◄ النظام الإداري management system
النظام الإداري :
بالرغم من صعوبة تحديد تعريف موحد لمفهوم (النظام)؛ إلا أن التعاريف تحمل في دلالاتها بأن النظام هو : (عبارة عن مجموعة من الأجزاء المتكاملة أو مجموعة من الأجزاء ذات الخصائص المشتركة أو مجموعة من العلاقات تؤدي إلى هدف مشترك).
فيرى د. مصطفى متولي أن تعبير النظام يشير إلى أي مركب من عدد من الأجزاء المترابطة والمتفاعلة التي يختص كل جزء منها بوظيفة معينة مع وجود درجة من التعاون والتكامل بين تلك الأجزاء المختلفة في أدائها لوظائفها (1).
■ ويختلف المهتمون بأسلوب النظم في تعريفهم للنظام باختلاف تحديدهم للسمات المميزة له، فمن ذلك :
• يرى سميث إنه إذا أردنا أن نعرف النظام فعلينا أن نعرف عناصره، والطرق التي تتفاعل بها، وعلينا أيضاً أن نعترف بأنه ليس في استطاعتنا تغيير هذه العناصر دون تغيير النظام نفسه.
ويرى بكلي أن النظام (كل مركب من العناصر أو المكونات المرتبطة بطريقة مباشرة ـ أو غير مباشرة ـ بشبكة من العلاقات السببية بحيث يرتبط كل مكون بعدد من المكونات الأخرى بطريقة ثابتة ولفترة محدودة من الزمن)، ويضيف أن (المكونات قد تكون بسيطة وثابتة أو معقدة ومتغيرة، أما العلاقات بين المكونات فقد تكون علاقات خطية أو علاقات متشابكة).
• ويعتقد بكلي أن مكونات النظم الآلية بسيطة وعلاقاتها محدودة وخطية وثابتة، أما مكونات النظم الحيوية والاجتماعية فمعقدة، وعلاقتها سببية ومتغيرة ومتشابكة.
• ويرى سلز أن النظام هو المفهوم الذي يعود إلى العلاقات التبادلية بين مكونات النظام والعمليات فيه من جهة، وبين النظام ككل وبين البيئة المحيطة به من جهة أخرى (2).
■ سمات النظام :
يحدد علي السلمي (3) السمات الرئيسة المشتركة للنظام في :
1 ـ للنظام حدود تميزه عن البيئة المحيطة به، وهذه الحدود هي التي تحتوي عناصر النظام والعلاقات المتداخلة بينها.
2 ـ للنظام بيئة تحيط به وتوجد خارج حدوده، وتشمل كل ما يؤثر في النظام وكل ما يتأثر به، وتحدد العلاقة بين النظام والبيئة كالتالي :
• أن النظام يستمد وجوده ومبررات استمراره من حاجة البيئة إليه وإلى ما يمكن أن يقوم بإنتاجه.
• أن البيئة تمد النظام بالموارد والإمكانات اللازمة له كي يمارس أنشطته ويحقق أهدافه.
• أن البيئة تستوعب كل ما يفرزه النظام من منتجات مادية أو معنوية (المصب الرئيسي لمخرجات النظام).
3 ـ تتميز العناصر التي يتكون منها النظام بعضها عن بعض بالوظائف التي يقوم بها كل عنصر على الرغم من وجود علاقات تبادلية فيما بينها.
4 ـ بما أن عناصر النظام مترابطة ومتكاملة، فإنه لا يجوز دراسة كل عنصر بمعزل عن العناصر الأخرى.
5 ـ ليست العلاقات المتبادلة بين عناصر النظام عشوائية وإنما تخضع لقوانين منطقية أو رياضية.
6 ـ يتصف النظام بالمرونة، والقابلية المرجعية، والتطوير.
■ مكونات النظام :
وبالنظر إلى سمات النظام يمكن استنتاج أن أي نظام يتكون من ثلاثة عناصر رئيسة هي :
1 ـ الأهداف.
2 ـ الوظائف.
3 ـ المكونات (4).
■ تقسيم النظم من حيث تفاعلها مع البيئة المحيطة بها.
يُمكن تقسيم النظم من حيث تفاعلها مع البيئة المحيطة بها إلى نمطين هما :
• أولاً : النظام المفتوح : ويتميز بوجود علاقة وثيقة بينه وبين البيئة المحيطة به (يتأثر يعوامل البيئة الخارجية ويؤثر فيها في الوقت ذاته).
• ثانياً : النظام المغلق : وهو ذلك النظام الذي يميل إلى التقوقع على نفسه، والابتعاد عن التفاعل مع معطيات بيئته وحاجاتها وتطلعاتها.
■ أي أن أهم الخصائص ـ التي يشير إليها أي تعريف ـ للنظام هي :
1. يتكون النظام من عدة أجزاء يجب أن ينظر إليها ككل وليس كوحدات مجزأة.
2. يتصف النظام بانفتاحه على المجتمع الذي يعمل في إطاره.
3. يشكل كل جزء من أجزاء النظام الكلي نظاماً بحد ذاته ولكنه يصب في إطار النظام الكلي.
4. إن مكونات النظام الكلي هي ثلاث : (المدخلات ـ العمليات ـ المخرجات).
5. إن العلاقات بين النظام والمجتمع الذي يعمل في إطاره هي علاقة ذات تأثير متبادل، وقد تكون نتائج هذه العلاقة (سلباً) أم (إيجاباً)، ويمكن استخلاص هذه النتائج عن طريق المعلومات المرتدة.
6. في أي نظام تتم ممارسة الوظائف الإدارية الأساسية : (التخطيط - التنظيم - التوجيه - التقويم) من قبل جميع أعضاء المنظمة.
7. العمليات الإدارية ـ في النظام ـ هي : الأنشطة الرئيسية والفرعية اللازمة لتحويل المدخلات إلى مخرجات أو تقديم خدمة.
8. اتخاذ القرار ـ في النظام ـ هو : العملية التي بموجبها يتم مواجهة المواقف التي تستدعي حلولاً لها لتحقيق أهداف المنظمة.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
(1) : أ. د. مصطفى محمد متولي وآخرون، نظام التعليم في المملكة العربية السعودية، الطبعة السادسة (الرياض : دار الخريجي للنشر والتوزيع، 1419هـ)، ص 12.
(2) : المرجع السابق، ص 12.
(3) : علي السلمي، تحليل النظم السلوكية، (القاهرة : مكتبة غريب)، ص 14.
(4) : هاني عبدالرحمن صالح، الإدارة التربوية : بحوث ودراسات، (عمان : منشورات الجامعة الأردنية)، ص 51.
النظام الإداري :
بالرغم من صعوبة تحديد تعريف موحد لمفهوم (النظام)؛ إلا أن التعاريف تحمل في دلالاتها بأن النظام هو : (عبارة عن مجموعة من الأجزاء المتكاملة أو مجموعة من الأجزاء ذات الخصائص المشتركة أو مجموعة من العلاقات تؤدي إلى هدف مشترك).
فيرى د. مصطفى متولي أن تعبير النظام يشير إلى أي مركب من عدد من الأجزاء المترابطة والمتفاعلة التي يختص كل جزء منها بوظيفة معينة مع وجود درجة من التعاون والتكامل بين تلك الأجزاء المختلفة في أدائها لوظائفها (1).
■ ويختلف المهتمون بأسلوب النظم في تعريفهم للنظام باختلاف تحديدهم للسمات المميزة له، فمن ذلك :
• يرى سميث إنه إذا أردنا أن نعرف النظام فعلينا أن نعرف عناصره، والطرق التي تتفاعل بها، وعلينا أيضاً أن نعترف بأنه ليس في استطاعتنا تغيير هذه العناصر دون تغيير النظام نفسه.
ويرى بكلي أن النظام (كل مركب من العناصر أو المكونات المرتبطة بطريقة مباشرة ـ أو غير مباشرة ـ بشبكة من العلاقات السببية بحيث يرتبط كل مكون بعدد من المكونات الأخرى بطريقة ثابتة ولفترة محدودة من الزمن)، ويضيف أن (المكونات قد تكون بسيطة وثابتة أو معقدة ومتغيرة، أما العلاقات بين المكونات فقد تكون علاقات خطية أو علاقات متشابكة).
• ويعتقد بكلي أن مكونات النظم الآلية بسيطة وعلاقاتها محدودة وخطية وثابتة، أما مكونات النظم الحيوية والاجتماعية فمعقدة، وعلاقتها سببية ومتغيرة ومتشابكة.
• ويرى سلز أن النظام هو المفهوم الذي يعود إلى العلاقات التبادلية بين مكونات النظام والعمليات فيه من جهة، وبين النظام ككل وبين البيئة المحيطة به من جهة أخرى (2).
■ سمات النظام :
يحدد علي السلمي (3) السمات الرئيسة المشتركة للنظام في :
1 ـ للنظام حدود تميزه عن البيئة المحيطة به، وهذه الحدود هي التي تحتوي عناصر النظام والعلاقات المتداخلة بينها.
2 ـ للنظام بيئة تحيط به وتوجد خارج حدوده، وتشمل كل ما يؤثر في النظام وكل ما يتأثر به، وتحدد العلاقة بين النظام والبيئة كالتالي :
• أن النظام يستمد وجوده ومبررات استمراره من حاجة البيئة إليه وإلى ما يمكن أن يقوم بإنتاجه.
• أن البيئة تمد النظام بالموارد والإمكانات اللازمة له كي يمارس أنشطته ويحقق أهدافه.
• أن البيئة تستوعب كل ما يفرزه النظام من منتجات مادية أو معنوية (المصب الرئيسي لمخرجات النظام).
3 ـ تتميز العناصر التي يتكون منها النظام بعضها عن بعض بالوظائف التي يقوم بها كل عنصر على الرغم من وجود علاقات تبادلية فيما بينها.
4 ـ بما أن عناصر النظام مترابطة ومتكاملة، فإنه لا يجوز دراسة كل عنصر بمعزل عن العناصر الأخرى.
5 ـ ليست العلاقات المتبادلة بين عناصر النظام عشوائية وإنما تخضع لقوانين منطقية أو رياضية.
6 ـ يتصف النظام بالمرونة، والقابلية المرجعية، والتطوير.
■ مكونات النظام :
وبالنظر إلى سمات النظام يمكن استنتاج أن أي نظام يتكون من ثلاثة عناصر رئيسة هي :
1 ـ الأهداف.
2 ـ الوظائف.
3 ـ المكونات (4).
■ تقسيم النظم من حيث تفاعلها مع البيئة المحيطة بها.
يُمكن تقسيم النظم من حيث تفاعلها مع البيئة المحيطة بها إلى نمطين هما :
• أولاً : النظام المفتوح : ويتميز بوجود علاقة وثيقة بينه وبين البيئة المحيطة به (يتأثر يعوامل البيئة الخارجية ويؤثر فيها في الوقت ذاته).
• ثانياً : النظام المغلق : وهو ذلك النظام الذي يميل إلى التقوقع على نفسه، والابتعاد عن التفاعل مع معطيات بيئته وحاجاتها وتطلعاتها.
■ أي أن أهم الخصائص ـ التي يشير إليها أي تعريف ـ للنظام هي :
1. يتكون النظام من عدة أجزاء يجب أن ينظر إليها ككل وليس كوحدات مجزأة.
2. يتصف النظام بانفتاحه على المجتمع الذي يعمل في إطاره.
3. يشكل كل جزء من أجزاء النظام الكلي نظاماً بحد ذاته ولكنه يصب في إطار النظام الكلي.
4. إن مكونات النظام الكلي هي ثلاث : (المدخلات ـ العمليات ـ المخرجات).
5. إن العلاقات بين النظام والمجتمع الذي يعمل في إطاره هي علاقة ذات تأثير متبادل، وقد تكون نتائج هذه العلاقة (سلباً) أم (إيجاباً)، ويمكن استخلاص هذه النتائج عن طريق المعلومات المرتدة.
6. في أي نظام تتم ممارسة الوظائف الإدارية الأساسية : (التخطيط - التنظيم - التوجيه - التقويم) من قبل جميع أعضاء المنظمة.
7. العمليات الإدارية ـ في النظام ـ هي : الأنشطة الرئيسية والفرعية اللازمة لتحويل المدخلات إلى مخرجات أو تقديم خدمة.
8. اتخاذ القرار ـ في النظام ـ هو : العملية التي بموجبها يتم مواجهة المواقف التي تستدعي حلولاً لها لتحقيق أهداف المنظمة.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
(1) : أ. د. مصطفى محمد متولي وآخرون، نظام التعليم في المملكة العربية السعودية، الطبعة السادسة (الرياض : دار الخريجي للنشر والتوزيع، 1419هـ)، ص 12.
(2) : المرجع السابق، ص 12.
(3) : علي السلمي، تحليل النظم السلوكية، (القاهرة : مكتبة غريب)، ص 14.
(4) : هاني عبدالرحمن صالح، الإدارة التربوية : بحوث ودراسات، (عمان : منشورات الجامعة الأردنية)، ص 51.