل أهم الاستنتاجات التي سوف يذكرها المدرب في نهاية النشاط (الاجتماعات تفشل نتيجة لعدة لأسباب عديدة) أهمها :
1- ............................................................................................ .
2- ............................................................................................ .
3- ............................................................................................ .
4- ............................................................................................ .
5- ............................................................................................ .
6- ............................................................................................ .
7- ............................................................................................ .

● مفهوم الاجتماعات :
يعرف العثيمين (1414هـ) الاجتماعات بأنها "عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين" ص 118.
أما الاجتماعات الفعالة فهي كما أوضح السيد، وآخرون (1997م) التي "تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء" ص 212.

● أنواع الاجتماعات :
يشير كل من العثيمين (1414هـ، ص 119) السيد وآخرون (1997م، ص 212) كينان (1996، ص 25، 26) إلى وجود عدة أنواع للاجتماعات تبعاً لتعدد أسس تصنيفها، وفيما يلي أهم أنواع الاجتماعات وتصنيفاتها :
1- من حيث المدة أو الزمن :
أ- اجتماعات دورية : وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو خلافه، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدارات الحكومية والشركات.
ب- اجتماعات غير دورية : وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها (ليس هناك وقت محدد لعقدها) لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة.

2- من حيث الشكل :
أ- اجتماعات رسمية : وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة (أسلوب التصويت في الاجتماع، حق الأغلبية في إصدار القرار، عدد المرات التي يحق للعضو فيها الكلام، الفترة المحددة للعضو للكلام).
ب- اجتماعات غير رسمية : وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم بالمرونة والسهولة، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ القرار.

3- من حيث المستوى :
أ- اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي : مثل اجتماعات الجامعة العربية وهيئة الأمم المتحدة.
ب- اجتماعات على مستوى الدولة : مثل اجتماع مجلس الوزراء ومجلس الشورى.
ج- اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص : مثل اجتماع مجالس الإدارات واللجان في الشركات.

● أهمية الاجتماعات :
تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية، وتأتي أهميتها كما أشار كل من العثيمين (1414هـ، ص 121، 122) والسيد وآخرون (1997م، ص 212) في دورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية :
1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي.
2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية.
3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى.
4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة (التدريب).
5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين.
6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات.

● المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات :
لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة، ويشير كل من كينان (1996م، ص 35 - 60) والسيد وآخرون (1997م، ص 212 - 218) إلى أن عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث مراحل أساسية هي :
• المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع.
• المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع.
• المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد.
ولأهمية كل مرحلة من هذه المراحل، واشتمال كل منها على عدد من الخطوات والأدوار الرئيسية، فإننا سوف نتطرق لكل منها بشيء من التفصيل.

● نشاط (3) : أجب على كل فقرة من فقرات التمرين التالي (فقط) عندما يطلب منك المدرب ذلك ؟ علماً أن إجابة الفقرة الأخيرة ومناقشة التمرين سوف تكون في نهاية الجلسة التدريبية :
أ) حدد ثلاثة مواضيع يمكن من أجل كل واحد منها أن تعقد اجتماع لديك في المدرسة ؟
1- .................................................................................... .
2- .................................................................................... .
3- .................................................................................... .
ب) أختر أهم المواضيع السابقة من وجهة نظرك ثم حدد من سوف تدعيه لحضور الاجتماع ؟
1- ................................... . 2- .................................. .
3- ................................... . 4- .................................. .
5- ................................... . 6- .................................. .
7- ................................... . 8- .................................. .
ج) قم بإعداد جدول أعمال للاجتماع (توفيراً للوقت لا داعي لتكرار أي معلومات سابقة) :
1- .................................................................. .
2- .................................................................. .
3-................................................................... .
4-................................................................... .
5-................................................................... .
6-................................................................... .
7-................................................................... .
د) هل يمكنك تحديد أهم النتائج التي سوف يتم التوصل لها من الاجتماع ؟
1- (نعم ـ لا ـ أخرى تبين).
2- أذكر مبررات إجابتك ؟
أ) .................................................................................... .
ب) .................................................................................. .

● المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع.
تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو خطوات أشار إلى عدد منها كل من العثيمين (1414هـ، ص 119 ص 125 - 130) كينان (1996، ص 17- 33) وذكرها السيد وآخرون (1997م، ص 212) وتلك الأمور أو الخطوات هي :
1- تحديد الهدف من الاجتماع : (المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع).
يبين كينان (1996م، ص 14، 15) إن الاجتماعات تستغرق وقتاً وجهداً كبيراً، ولكن مع "ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوباً معتاداً في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية.
ويوضح السيد وآخرون (1997م، ص 212) وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات .. الخ.
ويؤكد كلا الكاتبين السابقين على أهمية أن يفكر المدير مسبقاً قبل الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟

2- تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : (المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه).
يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه، وفي كلا الحالتين يجب عليه كما أشار كينان (1996م، ص 14، 15) أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل، وان يتأكد كما أوضح السيد وآخرون (1997م، ص 213) من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :
أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع.
ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع.
ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع.
د) أن يكون قادراً على العمل الجماعي.
هـ) ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين.
و) ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين (خجول وغير منفتح اجتماعياً).
ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع، أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات (التي سبق ذكرها أو سيرد ذكرها لاحقاً) وأن يكون فعالاً، والرئيس الفعال كما أشار العثيمين، 1414هـ) "هو الذي يبني علاقته مع بقية الأعضاء على التعاون والثقة والمساواة في إعطاء الفرص لجميع الأعضاء بحيث يتيح لكل عضو أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية" ص 127.
وتفيد هذه الخطوة السابقة كما أشار السيد وآخرون (1997م، ص 213) في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد، واختيار وترتيب مكان الاجتماع.

3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : (رئيس الاجتماع والسكرتير).
لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جداً في إنجاح الاجتماع، ونظراً لذلك فإن كينان (1996م، ص 27) يؤكد على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق أقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه، وأسماء المشاركين فيه، ومواضيع المناقشة الروتينية، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل، وأي أعمال أخرى تستجد.
كما يؤكد السيد وآخرون (1997م، ص 213) على أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقاً لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع (إن أمكن ذلك)، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع :
أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع.
ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش.
ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الإمكان (تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين).
د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع (تشير الدراسات إلى أن الأفراد يكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحاً والساعة الثانية عشرة ظهراً أو إذا تناولوا غذاء خفيفاً بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساءً).

4- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : (سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس).
يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع، ومن تلك العوامل كما أشار كل من كينان (1996م، ص 29، 30) السيد وآخرون (1997م، ص 213-215) وتلك العوامل هي : مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين، مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات، توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين.
وبخصوص شكل الاجتماع يشير السيد وآخرون (1997م، ص 214) إلى أن ذلك يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع، وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين.

5- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : (سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس).
ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف، وأن يرفق بها جدول أعمال الاجتماع.

● المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع.
وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع (الفترة المحددة لبداية ونهاية الجلسة) ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب.

• أولاً : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع.
1- معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه.
2- قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع بفعالية.
3- الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب، أو الاعتذار وإنابة عضو آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه.
4- عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع.
5- الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من التحيز أو التعصب.
6- الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء الاجتماع.
7- الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم.
8- الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه للنقاش.
9- الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار.

• ثانياً : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع.
1- مراجعة كافة التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة للاجتماع قبل حضور الأعضاء، وتوجيه لجنة السكرتارية باستقبال الأعضاء المشاركين في الوقت والمكان المحدد.
2- أن يستحضر في ذهنه المراحل الأربع التي يمر بها الاجتماع وأن يعمل على الاستفادة منها، وتلك المراحل الأربع هي :
أ) تشكيل الاجتماع : مرحلة البدء بالاجتماع، وفي هذه المرحلة يدرس المشاركون بعضهم بعضا ويسعون لمعرفة مواقف الآخرين وخلفياتهم.
ب) المرحلة العاصفة : مرحلة النقاش والرد، وفي هذه المرحلة يبدأ المشاركون بالانفتاح والانهماك في مناقشات وتحديات كلامية، قد تؤدي إلى سوء تنظيم الاجتماع.
ج) مرحلة التطبيع : مرحلة العمل بإنتاجية، وفيها تتطور الأفكار ويتم الوصول إلى تسويات، وترسيخ إطار عام واضح يمكن الجميع من معرفة ما هو مطلوب منهم.
د) مرحلة الأداء : مرحلة النتائج، وفيها يولد المجتمعون إجماعا ويحصلون على النتائج.
3- افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية : الترحيب بالمشاركين، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم، وحصر الغائبين، والتذكير بهدف وأهمية الاجتماع أو مراجعة نتائج الجلسة السابقة، والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة، والتأكيد على الالتزام بالوقت.
4- اختيار مقرر ولجنة صياغة لوقائع جلسة الاجتماع، وذلك بالاتفاق مع أعضاء الاجتماع.
5- طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.
6- إعطاء العناية الكافية لنوع الأسئلة التي تثار في الاجتماع.
7- توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه (إيقاف النقاشات الجانبية، استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة .. الخ).
8- حفظ النظام داخل الاجتماع، والحسم في مواجهة أي محاولات للخروج بالاجتماع عن هدفه.
9- فرض آداب الحديث وقواعد المناقشة على المشاركين وعدم السماح لأي فرد بالانحراف عنها.
10- اختيار الأسلوب الملائم للتعامل مع المشاركين وفقاً لنمط شخصية كل فرد منهم (المعارض، والمتعالي، والمتعصب، والثرثار، والمنطوي .. الخ).
11- بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج، وذلك من خلال الإعلان عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف والإعلان عن اقرب النتائج المحتملة للاتفاق.
12- اختتام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء، ويراعى في ذلك : إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها، تلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليه من مهام، إبلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع القادم إن لزم الأمر.

● المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد.
وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع، ويتم فيها القيام بعدة خطوات أهمها ما يلي :
• أولاً : توثيق الاجتماع.
يجب فور انتهاء الاجتماع إعداد محضر مطبوع بذلك، ويجب أن يتضمن المحضر كما أشار كل من العثيمين (1414هـ، ص 131) وكينان (1996م، ص 49) والسيد وآخرون (1997م، ص 218) النقاط التالية :
1- عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده.
2- قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين.
3- اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا.
4- اسم رئيس الاجتماع.
5- جدول الأعمال.
6- ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال.
7- خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية.
8- تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.
ويؤكد كينان (1996م، ص 49) على مراعاة النواحي التالية عند كتابة محضر الاجتماع : استعمال صيغة الماضي، وصف الحقائق والوقائع فقط بدون إعطاء آراء شخصية، الإشارة إلى أي إجراء تنفيذي بالأحرف العريضة وبجانبه الأحرف الأولى من اسم أو مركز الشخص المسئول عنه.
وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع.

• ثانياً : تقييم الاجتماع.
يؤكد السيد وآخرون (1997م، ص 218) على أهمية قيام رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء المشاركين بتقييمه كل اجتماع بعد الانتهاء منه، وذلك بهدف التعرف على المشكلات التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في الاجتماعات المقبلة.
والطريقة البسيطة لفعل ذلك كما أشار كينان (1996م، ص 50) هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع - التي لا يستغرق ملؤها أكثر من دقيقة - قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع، وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية :
♦ هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ (نعم ـ كلا).
♦ هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ (نعم ـ كلا).
♦ هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ (نعم ـ كلا).
♦ هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ (نعم ـ كلا).
♦ هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ (نعم ـ كلا).

• ثالثا : متابعة تنفيذ القرارات المتخذة.
تعبر الحصيلة الإجمالية للاجتماعات دائما على مدى نجاح تلك الاجتماعات، وكثيراً ما يتوقف ذلك على عنصرين أساسيين هما :
1- مدى قيام الأعضاء المشاركين في الاجتماع بإنجاز المهام الموكلة إليهم أولاً بأول (كينان ، 1996م، ص 49).
2- مدى وصول القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع إلى الجهات والأشخاص ذوي العلاقة، وقيامهم بتنفيذ ما جاء فيها (السيد وآخرون، 1997م، ص 218).
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
■ أهم المراجع :
1- السيد، إسماعيل محمد، وآخرون (1997م)، تنمية المهارات القيادية والسلوكية (تدريبات وأنشطة)، المنظمة العربية للتنمية الإدارية، القاهرة.
2- العثيمين، فهد بن سعود بن عبدالعزيز (1414هـ)، الاتصالات الإدارية (ماهيتها، أهميتها، أساليبها)، مطابع شركة الصفحات الذهبية المحدودة، الرياض.
3- كينان، كيت (1996م)، قواعد إدارة الاجتماعات (ترجمة مركز التعريب والبرمجة)، الدار العربية للعلوم، الطبعة الأولى، لبنان.
■ كل الشكر والتقدير لسعادة الدكتور عثمان باعثمان الذي قام بتزويدي بهذه المعلومات القيمة.
ضيف الله عبدالله الحربي.

عدد المشاركات في منهل الثقافة التربوية : 11